Четырнадцать нулей в колонке взноса: как ежемесячная проверка сохранила разрешения

01 / Ежемесячная проверка

Четырнадцать строк и четырнадцать нулей

Четверг, 8:40, киевский офис WORKIN. Андрей Савчук, заместитель директора, открывает письмо, которое бухгалтерия технической компании с Винничины прислала накануне поздно вечером: выписку из расчетной ведомости за первый месяц только по группе из Кыргызстана и платежную инструкцию на единый взнос. Суммы зарплат в выписке его не интересуют, он сразу ищет одну колонку. Четырнадцать строк, четырнадцать фамилий, которые он помнит еще с отбора в Бишкеке. И четырнадцать нулей в колонке единого взноса.

Платежная инструкция с отметкой банка лежала рядом, и на первый взгляд все было в порядке: компания взнос заплатила. Но это была общая платежка за весь штат, а по четырнадцати новым работникам начисления просто не было. Для бухгалтерии это выглядело как обычный закрытый месяц. Для разрешений на применение труда это был отсчет.

Андрей открыл реестр контрольных дат. Трудовые договоры со всей группой подписали в один день, тридцать восемь дней назад. Закон о занятости называет неуплату единого взноса за иностранца в течение двух месяцев с даты трудового договора основанием, по которому центр занятости отзывает разрешение. До конца этих двух месяцев оставалось двадцать три дня. Времени хватало, если начать тем же утром.

Ежемесячная проверка существует именно для такого утра: когда до срока еще двадцать три дня, а не три.

02 / Заявка

Крупный контракт и восемь недель на команду

За три месяца до того четверга в WORKIN обратилась компания, которая производит вентиляционное оборудование для элеваторов и пищевых заводов. Она выиграла контракт на поставку установок для нового предприятия, и ей не хватало четырнадцати слесарей-сборщиков. Главный инженер на первой встрече с Еленой Литвиненко, которая ведет в WORKIN проекты с предприятиями, описал людей, которых ищет: читают чертежи, работали с листовым металлом, уверенно держат измерительный инструмент. Команда нужна была за восемь недель.

Страну компания не называла, задача звучала как четырнадцать слесарей к определенной дате. Кемаль Аслан, руководитель нашего отдела подбора, разложил ее по критериям, которые мы проверяем в каждом проекте. Первое - язык: главный инженер и мастера объясняют работу на украинском и русском, поэтому людям нужно понимать их без переводчика. Второе - маршрут: восемь недель до старта не вмещают визу D, которая занимает восемь-двенадцать недель. Третье - опыт и резерв, которые есть у партнеров именно сейчас, а не когда-то.

По этим критериям мы предложили Кыргызстан. Граждане Кыргызстана въезжают в Украину без визы, и маршрут занимает четыре-семь недель. Русский язык там имеет статус официального, многие получали техническое образование именно на нем, поэтому технические термины и обозначения на чертежах кандидатам привычны. Лицензированный партнер в Бишкеке имел в базе несколько десятков человек с опытом в цехах металлоконструкций и на монтаже вентиляции, в том числе на промышленных объектах в Казахстане. Турция тоже безвизовая и сильна в этих профессиях, но без общего языка с мастерами каждое объяснение шло бы через переводчика.

Компания согласилась с предложением и попросила одно: группа должна быть из одной страны, чтобы люди жили вместе в общежитии компании и говорили на одном языке. Для нас это совпадало с планом, и подбор стартовал на следующей неделе.

Кто нужен

14 слесарей-сборщиков

Что проверять

Чтение чертежей, опыт с листовым металлом, измерительный инструмент

Срок

Восемь недель до старта контракта

Страна

Кыргызстан, безвизовый маршрут

Условие компании

Одна страна и одно общежитие для всей группы

03 / Отбор

Чертеж на столе в Бишкеке

Отбор вел Азамат Токтогулов, наш менеджер по работе с работниками из Кыргызстана и Казахстана. Партнер в Бишкеке за неделю собрал в своем офисе тридцать одного кандидата, часть приехала из Токмока, Кара-Балты и Каракола. Собеседования Азамат проводил на русском и кыргызском, а партнер заранее просмотрел трудовые книжки кандидатов и фотографии их прежних работ.

