Уперше через кордон: як ми готуємо групу з Таджикистану до в'їзду без зайвих питань

01 / Заявка

Двадцять людей, для яких це перша поїздка за кордон

Тепличний комбінат під Києвом розширив площі і шукав двадцять людей на збір і сортування овочів. Досвід у теплицях комбінат вважав бажаним, але не обов'язковим: навчає він сам. Головне - готовність працювати цілий рік і жити в гуртожитку комбінату. Свої документи комбінат підготував ще до співбесід: виписку з реєстру, штатний розпис з назвами посад збирача і сортувальника, довіреності на подання і документи на гуртожиток. Плату за дозволи комбінат вніс зі свого рахунку, щойно ми надіслали рахунки.

Кандидатів ми шукали в Таджикистані через ліцензованого партнера. Громадяни цієї країни в'їжджають в Україну без візи, і маршрут від підбору до виходу на зміну займає в середньому чотири-сім тижнів. Шерзод, наш менеджер з роботи з працівниками, говорить таджицькою і провів співбесіди в Худжанді і Душанбе.

Уже на співбесідах стало ясно, що головна складність цього проєкту не в навичках. Чотирнадцять з двадцяти відібраних ніколи не виїжджали за кордон. Для таких людей аеропорт, пересадка і розмова з прикордонником - окреме випробування, і готувати до нього треба так само ретельно, як документи.

Кого шукаємо

Збирачів і сортувальників, досвід у теплицях бажаний

Скільки

20 людей і 4 у запасі

Житло

Гуртожиток комбінату на території, документи на будівлю в порядку

Особливість групи

14 людей виїжджають за кордон уперше

02 / Паспорти

Закордонний паспорт, якого ще немає

Перше, що ми перевірили в кожного, - паспорт для виїзду за кордон. Без нього не можна ні подати на дозвіл, ні купити квиток. У чотирнадцяти кандидатів паспорти були дійсні, у чотирьох їх ще не було зовсім, а в двох паспорти мали пошкоджені сторінки: в одного залита водою, в іншого надірвана обкладинка.

Пошкоджений паспорт - прямий привід для питань на кордоні, а іноді і причина не пропустити людину. Тому обидва кандидати замінили паспорти ще до подання на дозволи. Четверо без паспортів отримали їх за кілька тижнів, і ми подавали на них дозволи другою чергою, щоб не затримувати решту групи.

Копії сторінок паспорта для дозволу ми робили тільки з оригіналу, а переклад на українську - з нотаріально засвідченим підписом перекладача. Дані з кожного паспорта ми звіряли з анкетою ще до перекладу, щоб дата народження і написання імені збігалися всюди. Паралельно кожен кандидат підписав інформаційний лист: посада, оплата, режим роботи, гуртожиток і адреса, які витрати несе сам. Окремим рядком у листі стоїть, що з кандидата не брали грошей за працевлаштування, і кожен підтвердив це підписом.

03 / Інструктаж

Що питають на кордоні, розповідаємо таджицькою до виїзду

Коли дозволи були готові, Шерзод зібрав групу в Худжанді на інструктаж. Не для того, щоб завчити відповіді, а щоб люди розуміли, що відбувається на кордоні і чому їм ставлять питання. Прикордонник перевіряє, чи людина справді їде туди, куди каже, і чи має підставу для поїздки. Людина, яка знає, куди і навіщо їде, відповідає спокійно і коротко.

Шерзод пройшов з кожним ті питання, які найчастіше ставлять на кордоні, і попросив відповідати чесно і своїми словами. Якщо людина не розуміє питання російською чи українською, вона має право сказати про це і показати папку документів. Брехати, вигадувати туристичну мету чи мовчати не можна: це якраз те, що викликає підозру. Інструктаж тривав дві години, і половину часу люди ставили свої питання: чи заберуть телефон, чи можна везти домашню їжу, що робити, якщо рейс затримається і пересадка зірветься. Питання про затримку рейсу ми винесли окремим пунктом у пам'ятку з телефоном для такого випадку.

• мета поїздки: робота за дозволом на тепличному комбінаті;
• де житиме: адреса гуртожитку комбінату з папки;
• хто роботодавець: назва комбінату і контакт відділу кадрів;
• на який строк: строк договору і дозволу;
• чи є документи: показати папку, не перераховуючи з пам'яті.

Окремо ми пояснили правила самої дороги: не віддавати паспорт нікому, крім прикордонника і працівника авіакомпанії, не брати чужі речі в свій багаж, тримати телефон зарядженим. Для людей, які вперше в аеропорту, такі дрібниці знімають половину тривоги. Загальну пам'ятку для кандидатів ми також надіслали кожному посиланням на сторінку для кандидатів про роботу в Україні.

04 / Папка

Одна папка документів, однакова для всіх двадцяти

Кожен отримав прозору папку з однаковим набором документів у тому самому порядку. Однаковість важлива: якщо прикордонник попросить документ у одного з групи, старший знає, де він лежить у кожного. Оригінали паспортів люди тримали при собі, а в папці були копії і документи від комбінату. Папки ми пронумерували за списком старшого, щоб жодна не загубилася в дорозі.

