Пять недель до пика: как мы набрали тридцать человек в двух городах Таджикистана сразу

01 / Заявка

Красный маркер на белой доске: 16.11 и число 30

В понедельник в 9:10 Кемаль и Елена стояли в новом зале фулфилмент-склада под Киевом. Между стеллажами еще пахло свежей краской, на полках кое-где оставалась заводская пленка, а на белой доске у входа кто-то написал красным маркером две цифры: 16.11 и 30. Операционный директор склада постучал по доске пальцем. Два крупных интернет-магазина переносят к ним свои товары, пик продаж перед Черной пятницей начинается шестнадцатого ноября, и к этой дате складу нужны тридцать человек: двадцать комплектовщиков и десять упаковщиков.

До даты на доске оставалось пять недель. Директор не просил ни резюме, ни списков. Он просил, чтобы шестнадцатого ноября тридцать человек были на складе с разрешениями на применение труда, трудовыми договорами и местами в общежитии. Люди нужны были не на один пик: новые клиенты остаются со складом на весь год, поэтому и договоры планировали на год. Местный набор за месяц дал складу семерых человек, а объявления о работе висели уже третью неделю.

Елена, которая в WORKIN ведет проекты с предприятиями, сразу назвала директору главное: пять недель - это нижняя граница безвизового маршрута, и последовательно, шаг за шагом, в нее не уложиться. Кемаль, руководитель нашего отдела подбора, добавил второе: уложиться можно, если отбор, документы и подача идут не по очереди, а рядом. В тот же день склад подписал договор с WORKIN, а отдел кадров сел собирать документы предприятия для подачи по чек-листу.

Кто нужен

20 комплектовщиков и 10 упаковщиков

Срок

Все тридцать на складе до 16 ноября, пять недель

Опыт

Работа на складе, чтение маркировки на кириллице

Договоры

На год: новые клиенты остаются после пика

Жилье

Общежитие на 30 мест с документами для регистрации

02 / Выбор страны

Почему Таджикистан, когда на все пять недель

Пожеланий по стране у склада не было, и мы начали не со страны, а с даты. Пять недель сразу закрывают визовые маршруты: через визу D путь занимает восемь-двенадцать недель. Оставались безвизовые страны: Узбекистан, Азербайджан, Кыргызстан, Таджикистан и Турция. Дальше Кемаль сравнивал их по тому, что в этом проекте весило больше всего: сколько согласованных кандидатов партнер может дать за одну неделю, а не за месяц.

Нужны были тридцать основных кандидатов и еще шестеро в резерве, то есть тридцать шесть согласованных человек за пять рабочих дней. Столько качественных собеседований один партнер в одном городе за неделю не проведет, поэтому нам были нужны два партнера в двух городах, которые работают одновременно. В Турции кандидаты не говорят ни по-украински, ни по-русски, а руководители склада объясняют работу именно на этих языках. Наши партнеры в Узбекистане как раз закрывали большой набор для другого проекта, а в Азербайджане и Кыргызстане база складских работников у партнеров на тот момент была уже.

В Таджикистане все сошлось. Мы работаем там с двумя лицензированными партнерами: один в Душанбе, другой в Худжанде, на севере страны, в пяти часах дороги через горы. У каждого своя база людей, которые работали на оптовых складах, рынках и в распределительных центрах дома и в Казахстане. В Худжанде большинство кандидатов уверенно говорит по-русски, в Душанбе - часть, а все, что человек должен понять до отъезда, Шерзод, наш менеджер по работе с работниками, объясняет на таджикском. Граждане Таджикистана въезжают в Украину без визы. Склад согласился с нашим предложением в тот же день.

1. 01

   Срок

   Пять недель: только безвизовые страны, маршрут четыре-семь недель.

2. 02

   Объем

   36 согласованных кандидатов за неделю: два партнера в двух городах одновременно.

3. 03

   Язык

   Русский с руководителями склада, таджикский для условий и документов.

4. 04

   Резерв

   Базы двух партнеров, резерв около 20 % от группы.

