Второй год для 22 операторов: продление разрешений без единого пропущенного окна

01 / Решение

Завод оставляет всех, а в документах за год изменилось больше, чем кажется

Год назад мы привезли на завод двадцать два работника из Индии: операторы линий профилирования, упаковщики и стропальщики. Первая волна из четырнадцати человек приехала на месяц раньше второй из восьми, поэтому и разрешения у них заканчиваются с разницей в месяц. В августе директор по персоналу написал нам коротко: завод хочет оставить всех на второй год.

Для завода это одно решение. Для нас - двадцать два комплекта документов, в каждом из которых за год что-то могло измениться. Наталья, руководитель нашего отдела документов, начала не с заявлений, а с инвентаризации: что сейчас в разрешении, что в договоре, что в паспорте и что в виде на жительство каждого человека.

Реестр контрольных сроков мы ведем с первого дня проекта, поэтому даты окончания разрешений были известны заранее. Но реестр показывает даты, а не изменения, которые произошли на предприятии. О них мы узнаем только на сверке с отделом кадров.

Оставить людей на второй год заводу выгоднее, чем везти новых: не нужны новый подбор, виза D, консульство и первые недели оформления. Но этот выигрыш исчезает, если хоть одно окно продления закроется незаметно. Для такого человека все начинается сначала: новое разрешение, новая плата, новый въезд. Поэтому продление мы ведем как отдельный проект с собственным планом, а не как рутинное заявление.

Продление начинается не с заявления, а с вопроса: что изменилось за год.

02 / Инвентаризация

Двадцать два комплекта документов на одном листе

Сверку мы провели за неделю: отдел кадров предоставил штатное расписание, приказы о переводе и договоры, а работники - паспорта и карты видов на жительство. Каждое расхождение мы записывали отдельной строкой, потому что именно расхождения становятся основанием оставить заявление без движения или отказать.

Вывод уложился в четыре группы. Большинство людей продлевались без изменений. Но у двух операторов изменилась должность, у одного упаковщика новый паспорт, а все двадцать два с марта живут в новом общежитии завода.

Упаковщик Викрам получил новый паспорт в консульстве еще зимой. Изменения в разрешение тогда подали вовремя, и на сверке мы проверили, что в заявлении на продление стоят уже данные нового паспорта. Как мы ведем новый паспорт посреди договора, разобрано в сценарии о поездке домой. Еще одна деталь: двое работников первой волны согласились на договор на два года, остальные - на год. Срок разрешения при продлении ставим по сроку нового договора, так что заявления для них отличались.

03 / Окно

Почему заявление идет в первый день, а не в последний

Закон о занятости позволяет подать заявление на продление разрешения не раньше 50 и не позже 20 календарных дней до окончания срока. Заявление с нарушением этого срока - отдельное основание для отказа, и исправить это уже нельзя: придется оформлять новое разрешение с нуля.

Поэтому в реестре у каждой волны не одна дата, а три: открытие окна, наш внутренний дедлайн на пятый день окна и закрытие окна. Заявления мы готовим заранее и подаем в первые дни. Если заявление оставят без движения, на исправление закон дает три рабочих дня, и при подаче в первый день окна мы успеваем все исправить задолго до его закрытия.

Для продления нужны заявление, фото и документы об изменениях, если они были. Плату за продление предприятие вносит со своего счета, и она на один прожиточный минимум меньше, чем за выдачу разрешения на тот же срок. Счета мы передали бухгалтерии завода за неделю до открытия окна, чтобы оплата не задержала подачу. Для двух работников с договором на два года плата соответственно выше, и это мы показали заводу отдельной строкой еще до подписания договоров.

1. 60 дней до конца

   Запрос в отдел кадров: договоры на второй год, фото, приказы об изменениях.

2. 55 дней

   Счета на оплату бухгалтерии, заявления готовы к подаче.

3. 50 дней

   Окно открывается. Подаем заявления первой волны.

4. До 3 рабочих дней

   Решение. Копии получает завод и каждый работник.

5. 20 дней

   Окно закрывается. К этому дню все решения уже на руках.

04 / Должности

Двое операторов, которых повысили посреди года

Весной завод перевел двух упаковщиков на должность операторов линии. Для завода это обычное кадровое решение, а для документов - обязательные изменения в разрешение на применение труда. Закон требует подать их не позже 30 дней после перевода, с новой редакцией договора или дополнительным соглашением.

На сверке мы увидели, что приказ о переводе подписали, а изменения в разрешение не подали: отдел кадров считал, что это сделается при продлении. До окончания 30 дней оставалась неделя. Мы подготовили заявления об изменениях за два дня, завод подписал дополнительные соглашения, и изменения подали вовремя. Решение принимают до трех рабочих дней, а сами изменения бесплатные.