Практическую часть придумал главный инженер. Каждый кандидат получал распечатанный чертеж простого корпуса вентиляционной установки и по видеосвязи объяснял инженеру, какие размеры здесь главные, с чего начал бы сборку и чем проверял бы геометрию. Инженер задавал два-три уточняющих вопроса и сразу говорил Азамату да или нет. Кто-то терялся уже на обозначениях, а кто-то брал карандаш и сам дописывал на полях недостающие размеры.

Так в списке появился Талант, сорок один год, из Кара-Балты: четырнадцать лет в цеху металлоконструкций, две дочери учатся в Бишкеке, и именно он потом стал старшим группы. Эрмек, двадцать шесть лет, из Токмока, после технического лицея три года собирал воздуховоды на стройках торговых центров в Алматы и теперь откладывает на собственное жилье. Главный инженер согласовал четырнадцать человек, еще трое остались в резерве и знали, что могут поехать, если у кого-то изменятся планы.

1. 01

   31 кандидат

   Собеседования в офисе партнера в Бишкеке, люди из Токмока, Кара-Балты и Каракола.

2. 02

   Чертеж и видеосвязь

   Кандидат объясняет главному инженеру корпус установки: размеры, порядок сборки, инструмент.

3. 03

   14 согласовано

   Слесари-сборщики с опытом в цехах металлоконструкций и на монтаже вентиляции.

4. 04

   3 в резерве

   Кандидаты того же отбора, готовые поехать с группой или позже.

До подписания договора с кандидатом каждый получил информационный лист на русском и кыргызском. В нем были должность и место работы, адрес общежития, срок трудового договора в один год, условия оплаты из проекта договора, перечень документов и контакты Азамата. Отдельный раздел объяснял границу: цель поездки называем как есть, работа по оформленному разрешению, а копия разрешения, подтверждение жилья и обратный билет должны быть в руках, а не только в телефоне. Каждый подписью подтвердил, что ни партнер, ни WORKIN не брали с него платы за трудоустройство: это правило нашего договора с партнером.

На встрече перед выездом Азамат объяснил и то, о чем кандидаты спрашивают редко. Разрешение оформляется на работодателя, поэтому работать можно только в этой компании и на должности, записанной в разрешении. Талант тогда спросил, от чего еще зависит его право работать. Азамат ответил честно: в основном от документов и платежей, которые ведет работодатель, и от того, проверяет ли их кто-то вовремя. К этому разговору мы еще вернемся.

04 / Документы и дорога

От пакета на разрешения до пункта пропуска на рассвете

Документы компании Наталья Кравчук, руководитель нашего отдела документов, собрала по чек-листу предприятия еще до конца отбора. Пакет на каждого кандидата составили по закону: копии страниц паспорта с личными данными с заверенным переводом на украинский, цветное фото 3,5 х 4,5 см, проект трудового договора, заверенный работодателем, и документ об оплате. Должность в проектах договоров записали одинаково для всех - слесарь-сборщик, так же, как она должна была стоять в разрешениях.

На решение о выдаче закон отводит до семи рабочих дней, и разрешения на применение труда на всех четырнадцать человек выдали на пятый. Параллельно команда сопровождения проживания проверила документы на общежитие, чтобы адрес подходил для регистрации места проживания и подачи на виды на жительство. Билеты Азамат купил только тогда, когда разрешения были выданы, и заранее разослал каждому копию разрешения для папки.

Группа долетела до соседней страны и отправилась к сухопутной границе автобусом. На пункт пропуска прибыли на рассвете, и Талант как старший держал список группы с номерами паспортов. Пограничник спросил цель поездки у двоих, оба ответили так, как их готовили, и показали папки. Азамат ждал на украинской стороне, а к вечеру группа уже раскладывала вещи в общежитии. Что иметь при себе на таком маршруте, описано на странице безвизового въезда.