03 / Календарь

Тридцать пять дней, разложенные не по очереди, а рядом

Обычный безвизовый проект идет как эстафета: сначала отбор, потом документы кандидатов, потом подача на разрешения, потом въезд. Каждый этап ждет, пока закончится предыдущий, и именно так получаются те семь недель, что стоят на верхней границе маршрута. Кемаль переложил эстафету на три параллельные дорожки. Собеседования в двух городах идут одновременно. Каждый согласованный кандидат в тот же или на следующий день идет к нотариусу за переводом паспорта, не дожидаясь остальной группы. А подача на разрешения идет пакетами по десять человек, как только пакет собран.

От даты на доске считали назад. Последнюю неделю перед шестнадцатым ноября оставили запасом. Перед ней поставили три даты приезда, каждую для своей группы. Еще раньше - три решения по разрешениям, и для каждого мы закладывали не обычный срок, а максимальный: закон дает центру занятости до семи рабочих дней на решение о выдаче, и билеты мы планировали так, будто решение придет именно на седьмой день. Все, что приходило раньше, становилось запасом, а не поводом переносить билеты.

1. День 1

   Заявка, договор, документы склада по чек-листу, шаблон проекта трудового договора, поиск общежития.

2. День 2

   Одна карточка кандидата и один информационный лист у двух партнеров, первые собеседования в Душанбе и Худжанде.

3. День 2-5

   Собеседования параллельно, два окна видеозвонков с начальником склада в день, ежевечерняя сверка воронки.

4. День 5, 8, 10

   Три пакета заявлений на разрешения, по десять человек в каждом.

5. День 12, 15, 19

   Решения о выдаче разрешений по каждому пакету.

6. День 18, 23, 26

   Приезд трех групп, договоры на следующий рабочий день.

7. День 30

   Все тридцать на складе, за шесть дней до даты на доске.

04 / Два города

Душанбе и Худжанд в одно утро: одна карточка на двух партнеров

Во вторник в десять по местному времени, когда в Киеве было восемь, во дворе офиса партнера в Худжанде на скамейке уже сидели четырнадцать мужчин с паспортами в прозрачных файлах. Нигора, рекрутер партнера, вызывала их по одному. В Душанбе, в пяти часах дороги оттуда, то же самое происходило в офисе второго партнера. А в Киеве Шерзод открыл на ноутбуке две вкладки с видеозвонками и таблицу, которую только что получили оба партнера: одну карточку кандидата на всех.

Два партнера - это две разные привычки отбора, и за неделю они дали бы две разные группы. Поэтому в первый же день Кемаль разослал обоим одинаковую карточку и одинаковый порядок. Сначала паспорт: срок действия больше года и никаких прежних отказов во въезде. Потом опыт: где работал, сколько и что именно делал. Потом короткая проверка: прочитать двадцать этикеток с артикулами и названиями на кириллице и по списку найти среди двадцати коробок нужные пять. Потом язык: выслушать от Шерзода три коротких объяснения на русском и пересказать их своими словами.

Кто прошел карточку, получал видеозвонок с Шерзодом. Он говорил с каждым на таджикском по десять-пятнадцать минут: об опыте, о семье, о том, почему человек едет и понимает ли он, что это работа на год, а не на один сезон. Потом объяснял условия из информационного листа: должность, оплата из проекта договора, адрес общежития, какие документы нужны и когда будет выезд. По правилу нашего договора с партнерами кандидат не платит за трудоустройство, и Шерзод отдельно спрашивал каждого, не просил ли кто-нибудь у него денег.

Последнее слово было за складом. У начальника склада не было времени на тридцать шесть собеседований по полчаса, поэтому мы дали ему два окна в день, в двенадцать и в пятнадцать по Киеву, и по семь минут на кандидата, уже отобранного по карточке и разговору с Шерзодом. Ему оставалось главное: увидеть человека, услышать, как он отвечает, и сказать да или нет. За четыре дня он провел сорок четыре таких разговора и согласовал тридцать шесть человек.

