Впервые через границу: как мы готовим группу из Таджикистана к въезду без лишних вопросов

01 / Заявка

Двадцать человек, для которых это первая поездка за границу

Тепличный комбинат под Киевом расширил площади и искал двадцать человек на сбор и сортировку овощей. Опыт в теплицах комбинат считал желательным, но не обязательным: обучает он сам. Главное - готовность работать круглый год и жить в общежитии комбината. Свои документы комбинат подготовил еще до собеседований: выписку из реестра, штатное расписание с названиями должностей сборщика и сортировщика, доверенности на подачу и документы на общежитие. Плату за разрешения комбинат внес со своего счета, как только мы отправили счета.

Кандидатов мы искали в Таджикистане через лицензированного партнера. Граждане этой страны въезжают в Украину без визы, и маршрут от подбора до выхода на смену занимает в среднем четыре-семь недель. Шерзод, наш менеджер по работе с работниками, говорит на таджикском и провел собеседования в Худжанде и Душанбе.

Уже на собеседованиях стало ясно, что главная сложность этого проекта не в навыках. Четырнадцать из двадцати отобранных никогда не выезжали за границу. Для таких людей аэропорт, пересадка и разговор с пограничником - отдельное испытание, и готовить к нему нужно так же тщательно, как документы.

Кого ищем

Сборщиков и сортировщиков, опыт в теплицах желателен

Сколько

20 человек и 4 в запасе

Жилье

Общежитие комбината на территории, документы на здание в порядке

Особенность группы

14 человек выезжают за границу впервые

02 / Паспорта

Заграничный паспорт, которого еще нет

Первое, что мы проверили у каждого, - паспорт для выезда за границу. Без него нельзя ни подать на разрешение, ни купить билет. У четырнадцати кандидатов паспорта были действительны, у четверых их еще не было совсем, а у двоих паспорта имели поврежденные страницы: у одного залита водой, у другого надорвана обложка.

Поврежденный паспорт - прямой повод для вопросов на границе, а иногда и причина не пропустить человека. Поэтому оба кандидата заменили паспорта еще до подачи на разрешения. Четверо без паспортов получили их за несколько недель, и мы подавали на них разрешения второй очередью, чтобы не задерживать остальную группу.

Копии страниц паспорта для разрешения мы делали только с оригинала, а перевод на украинский - с нотариально заверенной подписью переводчика. Данные каждого паспорта мы сверяли с анкетой еще до перевода, чтобы дата рождения и написание имени совпадали везде. Параллельно каждый кандидат подписал информационный лист: должность, оплата, режим работы, общежитие и адрес, какие расходы несет сам. Отдельной строкой в листе указано, что с кандидата не брали денег за трудоустройство, и каждый подтвердил это подписью.

03 / Инструктаж

О чем спрашивают на границе, рассказываем на таджикском до выезда

Когда разрешения были готовы, Шерзод собрал группу в Худжанде на инструктаж. Не для того, чтобы заучить ответы, а чтобы люди понимали, что происходит на границе и почему им задают вопросы. Пограничник проверяет, действительно ли человек едет туда, куда говорит, и есть ли у него основание для поездки. Человек, который знает, куда и зачем едет, отвечает спокойно и коротко.

Шерзод прошел с каждым вопросы, которые чаще всего задают на границе, и попросил отвечать честно и своими словами. Если человек не понимает вопрос на русском или украинском, он вправе сказать об этом и показать папку документов. Врать, придумывать туристическую цель или молчать нельзя: именно это вызывает подозрение. Инструктаж длился два часа, и половину времени люди задавали свои вопросы: заберут ли телефон, можно ли везти домашнюю еду, что делать, если рейс задержится и пересадка сорвется. Вопрос о задержке рейса мы вынесли отдельным пунктом в памятку с телефоном для такого случая.

• цель поездки: работа по разрешению на тепличном комбинате;
• где будет жить: адрес общежития комбината из папки;
• кто работодатель: название комбината и контакт отдела кадров;
• на какой срок: срок договора и разрешения;
• есть ли документы: показать папку, не перечисляя по памяти.

Отдельно мы объяснили правила самой дороги: не отдавать паспорт никому, кроме пограничника и сотрудника авиакомпании, не брать чужие вещи в свой багаж, держать телефон заряженным. Для людей, которые впервые в аэропорту, такие мелочи снимают половину тревоги. Общую памятку для кандидатов мы также отправили каждому ссылкой на страницу для кандидатов о работе в Украине.

04 / Папка

Одна папка документов, одинаковая для всех двадцати

Каждый получил прозрачную папку с одинаковым набором документов в одном и том же порядке. Одинаковость важна: если пограничник попросит документ у одного из группы, старший знает, где он лежит у каждого. Оригиналы паспортов люди держали при себе, а в папке были копии и документы от комбината. Папки мы пронумеровали по списку старшего, чтобы ни одна не потерялась в дороге.

