Одна группа, три работодателя: как мы разложили поваров из Индии по разрешениям

01 / Заявка

Три печати на одном столе

Директор по персоналу ресторанной группы положила перед Еленой заявку на подбор, а рядом, чтобы сразу подписать и скрепить, три печати. Елена, руководитель проектов WORKIN, смотрела на них дольше, чем на заявку. Для гостей группа - это два ресторана в центре Киева, заготовочная кухня на левом берегу и банкетный зал за городом. Для реестра - три отдельных общества с тремя кодами ЕГРПОУ. От того, как сойдутся эти две картины, зависел весь проект.

У задачи была четкая дата. Через четыре месяца группа открывала третий ресторан с открытой кухней, грилем и тандуром, заготовочная кухня должна была увеличить объемы под новое заведение, а банкетный зал уже принимал заказы на свадьбы. Нужны были четырнадцать человек: двенадцать поваров и два кондитера. Бренд-шеф группы, который десять лет работал в отелях Дубая, объяснил, что для него главное: люди должны готовить на большие объемы по технологическим картам и не теряться на банкетах на несколько сотен гостей.

Работодателя отдел кадров уже вписал в заявку: всех четырнадцать оформить на компанию заготовочной кухни, потому что там самое большое штатное расписание и бухгалтерия группы. А дальше, как сказал бренд-шеф, повара будут готовить там, где они нужны: в ресторанах, на заготовочной кухне, на банкетах. Для группы это звучало как обычная гибкость. Для разрешения на применение труда это был главный риск проекта, и мы сказали об этом на той же встрече.

Кто нужен

12 поваров и 2 кондитера

Срок

Открытие нового ресторана через четыре месяца

Структура группы

Три компании, три кода ЕГРПОУ

План отдела кадров

Всех оформить на одну компанию

Предложение WORKIN

Сначала карта работодателей, потом заявления

02 / Страна

Повара с гостиничных кухонь: почему Индия

Страну группа не называла, и мы начали с того, что бренд-шеф считал главным. Мы сравнили направления по четырем признакам: опыт на больших гостиничных и банкетных кухнях, язык общения с бренд-шефом и су-шефами, срок маршрута против даты открытия и резерв кандидатов у наших партнеров. В безвизовых странах маршрут короче, но поваров с опытом банкетов на сотни гостей среди кандидатов наших партнеров там на тот момент было немного.

В Индии такой опыт распространен. Тысячи поваров проходят школу крупных отелей в Дели, Мумбаи и в странах Персидского залива, привыкли к технологическим картам и международному меню, а гриль и тандур для многих из них - ежедневная работа. Бренд-шеф и оба су-шефа говорят по-английски, повара с гостиничных кухонь тоже. Маршрут через визу D занимает в среднем восемь-двенадцать недель и укладывался в четыре месяца до открытия. Мы предложили Индию, и группа согласилась.

Отбор Раджеш, наш менеджер по работе с работниками из Индии, запланировал с лицензированным партнером в Дехрадуне. Из штата Уттаракханд родом многие повара индийских отелей: в горных деревнях кухней зарабатывает уже не одно поколение. Раджеш говорит с кандидатами на хинди, а с бренд-шефом на английском, так что собеседования могли идти без переводчика.

03 / Закон

Один собственник, три работодателя

Наталья, руководитель нашего отдела документов, разобрала план отдела кадров на простом примере. Разрешение на применение труда получает конкретный работодатель на конкретного иностранца и конкретную должность. Если разрешение получила компания заготовочной кухни, а повар готовит на банкете, он работает у другого работодателя, потому что банкетный зал принадлежит другому обществу. Общий собственник и общий бренд-шеф для разрешения ничего не меняют.

Закон о занятости прямо описывает, как быть, когда человек нужен нескольким компаниям: иностранец может работать у нескольких работодателей, если разрешение на него получил каждый из них. А работа у другого работодателя, чем указано в разрешении, - основание для отзыва разрешения и штраф в десять минимальных заработных плат за каждого человека на момент выявления нарушения. Работа вовсе без разрешения обходится вдвое дороже: двадцать минимальных заработных плат за каждого.

При этом в пределах одной компании свободы больше, чем казалось отделу кадров. Два ресторана одного общества - это один работодатель, и второе разрешение повару для второго ресторана не нужно: оба адреса мы просто указываем в проекте трудового договора. Если в той же компании меняется название должности или человека переводят на другую должность, работодатель подает заявление об изменениях в разрешение не позднее 30 дней, это бесплатно, а решение принимают до трех рабочих дней. Так что главный вопрос проекта звучал не «сколько поваров», а «кто чей работодатель».