Только после этого мы подали продление для этих двоих. Если бы подали продление на старую должность, разрешение описывало бы работу, которую человек уже не выполняет, а работа на других условиях, чем в разрешении, для работодателя означает штраф за каждого работника.

05 / Адрес

Новое общежитие и документы, которых еще не было

В марте завод переселил всех работников из арендованного общежития в собственное отремонтированное здание. Люди переехали за выходные, а вот документы на новый адрес для регистрации места проживания и для продления видов на жительство в отделе кадров еще не собирали.

Мы проверили новое здание так же, как проверяем любой адрес перед подачей: право собственности завода, назначение здания, может ли предприятие предоставить документы для регистрации двадцати двух человек. Одного документа не хватало, и завод получил его за три недели. Именно поэтому мы начали сверку за два месяца, а не за неделю до окна.

Когда документы на адрес были готовы, мы обновили регистрацию места проживания для всех двадцати двух и только после этого назначили даты подачи на продление видов на жительство. Так в заявлениях стоял адрес, где люди действительно живут.

1. 01

   Собственность

   Документ, что здание принадлежит заводу или завод имеет право размещать в нем людей.

2. 02

   Назначение

   Здание пригодно для проживания, а не значится складом или офисом.

3. 03

   Количество

   Документы позволяют зарегистрировать по адресу всех работников.

4. 04

   Срок

   Право пользования действует на весь срок продленного разрешения.

06 / Вид на жительство

Двадцать две личные подачи без очередей и простоя

После продления разрешений каждый работник должен лично подать документы на продление вида на временное проживание. Двадцать два человека в один день - это очередь на весь день и полцеха без операторов. Поэтому мы разбили подачу на группы по четыре-пять человек и согласовали с заводом дни, когда их отсутствие наименее заметно.

Раджеш, наш менеджер по работе с работниками из Индии, ездил с каждой группой: проверял документы еще в автобусе, объяснял работникам на хинди, что будет во время подачи, и следил, чтобы никто не забыл паспорт или старую карту. Каждая группа возвращалась на завод до обеда. Перед первой группой мы еще раз сверили сроки старых карт: ни одна не заканчивалась раньше, чем человек успеет податься, так что порядок групп определяли линии, а не сроки. Того, у кого карта заканчивалась раньше всех, ставили в первую группу.

• группа формируется из людей с одной линии, чтобы линия теряла не больше двух операторов за день;
• за день до подачи каждый получает перечень документов на своем языке;
• у Раджеша копии всех документов группы на случай вопросов;
• дату выдачи новых карт вносим в реестр и сообщаем заводу;
• новую дату окончания вида на жительство ставим в реестр в тот же день.

07 / Реестр

Что теперь стоит в реестре на третий год

После продления реестр сроков обновился для всех двадцати двух: новые даты окончания разрешений, новые виды на жительство, даты следующих окон продления. Доступ к реестру есть у отдела документов WORKIN и отдела кадров завода, так что сроки не зависят ни от одного отдельного человека. Раз в месяц Наталья отправляет заводу короткий отчет: что изменилось и какие сроки приближаются. Как мы ведем такой реестр в рамках миграционного сопровождения, описано на странице услуги, а что из этого обязанность самого предприятия - на странице обязанностей работодателя.

Вместе с заводом мы договорились о трех сигналах, после которых отдел кадров пишет нам в тот же день: приказ о переводе, новый паспорт работника и любое изменение адреса. Каждый из них запускает свой срок, и пропустить его дороже, чем одно письмо. Как действовать, когда заявление все же оставили без движения, разобрано в сценарии о заявлении без движения, а как обновлять разрешения после переименования предприятия - в сценарии об изменениях после реорганизации.

08 / Итог

Второй год начался без единого дня работы без документов

Продление

22 разрешения продлены, заявления поданы в первую неделю окна

Должности

Изменения для двух операторов поданы в 30-дневный срок до продления

Паспорт

Изменения после нового паспорта проверены, данные в разрешении актуальны

Адрес

Документы на новое общежитие собраны, регистрация обновлена для всех

Виды на жительство

Личная подача группами, линии не останавливались

Для WORKIN нет нерешаемых задач в документах второго года: окна, переводы, новые паспорта и новые адреса мы видим заранее и закрываем до того, как они станут проблемой. Если кто-то из работников решит не оставаться, действует гарантия замены WORKIN: не менее 6 месяцев с выхода работника на смену при соблюдении согласованных условий труда, оплаты и жилья. Ориентировочные расходы на разрешения и продления для своего количества людей можно оценить в калькуляторе. Больше о таких проектах - на страницах работников для производства и работников из Индии.

09 / FAQ

Вопросы и ответы