05 / Воронка

Среда, 18:00: в Душанбе пятеро согласованных вместо девяти

Каждый вечер в шесть по Киеву Кемаль собирал пятнадцатиминутный звонок с обоими партнерами, Шерзодом и Натальей, руководителем нашего отдела документов. Смотрели одну таблицу: сколько человек пришло, сколько прошли карточку, скольких согласовал склад и у скольких уже готов перевод паспорта. В среду таблица показала разрыв. Худжанд за два дня дал одиннадцать согласованных кандидатов при плане девять, Душанбе - пятерых.

Причину нашли за минуту разговора с партнером в Душанбе. Из двадцати двух человек, пришедших за два дня, у девяти паспорт заканчивался меньше чем через год или еще только изготавливался, а несколько человек работали на рынке продавцами, а не на складе. Карточка честно отсеивала их на первом шаге, но день собеседований уходил на людей, которые не могли уехать в эти сроки.

Кемаль принял три решения, не дожидаясь четверга. Партнер в Душанбе перед приглашением на собеседование теперь спрашивал по телефону срок действия паспорта и просил прислать фото страницы с данными. Партнер в Худжанде добавил в пятницу еще один день собеседований в Истаравшане, в часе дороги, где в его базе были люди с опытом на складах. А распределение поменяли: восемнадцать основных кандидатов с севера и двенадцать из Душанбе, по трое резервных в каждом городе. Склад узнал об этих решениях в тот же вечер, и дату на доске никто не трогал.

В пятницу вечером таблица закрылась: тридцать основных кандидатов и шестеро резервных, у каждого подписан информационный лист, у двадцати восьми уже заверенный нотариусом перевод страниц паспорта. Среди них был Сухроб из Худжанда, тридцать один год, четыре года на складе оптовой компании в Алматы, который на проверке нашел свои пять коробок быстрее всех. И Умед из Душанбе, тридцать пять лет, который после склада на большом рынке хотел стабильной работы на год, чтобы оплатить дочери учебу в колледже.

Резервные кандидаты делали перевод паспорта так же сразу, как основные. Резерв без готовых документов в пятинедельном проекте - это не резерв, а список телефонов.

06 / Пакеты

Три пакета разрешений вместо одного большого

Проще всего было бы дождаться всех тридцати пакетов и подать их одним днем. Но тогда первые десятеро, у которых документы были готовы уже в четверг, ждали бы самого медленного, а решения по всем тридцати пришли бы в один день, и билеты с комнатами пришлось бы решать на всех сразу. Поэтому Наталья подавала пакетами по десять человек, как только пакет был полным.

Каждый пакет на разрешение на применение труда состоял из одинаковых частей: заявление по установленной форме, копии страниц паспорта с персональными данными с заверенным переводом на украинский, цветное фото 3,5 х 4,5 см, проект трудового договора, заверенный складом, и документ об оплате. Документы склада для подачи мы собрали один раз в первый день, проект договора сделали по одному шаблону, куда подставлялись данные из карточки кандидата, а бухгалтерия склада платила государственный платеж по каждому пакету в день его подачи. Ни один пакет не уходил на подачу без сверки: имя латиницей и номер паспорта в заявлении, переводе и проекте договора должны были совпадать знак в знак.

Первый пакет ушел в пятницу, на пятый день проекта: десятеро из Худжанда, которые первыми прошли все шаги. Второй - в понедельник, на восьмой день: шестеро из Худжанда и четверо из Душанбе. Третий должен был уйти во вторник, но в то утро Фаррух, согласованный кандидат из Худжанда, написал Шерзоду: жену положили в роддом раньше срока, и ехать сейчас он не может. Его пакет еще не был подан, поэтому замена ничего не ломала. Шерзод позвонил первому резервному, двадцатишестилетнему Далеру из Истаравшана, у которого перевод паспорта был готов еще с понедельника. Склад согласовал его по карточке, Наталья переставила документы, и третий пакет ушел в среду, на десятый день.

Фаррух остался в резерве на следующую волну, а через неделю прислал Шерзоду фото новорожденной дочери.

07 / Перед выездом

Билеты после решения, а не после собеседования

Билеты мы покупали только после решения о выдаче разрешений для конкретного пакета. Склад спрашивал, не купить ли их сразу на всех, чтобы зафиксировать даты. Но билет, купленный до решения, при любой задержке приходится менять на десять человек, а билет, купленный в день решения, просто работает. Для первой группы решение пришло в пятницу, на пятый рабочий день, и в тот же вечер Шерзод отправил десятерым дату выезда.