Перелік документів у папці збігається з тим, що ми радимо всім кандидатам на безвізовому маршруті. Докладніше про нього - на сторінках безвізового в'їзду і документів для кандидатів.

1. 01

   Дозвіл

   Копія дозволу на застосування праці з даними людини.

2. 02

   Запрошення

   Лист комбінату з назвою, адресою, посадою і контактом відділу кадрів.

3. 03

   Житло

   Підтвердження місця проживання в гуртожитку комбінату з адресою.

4. 04

   Контакти

   Телефони старшого групи, Шерзода і відділу кадрів комбінату.

05 / Групи

Двадцять людей, дві групи і двоє старших

Двадцять людей на одному рейсі і в одній черзі на кордоні - це двадцять розмов підряд, і якщо одна затягнеться, чекають усі. Тому ми розділили групу на дві по десять людей з різницею в день. У кожній групі був старший: Фарход у першій і Бахтієр у другій. Обидва вже працювали за кордоном, говорять російською і могли допомогти іншим на кордоні.

У першу групу ми поставили тих, хто вже виїжджав за кордон, і частину новачків. Так друга група летіла, вже знаючи від першої, як усе минуло. Четверо, які отримали паспорти пізніше, полетіли з другою групою, бо їхні дозволи видали на кілька днів пізніше. Старших ми обирали не за віком, а за досвідом поїздок і за тим, як вони поводилися на співбесіді та інструктажі. Кожен отримав список своєї групи з фото і телефонами. Обидва погодилися бути старшими одразу.

06 / Кордон

День перетину: на зв'язку до останньої людини

У день перетину Шерзод був на зв'язку з обома старшими з моменту реєстрації на рейс. Старші писали в груповий чат на кожному етапі, а після контролю кожен з групи надсилав коротке повідомлення, що пройшов. Коли остання людина пройшла, Шерзод повідомляв відділ кадрів комбінату, і автобус виїжджав назустріч.

Одному з першої групи прикордонник поставив кілька додаткових питань: у паспорті була відмітка про попередню поїздку до родичів в іншу країну. Старший групи допоміг з перекладом, чоловік показав папку, і питання закрилися за кілька хвилин. Саме для таких моментів ми і ділимо групи та готуємо старших. Друга група пройшла кордон ще швидше: старший першої групи ввечері записав для них коротке голосове повідомлення таджицькою про те, як усе минуло.

1. Ранок

   Реєстрація на рейс, старший перевіряє паспорти і папки всієї групи.

2. Пересадка

   Старший пише в чат, що група в зборі. Шерзод на зв'язку.

3. Кордон

   Кожен проходить контроль і пише «пройшов». Старший іде останнім.

4. Після кордону

   Шерзод повідомляє комбінат, автобус забирає групу.

5. Вечір

   Група в гуртожитку комбінату, дата в'їзду кожного в реєстрі.

07 / Після в'їзду

Перші тижні: договори, посвідки і реєстрація

З дня в'їзду почалися 90 днів безвізового перебування, тому документи ми вели за календарем, складеним заздалегідь. Трудові договори підписали в перші дні після приїзду, копії подали в 10-денний строк. Податкові номери люди отримали за кілька робочих днів, далі - банківські рахунки.

Подання на посвідки на тимчасове проживання ми розбили на групи по п'ять людей. Гуртожиток комбінату ми перевірили ще до в'їзду, тож документи для реєстрації місця проживання пішли без затримок. Шерзод їздив з кожною групою і перекладав, якщо в когось виникало питання. Двоє людей з першої групи в перший тиждень загубили свої папки, але оригінали паспортів були при них, а копії документів ми зберігали в електронному вигляді й роздрукували нові за день.

На цьому наша робота з групою закінчилася: навчання в теплиці і розподіл по ділянках веде комбінат. Далі документи ведемо в межах міграційного супроводу, а обов'язки комбінату описано на сторінці обов'язків роботодавця. Як виглядає транзитний маршрут з перетином кордону сусідньої країни, розібрано в сценарії про транзит через Молдову, а що робити, якщо людину все ж не пропустили, - у сценарії про відмову у в'їзді.

08 / Підсумок

Двадцять людей уперше через кордон і жодної затримки

Паспорти

4 нові і 2 заміни до подання на дозволи

Інструктаж

Таджицькою до виїзду, чесні відповіді і папка документів

Групи

Дві по десять людей зі старшими, різниця в день

Кордон

Обидві групи без затримок, одне додаткове питання закрито на місці

Документи

Договори, податкові номери, подання на посвідки в перші тижні

Для WORKIN немає нерозв'язних задач з групами, які вперше їдуть за кордон: ми готуємо паспорти, пояснюємо кордон рідною мовою, збираємо однакові папки і тримаємо зв'язок до останньої людини. Гарантія заміни WORKIN діє не менше 6 місяців з виходу працівника на зміну за дотримання погоджених умов праці, оплати і житла. Весь шлях від заявки до передачі в зміну описано на сторінці «Як це працює». Більше про такі проєкти - на сторінках працівників для агросектору, різноробочих з-за кордону і підбору персоналу. Як оформлюється дозвіл на застосування праці, описано окремо.

09 / FAQ

Питання і відповіді