Двенадцать разрешений и 29 дней: как мы приняли проект, брошенный посредником на полпути

01 / Обращение

Разрешения есть, людей нет, посредник не берет трубку

Логистический центр дистрибьютора строительных материалов заказал у посредника двенадцать работников из Индии: комплектовщиков и водителей погрузчиков к весеннему пику. У посредника был партнер в Индии, он получил от центра документы и доверенности, и через несколько недель разрешения на применение труда выдали на всех двенадцать человек.

Дальше два месяца директор по логистике слышал одно и то же: кандидаты в очереди в консульство, еще немного. Потом посредник перестал отвечать совсем. В отделе кадров лежали копии разрешений и анкет, а где сейчас кандидаты, их паспорта и визовые заявления, не знал никто. К нам центр пришел с одной фразой: скажите, что из этого еще можно спасти.

Елена, руководитель наших проектов с предприятиями, попросила все, что есть: копии разрешений, договор с посредником, переписку, контакты кандидатов из анкет. В договоре с посредником не было ни одного срока, а оплата шла за «прибытие». Для центра это означало, что деньги еще не ушли, а для людей и разрешений - что за время не отвечал никто.

Разрешения

12, выданы 61 день назад, на комплектовщиков и водителей погрузчиков

Паспорта

В офисе партнера посредника в Индии, по словам кандидатов

Визы

Ни одного поданного заявления, которое можно подтвердить

Срок

29 дней до крайней даты трудовых договоров

02 / Отсчет

Считаем дни назад от девяностого, а не вперед от сегодня

По закону о занятости трудовой договор с иностранцем нужно заключить не позже 90 календарных дней с даты выдачи разрешения на применение труда. Если договор не заключен, разрешение для этого человека уже не поможет: придется подавать на новое, с новой платой. Плату возвращают только при отказе в выдаче, а здесь разрешения выдали.

Поэтому первым делом мы не звонили посреднику, а составили календарь назад от девяностого дня. Человек должен въехать, добраться до центра и подписать договор. До этого - билет, до билета - виза D в паспорте, до визы - рассмотрение в консульстве, до рассмотрения - запись, биометрия и полный пакет документов. У каждого шага свой минимальный срок, и сумма этих сроков показала, кто еще успевает. Этот календарь мы показали центру в первый же день, чтобы решения по каждому разрешению принимались на цифрах, а не на обещаниях.

1. День 90

   Крайняя дата: трудовой договор подписан, копию подадим в 10-дневный срок.

2. День 87-88

   Въезд и дорога до центра, договор - на следующее утро.

3. День 84

   Билет покупаем только после визы в паспорте.

4. Неделя до билета

   Виза D выдана, запас на задержку в консульстве.

5. День 62-64

   Запись и биометрия для тех, у кого пакет готов полностью.

6. День 61, сегодня

   Разговор с каждым кандидатом и поиск паспортов.

Календарь назад отвечает на главный вопрос за час: кого еще можно привезти, а на кого уже не стоит тратить ни дней, ни денег.

03 / Кандидаты

Двенадцать разговоров на хинди за два дня

Контакты из анкет были, но половина номеров не отвечала. Раджеш, наш менеджер по работе с работниками из Индии, звонил кандидатам и говорил с ними на хинди, писал в мессенджеры, а к двум людям доехал наш партнер в Индии. За два дня мы поговорили со всеми двенадцатью.

Каждому Раджеш объяснял одно и то же: кто мы, почему проект теперь ведет WORKIN, что разрешение на него уже выдано и сколько времени осталось. И задавал три вопроса: вы еще хотите ехать, где ваш паспорт, какие документы у вас на руках. Ответы сложились в три группы, и каждая получила свое решение.

Двое кандидатов за эти два месяца нашли работу дома и отказались. Мы не уговаривали: человек, которого убедили в последнюю неделю, часто не доезжает. Трое хотели ехать, но у них не было справки о несудимости с апостилем, а по нашему чек-листу такая справка занимает от четырех до шести недель. В двадцать девять дней это не укладывалось.

04 / Паспорта

Как вернуть паспорта из офиса чужого партнера

Семь паспортов лежали в офисе партнера посредника в Дели. Партнер объяснял, что держит их «для визы», хотя ни одного заявления в консульство не было. Паспорт принадлежит человеку, и забрать его кандидат вправе в любой момент. Вопрос был только в том, чтобы сделать это быстро и без конфликта, который отнимет еще неделю.

Наш партнер в Индии собрал семерых кандидатов вместе, и они пришли в офис лично с письменными заявлениями о возврате паспортов. К каждому мы приложили письмо WORKIN на английском: проект ведет новое агентство, разрешения выданы, людям нужны паспорта для подачи на визу. Паспорта отдали в тот же день. Каждый кандидат сфотографировал страницу с данными и отправил Раджешу.