Перед каждым выездом Шерзод собирал группу на видеозвонок на таджикском. Информационный лист каждый подписал еще на собеседовании, а теперь они вместе проходили дорогу: самолетом до соседней страны, дальше автобусом через сухопутную границу и встреча в Киеве. На границе цель поездки называют как есть: работа на складе по оформленному разрешению. Подробно о подготовке группы к безвизовому въезду мы писали в сценарии о группе из Таджикистана для тепличного комбината, и здесь держались того же порядка.

Параллельно Елена закрывала жилье. Общежитие на тридцать мест в двадцати минутах от склада мы нашли и проверили в первую неделю в рамках сопровождения проживания: договор с владельцем, документы, по которым можно регистрировать место проживания и подаваться на виды на временное проживание, комнаты на четверых. Комнаты распределили заранее по городам, чтобы люди из Худжанда и Душанбе жили с земляками, а в каждой комнате был кто-то, кто уверенно говорит по-русски.

• должность, оплата и срок из проекта трудового договора;
• адрес склада и общежития, номер комнаты и соседи;
• что лежит в папке: паспорт, копия разрешения, приглашение склада, подтверждение жилья;
• цель поездки на границе: работа по оформленному разрешению;
• телефон Шерзода и кто встретит в Киеве.

08 / Три заезда

Четверг, вторник, пятница: три группы и тридцать кроватей

Первая группа прибыла в четверг, на восемнадцатый день. Шерзод встретил людей на автовокзале и поехал с ними в общежитие, где Сухроб первым нашел свою комнату по табличке с именами на двери. На следующий день склад подписал трудовые договоры с первыми десятью, а миграционный партнер начал записывать их на подачу документов на вид на временное проживание.

Вторая группа прибыла во вторник, на двадцать третий день, третья - в пятницу, на двадцать шестой. Каждый приезд шел по одному порядку: встреча, общежитие, на следующий рабочий день трудовые договоры, заверенные копии договоров мы подавали в 10-дневный срок, дальше налоговые номера, банковские счета и подача на виды на временное проживание группами. Регистрацию места проживания по адресу общежития миграционный партнер вел в рамках нашего миграционного сопровождения. Умед приехал третьей группой вместе с Далером, который попал в группу из резерва за день до подачи третьего пакета.

В понедельник, на двадцать девятый день, третья группа подписала договоры, а во вторник, на тридцатый, последний из тридцати человек вышел на склад. До даты на доске оставалось шесть дней. Красную надпись там никто не стирал, но рядом операционный директор дописал синим маркером: 30 из 30. На этом наша часть закончилась: знакомство с работой и распределение по участкам ведет склад, а документы всех тридцати дальше ведем мы.

09 / Итог

Тридцать человек за тридцать дней и шесть дней запаса

Отбор

Два партнера, Душанбе и Худжанд, одна карточка кандидата

Воронка

88 собеседований, 36 согласованных, 30 основных и 6 в резерве

Пакеты

Подача на 5, 8 и 10 день, решения на 12, 15 и 19 день

Резерв

Далер вместо Фарруха до подачи, без сдвига срока

Приезд

Три группы на 18, 23 и 26 день, все тридцать на складе на 30 день

Когда до пика пять недель, скорость дает не спешка, а параллельная работа: два города вместо одного, пакеты вместо очереди, резерв с готовыми документами и билеты от самого длинного срока решения. Так мы строим срочные наборы для складов, и так склад получает людей до пика, а не посреди него. Гарантия замены WORKIN действует не менее 6 месяцев с выхода работника на смену при соблюдении согласованных условий труда, оплаты и жилья: подбор замены повторно не оплачивается. Как набирать группы волнами под запуск нескольких линий, разобрано в сценарии о турецкой бригаде для завода железобетонных изделий, а весь путь работника - на странице «Как это работает». Больше - на страницах массового набора, работников для логистики, работников склада из-за рубежа и упаковщиков.

10 / FAQ

Вопросы и ответы