1. Неделя 1-2

   Собеседования в Бишкеке, чертеж с главным инженером, информационные листы.

2. Неделя 3-4

   Документы кандидатов, заверенные переводы, пакет компании по чек-листу.

3. Неделя 5

   Подача на 14 разрешений, решение на пятый рабочий день.

4. Неделя 6

   Билеты, папка документов у каждого, проверка общежития.

5. Неделя 7

   Прибытие группы через сухопутную границу, заселение в тот же день.

6. Неделя 7-8

   Трудовые договоры, копии в центр занятости, подача на виды на жительство.

05 / Передача

День договора как точка отсчета

На второй день после прибытия компания подписала трудовые договоры со всеми четырнадцатью. Этот день мы записали в реестр как нулевой: от него считается большинство сроков, о которых предприятие потом думает меньше всего. Заверенные копии договоров мы подали в центр занятости на шестой день, хотя закон дает на это десять. Налоговые номера, банковские счета и подача на виды на временное проживание прошли за первые недели в рамках миграционного сопровождения, а регистрация места проживания - по адресу общежития, который проверили еще до приезда.

На той же неделе Андрей провел встречу передачи с директором по персоналу и главным бухгалтером компании. Он объяснил, как устроен реестр: это приложение к договору с WORKIN, доступ к нему есть у ответственного лица предприятия, а мы письменно предупреждаем о каждом сроке заранее. Отдельно договорились о ежемесячном пакете: после закрытия каждого месяца бухгалтерия присылает выписку из ведомости только по группе и платежную инструкцию на взнос. Главный бухгалтер согласилась без возражений и сказала, что с взносами в компании никогда не было проблем. Так и было. Проблема появилась там, где ее никто не ждал.

06 / Двадцать три дня

Пустое поле в четырнадцати карточках

Вернемся к четвергу. В 8:55 Андрей еще раз сверил выписку с реестром: фамилии те же, дата договоров одна на всех, до конца двух месяцев двадцать три дня. Ошибкой форматирования это не было, потому что остальные колонки заполнены как положено. В 9:10 он позвонил директору по персоналу, которая значится в реестре ответственным лицом. Главный бухгалтер на той неделе была в отпуске, поэтому на связь вышла бухгалтер по расчету зарплаты, и видеозвонок назначили на одиннадцать.

Звонком Андрей не ограничился. В 9:40 директору по персоналу и бухгалтерии ушло письмо-предупреждение, как и предусматривает наш договор. В письме не было обвинений, только факты и даты: что видно в выписке, что говорит закон, когда истекает срок и что нужно от компании. Письмо нужно не для того, чтобы кого-то поймать на ошибке. Оно фиксирует основание, дату и следующий шаг так, чтобы их видели и директор, и человек, который будет отправлять платеж.

В одиннадцать бухгалтер открыла на общем экране карточку Эрмека в бухгалтерской программе. Поле категории застрахованного лица было пустым. То же оказалось во всех четырнадцати карточках: их создали одним пакетом в день подписания договоров, а без этого поля программа не считает взнос. Общая платежка по компании при этом вышла привычной, и ничто не подсказало, что в ней не хватает четырнадцати человек.

Дальше все пошло быстро. Бухгалтер заполнила карточки, пересчитала первый месяц и в половине четвертого отправила в банк платежную инструкцию на взнос за группу. На следующее утро в 10:15 Андрей получил новую выписку: четырнадцать строк, и в каждой начислен взнос. Он сверил каждую фамилию с реестром, приложил платежную инструкцию с отметкой банка и закрыл контрольную дату первого месяца. Взнос уплачен в пределах двух месяцев с даты договора, поэтому основание, которое называет закон, не наступило.

1. День 38, 8:40

   Выписка по группе: 14 нулей в колонке единого взноса.

2. 9:10

   Звонок директору по персоналу, видеозвонок с бухгалтерией на 11:00.

3. 9:40

   Письмо-предупреждение с основанием, датой срока и перечнем шагов.

4. 11:00

   Причина найдена: пустое поле категории застрахованного лица в 14 карточках.