• кандидаты приходят лично, а не передают паспорт через третьих лиц;
• у каждого письменное заявление и письмо агентства с реквизитами проекта;
• наш партнер присутствует, но паспорт получает только владелец;
• фото страницы с данными приходит нам в тот же день;
• сверяем данные паспорта с данными в разрешении до подачи на визу.

05 / Консульство

Семь пакетов на визу D, к которым нет вопросов

Когда паспорта вернулись, консульский этап стал вопросом качества пакета. Виза D для трудоустройства требует записи, биометрии лично, страхового полиса с покрытием не меньше 30 000 евро и документов, подтверждающих цель поездки. Любое расхождение между разрешением, паспортом и приглашением означает дополнительные вопросы, а на них у нас не было времени.

Елена сверила каждый пакет еще до записи: имя латиницей в паспорте и в разрешении, название должности, срок, адрес жилья. В одном разрешении имя кандидата было записано в другой транслитерации, чем в паспорте. Мы приложили к пакету пояснение с обоими написаниями, и консульство приняло документы без возврата. Записи для семерых человек мы получили в первые три дня.

Жилье для работников центр арендовал заранее, и мы проверили документы на адрес так же, как для любой подачи: подтверждение жилья нужно и для визы, и позже для вида на жительство и регистрации места проживания. Как мы ведем такие документы после приезда, описано на странице миграционного сопровождения.

1. 01

   Разрешение и приглашение

   Копия разрешения на применение труда и приглашение с теми же названиями должности и сроками.

2. 02

   Паспорт

   Срок действия с запасом, данные сверены с разрешением, пояснение к разному написанию имени.

3. 03

   Страховка

   Полис с покрытием не меньше 30 000 евро на весь срок визы.

4. 04

   Жилье

   Документ, подтверждающий адрес проживания работника в Украине.

06 / Резерв

Пять мест, которые не успевали по визе, закрываем безвизом

Пять мест из двенадцати к пику визовым путем не закрывались: трое ждали справки, двое отказались. А центру люди на склад нужны были именно в весенний сезон. Поэтому параллельно с консульством мы открыли безвизовый подбор в Узбекистане: граждане этой страны въезжают без визы, и весь маршрут от поиска до выхода на смену занимает в среднем четыре-семь недель.

Для узбекских кандидатов мы подали новые разрешения на пять мест. Опытных комплектовщиков и водителей погрузчиков искал Шерзод, наш менеджер по работе с работниками из Узбекистана, через лицензированных партнеров, а опыт работы на складе проверял на видеособеседовании еще до подачи. Об особенностях такого маршрута - на странице безвизового въезда.

Троих индийских кандидатов с неполным пакетом мы не потеряли: справки о несудимости заказали сразу после разговора, и они поедут в следующей волне центра уже с новыми разрешениями. Двое отказавшихся получили от Раджеша вежливый ответ и контакт на будущее.

07 / Приезд

Семь человек и семь договоров до девяностого дня

1. День 79

   Визы D выданы всем семерым. Билеты покупаем на один рейс.

2. День 86

   Приезд группы, встреча, дорога до жилья, памятка работника на хинди.

3. День 87

   Трудовые договоры подписаны. Копии подаем в 10-дневный срок.

4. Первая неделя

   Налоговые номера, банковские счета, заявления на виды на жительство.

5. Неделя 5-7

   Безвизовые работники из Узбекистана приезжают двумя группами.

В день приезда Елена передала центру папку на каждого работника: разрешение, виза, договор, дата подачи на вид на жительство. На этом наша работа с группой закончилась, а центр получил людей с документами в порядке за три дня до крайнего срока. Каждый этап такого проекта описан на странице «Как это работает», а что из этого обязанность работодателя - на странице обязанностей работодателя.

Посреднику центр так и не заплатил, потому что договор был за «прибытие». Наш договор с центром мы составили иначе: со сроками каждого этапа и ответственностью за них. Как выглядит такой договор, можно посмотреть на странице договора с WORKIN.

08 / Итог

Семь разрешений спасены, пять мест закрыты к пику

Разрешения

7 из 12 использованы вовремя, 3 кандидата едут в следующей волне

Паспорта

Возвращены владельцам за один день, без конфликта

Визы

Семь пакетов приняты консульством без возврата

Договоры

Подписаны на 87-й день, копии поданы в срок

Пик

Пять мест закрыли безвизовые работники из Узбекистана

Для WORKIN нет нерешаемых задач даже в чужом проекте: мы считаем дни, говорим с людьми на их языке, возвращаем документы и знаем, как собрать пакет, к которому у консульства нет вопросов. Гарантия замены WORKIN действует не менее 6 месяцев с выхода работника на смену при соблюдении согласованных условий труда, оплаты и жилья. Что делать, когда кандидат пропадает уже после выдачи разрешения, разобрано в сценарии о неявке после разрешения, а как посчитать полную стоимость проекта до договора - в сценарии о реальных расходах. Больше о таких проектах - на страницах работников для логистики и работников из Индии.

09 / FAQ

Вопросы и ответы