04 / Карта

Вывеска говорит одно, договор аренды - другое

Елена попросила бренд-шефа и отдел кадров заполнить таблицу из трех колонок: должность, заведение, где человек будет готовить, и компания, которой заведение принадлежит. О часах и днях мы не спрашивали, только о местах. Первая версия получилась такой: пятеро поваров в двух действующих ресторанах, четверо в новом ресторане, трое на заготовочной кухне и два кондитера, которые работают и на заготовочной кухне, и в банкетном зале. Двое поваров гриля из нового ресторана должны были еще и работать на банкетах. Новый ресторан открывался под тем же брендом, что и два действующих, поэтому его записали за ресторанной компанией, и получалось восемнадцать разрешений: по одному на каждого, еще два для поваров гриля и два для кондитеров.

Перед подачей Наталья сверяет карту не с вывесками, а с документами: кто арендует помещение, в чьем штатном расписании должности заведения, кто будет подписывать с людьми трудовые договоры. Договор аренды нового ресторана оказался подписан банкетной компанией: так группа решила еще весной, когда искала помещение, и отдел кадров об этом забыл. Директор по персоналу подтвердила, что новый ресторан ведет банкетная компания и должности для него будут в ее штатном расписании.

Карта сразу стала проще. Четверо поваров нового ресторана теперь работали в той же компании, что и банкеты, поэтому поварам гриля второе разрешение было уже не нужно. Два кондитера остались единственными, кто работает в двух компаниях: заготовочная кухня и банкетный зал принадлежат разным обществам. Восемнадцать разрешений превратились в шестнадцать, и каждое совпадало с тем, где человек действительно будет стоять у плиты.

05 / Отбор

Дехрадун: две компании в разделе «Работодатель»

Собеседования Раджеш провел в Дехрадуне вместе с партнером. Каждый кандидат приносил видео со своей кухни, а бренд-шеф смотрел их и говорил с людьми по-английски по видеосвязи: какие блюда готовили, на сколько гостей, по каким картам. Он согласовал двенадцать поваров, двух кондитеров и троих в запасе, среди них одного кондитера.

Людей мы отбирали уже под карту, а не под общую вакансию. Для нового ресторана искали тех, кто работал с грилем и тандуром, для заготовочной кухни - поваров с больших гостиничных кухонь, а кондитеров отдельно спрашивали, готовы ли они работать в двух компаниях по двум договорам. Мохан, сорок один год, двенадцать лет у тандура в отелях Дели и Маската, ехал в новый ресторан, чтобы оплатить дочери колледж в Дехрадуне. Сунил, двадцать девять, кондитер с банкетной кухни отеля в Дубае, из деревни под Паури, где мама держит маленькую чайную, стал одним из двух кондитеров с двумя работодателями.

Информационный лист у Сунила и Ганеша, второго кондитера, отличался от остальных: в разделе «Работодатель» у них стояли две компании, два адреса и два кода ЕГРПОУ. Раджеш разобрал лист с обоими на хинди и объяснил, что это значит на деле. Они будут работать в заведениях двух своих компаний, по двум договорам и с двумя разрешениями. Готовить в ресторанах ресторанной компании они не могут, даже если попросит су-шеф: от этой компании разрешения на них нет. Если такая просьба появится, сначала звонок Раджешу, а он вместе с Еленой решит вопрос с группой.

Для каждого из четырнадцати мы завели карточку повара: имя латиницей точно как в паспорте, одна или две компании, должность, адреса заведений, где человек может работать, а позже номера и даты разрешений и договоров. Карточка стала единственным источником данных для заявлений, приглашений и билетов. Копию получил отдел кадров группы, а сам повар - свою, на хинди и английском.

06 / Разрешения

Шестнадцать заявлений в один день

Документы трех компаний Наталья собирала по одному чек-листу для предприятия, но отдельно для каждой: выписка из реестра, приказ о назначении руководителя, штатное расписание с нужными должностями, доверенности на WORKIN. Банкетная компания к тому времени уже внесла в штатное расписание должности нового ресторана, и мы проверили, что названия должностей там такие же, как в заявлениях.

Каждое заявление шло от своего работодателя и имело свой пакет: копии страниц паспорта с заверенным переводом на украинский, цветное фото 3,5 на 4,5 сантиметра, проект трудового договора, заверенный именно этой компанией, и документ об оплате. Плату за разрешение закон считает в прожиточных минимумах для трудоспособных лиц на 1 января года подачи, и она зависит от срока: за разрешение на срок от одного до двух лет - восемь. Каждая компания платила за свои разрешения со своего счета, а два дополнительных разрешения для кондитеров группа заложила в бюджет еще на этапе карты.