5. 15:30

   Карточки исправлены, взнос за первый месяц начислен, платеж отправлен в банк.

6. День 39, 10:15

   Новая выписка и платежная инструкция с отметкой банка, сверка с реестром.

Группа на той неделе об этой истории не знала, и так должно было быть. Платить взнос - обязанность работодателя, и исправлять должна была бухгалтерия, а не люди, которые ничего не нарушили. В субботу Азамат, как каждый месяц, приехал в общежитие: спрашивали о карточках видов на жительство и банковских картах, Эрмек - о том, как удобнее переводить деньги домой. Позже, когда разрешения были уже вне риска, Азамат рассказал о проверке Таланту как старшему группы. Тот вспомнил свой разговор в Бишкеке и сказал, что теперь понимает, почему Азамат тогда ответил именно так.

07 / Второй месяц

Проверка, которая стала частью закрытия месяца

После отпуска главный бухгалтер сама предложила изменить порядок работы. Теперь карточку каждого нового работника в бухгалтерской программе проверяет второй человек, а перед закрытием первого месяца бухгалтерия сверяет колонку взноса по всем иностранцам. Наш ежемесячный пакет она попросила оставить: две пары глаз на одну колонку занимают несколько минут, а ошибка в ней затрагивает право людей работать.

Шестьдесят первый день прошел так, как и должен проходить такой день: незаметно. Разрешения всех четырнадцати работников оставались действующими, и никому в компании не пришлось объяснять группе, почему люди не могут выйти на работу. А без действующего разрешения работать нельзя: за применение труда иностранца без разрешения закон устанавливает работодателю штраф в двадцать минимальных заработных плат за каждого человека. На 68-й день пришел пакет за второй месяц, и в колонке взноса стояло четырнадцать начислений.

• выписка из ведомости по группе: единый взнос начислен по каждому работнику;
• платежная инструкция на взнос с отметкой банка;
• статус видов на жительство и регистрации места проживания каждого;
• не изменились ли должность, паспорт или название работодателя, потому что изменения в разрешение подаются в 30 дней;
• жилье и разговор менеджера с группой на родном языке;
• следующая контрольная дата в реестре и кто за нее отвечает.

Ежемесячная проверка продолжается все время, пока мы ведем документы группы, а не только первые два месяца. Следующие контрольные даты в реестре уже стоят: предупреждение о продлении разрешений за шестьдесят дней до окончания срока, чтобы подать заявление в окно от пятидесяти до двадцати дней, и проверка паспортов, потому что новый паспорт означает изменения в разрешение в течение тридцати дней. Полный перечень того, что лежит на работодателе после выдачи разрешения, собран на странице обязанностей работодателя, а как мы вели второй год документов для двух волн работников, рассказано в сценарии о сроках разрешений.

08 / Итог

Четырнадцать разрешений, которые никому не пришлось спасать

Группа

14 слесарей-сборщиков из Кыргызстана

Маршрут

Безвизовый, семь недель от заявки до прибытия

Что нашла проверка

Взнос за первый месяц не начислен, 38-й день

Запас до срока

23 дня из двух месяцев закона

Исправление

От нулей в выписке до подтвержденной уплаты - 26 часов

Результат

Все 14 разрешений действуют

Гарантия замены WORKIN действует не менее 6 месяцев с выхода работника на смену при соблюдении согласованных условий труда, оплаты и жилья: подбор замены повторно не оплачивается, а государственные платежи, услуги миграционного партнера, перелет и быт нового работника оплачивает предприятие. Но лучшая замена та, которая не понадобилась: пока разрешение человека действует, его место в команде остается за ним.

Мы не считаем проект завершенным в день, когда группа вышла на смену. Он продолжается, пока у каждого срока в реестре есть владелец и дата проверки, и именно так мы доводим задачу предприятия до конца. Как мы подбираем людей на технические должности, рассказано на страницах технических специалистов и работников на производство из-за рубежа, весь путь от заявки до передачи группы - в разделе «Как это работает», а условия сотрудничества - в договоре с WORKIN.

09 / FAQ

Вопросы и ответы