Перечень документов в папке совпадает с тем, что мы советуем всем кандидатам на безвизовом маршруте. Подробнее о нем - на страницах безвизового въезда и документов для кандидатов.

1. 01

   Разрешение

   Копия разрешения на применение труда с данными человека.

2. 02

   Приглашение

   Письмо комбината с названием, адресом, должностью и контактом отдела кадров.

3. 03

   Жилье

   Подтверждение места проживания в общежитии комбината с адресом.

4. 04

   Контакты

   Телефоны старшего группы, Шерзода и отдела кадров комбината.

05 / Группы

Двадцать человек, две группы и двое старших

Двадцать человек на одном рейсе и в одной очереди на границе - это двадцать разговоров подряд, и если один затянется, ждут все. Поэтому мы разделили группу на две по десять человек с разницей в день. В каждой группе был старший: Фарход в первой и Бахтиер во второй. Оба уже работали за границей, говорят по-русски и могли помочь другим на границе.

В первую группу мы поставили тех, кто уже выезжал за границу, и часть новичков. Так вторая группа летела, уже зная от первой, как все прошло. Четверо, получившие паспорта позже, полетели со второй группой, потому что их разрешения выдали на несколько дней позже. Старших мы выбирали не по возрасту, а по опыту поездок и по тому, как они вели себя на собеседовании и инструктаже. Каждый получил список своей группы с фото и телефонами. Оба согласились быть старшими сразу.

06 / Граница

День пересечения: на связи до последнего человека

В день пересечения Шерзод был на связи с обоими старшими с момента регистрации на рейс. Старшие писали в групповой чат на каждом этапе, а после контроля каждый из группы отправлял короткое сообщение, что прошел. Когда последний человек прошел, Шерзод сообщал отделу кадров комбината, и автобус выезжал навстречу.

Одному из первой группы пограничник задал несколько дополнительных вопросов: в паспорте была отметка о прошлой поездке к родственникам в другую страну. Старший группы помог с переводом, мужчина показал папку, и вопросы закрылись за несколько минут. Именно для таких моментов мы и делим группы и готовим старших. Вторая группа прошла границу еще быстрее: старший первой группы вечером записал для них короткое голосовое сообщение на таджикском о том, как все прошло.

1. Утро

   Регистрация на рейс, старший проверяет паспорта и папки всей группы.

2. Пересадка

   Старший пишет в чат, что группа в сборе. Шерзод на связи.

3. Граница

   Каждый проходит контроль и пишет «прошел». Старший идет последним.

4. После границы

   Шерзод сообщает комбинату, автобус забирает группу.

5. Вечер

   Группа в общежитии комбината, дата въезда каждого в реестре.

07 / После въезда

Первые недели: договоры, виды на жительство и регистрация

Со дня въезда начались 90 дней безвизового пребывания, поэтому документы мы вели по календарю, составленному заранее. Трудовые договоры подписали в первые дни после приезда, копии подали в 10-дневный срок. Налоговые номера люди получили за несколько рабочих дней, дальше - банковские счета.

Подачу на виды на временное проживание мы разбили на группы по пять человек. Общежитие комбината мы проверили еще до въезда, так что документы для регистрации места проживания пошли без задержек. Шерзод ездил с каждой группой и переводил, если у кого-то возникал вопрос. Двое из первой группы в первую неделю потеряли свои папки, но оригиналы паспортов были при них, а копии документов мы хранили в электронном виде и распечатали новые за день.

На этом наша работа с группой закончилась: обучение в теплице и распределение по участкам ведет комбинат. Дальше документы ведем в рамках миграционного сопровождения, а обязанности комбината описаны на странице обязанностей работодателя. Как выглядит транзитный маршрут с пересечением границы соседней страны, разобрано в сценарии о транзите через Молдову, а что делать, если человека все же не пропустили, - в сценарии об отказе во въезде.

08 / Итог

Двадцать человек впервые через границу и ни одной задержки

Паспорта

4 новых и 2 замены до подачи на разрешения

Инструктаж

На таджикском до выезда, честные ответы и папка документов

Группы

Две по десять человек со старшими, разница в день

Граница

Обе группы без задержек, один дополнительный вопрос закрыт на месте

Документы

Договоры, налоговые номера, подача на виды на жительство в первые недели

Для WORKIN нет нерешаемых задач с группами, которые впервые едут за границу: мы готовим паспорта, объясняем границу на родном языке, собираем одинаковые папки и держим связь до последнего человека. Гарантия замены WORKIN действует не менее 6 месяцев с выхода работника на смену при соблюдении согласованных условий труда, оплаты и жилья. Весь путь от заявки до передачи в смену описан на странице «Как это работает». Больше о таких проектах - на страницах работников для агросектора, разнорабочих из-за рубежа и подбора персонала. Как оформляется разрешение на применение труда, описано отдельно.

09 / FAQ

Вопросы и ответы