Все шестнадцать заявлений мы подали в один день через электронные кабинеты трех работодателей. Для кондитеров это имело отдельное значение. После выдачи разрешения трудовой договор нужно заключить не позднее 90 календарных дней, и если бы два разрешения Сунила выдали с разницей в неделю, у него было бы два разных срока. Решение о выдаче принимают не позднее семи рабочих дней: все шестнадцать разрешений пришли за шесть, а оба разрешения каждого кондитера - в один день, с одним сроком на оба договора.

Работодатели

3 компании, у каждой свой пакет документов

Заявления

16, поданы в один день

Платежи

Каждая компания за свои разрешения со своего счета

Кондитеры

По два разрешения, выданные в один день

Решение

Не позднее 7 рабочих дней, пришли за 6

07 / Дорога и передача

Рассвет на пункте пропуска и шестнадцать договоров

Приглашения для консульства мы готовили по данным карточки повара, и должность в каждом совпадала с разрешением буква в букву. Для Сунила и Ганеша приглашение подписала компания заготовочной кухни, а в пакет мы положили копии обоих разрешений, чтобы консульство видело, куда и к кому человек едет. Записи в консульство брали группами, и за пять недель визы D были у всех четырнадцати.

Маршрут шел через Кишинев: транзит Молдовы миграционный партнер оформил под даты билетов. Раджеш встретил группу на пункте пропуска на рассвете. Мохан подошел к окну первым и подал пограничнику все по порядку: паспорт с визой, копию разрешения, документ с адресом жилья и карточку повара. Остальные сделали так же, потому что на инструктаже в Дехрадуне Раджеш раскладывал этот порядок на столе.

Жилье для поваров группа арендовала: две квартиры возле заготовочной кухни и одну возле нового ресторана. Документы на квартиры для регистрации места проживания и видов на жительство мы проверили за месяц до приезда в рамках сопровождения проживания, а расселили людей так, чтобы рядом жили те, кто работает в одной компании.

Трудовых договоров было шестнадцать: по одному с каждым поваром и по два с кондитерами, каждый от своего работодателя и в пределах 90 дней после разрешения. Копии всех шестнадцати мы подали в 10-дневный срок. Налоговые номера и банковские счета люди получили за первую неделю, а подачи на виды на временное проживание миграционный партнер вел группами.

На этом наша часть закончилась: как распределять людей внутри заведений, решает группа. От нас отдел кадров получил реестр шестнадцати разрешений со сроками и адресами заведений на каждого, а бренд-шеф - короткое правило: человек готовит только в заведениях тех компаний, чьи названия стоят в его карточке.

08 / Итог

Каждый повар знает, где его кухня

Карта

Человек, заведение, компания, сверено с договорами аренды

Разрешения

16 на 14 человек, по два для двух кондитеров

Подача

В один день, решение за шесть рабочих дней

Кандидаты

Знали своих работодателей еще в Дехрадуне

Передача

16 договоров, копии в 10-дневный срок, реестр для группы

Карта не закрывается вместе с проектом. Мы договорились с группой, что любое изменение места работы иностранного повара сначала обсуждают с нами, и расписали, что делать в самых частых случаях:

• повар переходит в другую компанию группы: новая компания получает разрешение, а прежняя после прекращения договора обращается об отзыве своего разрешения;
• повара назначают на другую должность в той же компании: заявление об изменениях в разрешение не позднее 30 дней;
• кондитер нужен еще одной компании: сначала разрешение от нее, потом работа;
• заведение переходит к другой компании группы: карту пересматриваем до перехода, а не после.

Три компании в одной группе не мешают взять иностранных поваров: людей нужно разложить по работодателям до первого заявления, а не после первой проверки. WORKIN берет эту работу на себя от карты до реестра, и каждое разрешение совпадает с тем, где человек действительно работает. Гарантия замены WORKIN действует не менее 6 месяцев с выхода работника на смену при соблюдении согласованных условий труда, оплаты и жилья: подбор замены повторно не оплачивается, а государственные платежи, услуги миграционного партнера, перелет и быт нового работника оплачивает предприятие. Для кондитера это означает два новых разрешения, от обеих его компаний. Как ведут разрешения, когда работники выходят на объекты клиентов, разобрано в сценарии о клининговой компании, а что бывает, когда работник хочет перейти к другому работодателю, - в сценарии о соседнем заводе. Как проверяют поваров на расстоянии, описано в сценарии о поварах для сети отелей, а пакеты на визу D для группы из Индии - в сценарии о строительной бригаде. Что из документов лежит на каждой компании, - на странице обязанностей работодателя, о самом документе - на странице разрешения на применение труда. Больше - на страницах работников для ресторанов и отелей, работников из Индии и миграционного сопровождения.

09 / FAQ

Вопросы и ответы