Нова назва на воротах і тридцять дозволів: зміни для групи з Киргизстану за тиждень

01 / Четвер, 8:00

Нову вивіску повісили раніше, ніж люди зрозуміли, що вона означає

У четвер о восьмій ранку біля воріт агропідприємства на Полтавщині стояв автокран. Двоє монтажників знімали стару вивіску, під якою господарство працювало майже двадцять років, і прикручували нову, з назвою агрохолдингу. Канибек, старший групи з Киргизстану, сфотографував це на телефон дорогою до сховища і надіслав у сімейний чат. До обіду фото розійшлося чатами в Караколі, Токмоку і Нарині, а ввечері Азамат, наш менеджер з роботи з працівниками з Киргизстану, мав одинадцять повідомлень. Найкоротше було від дружини Ермека: вона питала, чи правда, що їх продали разом з підприємством.

Для Наталії, керівниці нашого відділу документів, ця історія почалася на день раніше. У середу о 16:20 юристка підприємства надіслала нам витяг з державного реєстру: реорганізацію завершено, нову назву зареєстровано сьогодні. Наталія відкрила реєстр строків групи. Тридцять рядків, тридцять дозволів на застосування праці, і в кожному роботодавцем записана стара назва.

На аркуші біля монітора вона написала три числа: 30, 30 і 3. Тридцять людей. Тридцять днів, які закон дає роботодавцю, щоб подати заяву про зміни до дозволу. І три робочі дні, за які центр зайнятості має ухвалити рішення. Під ними дописала четверте, своє: 7. Стільки днів ми дали собі на всі тридцять пакетів.

Для підприємства це була нова назва. Для тридцяти людей з Киргизстану - питання, чи їхні документи досі про них.

02 / Як з'явилася група

Тридцять людей з Киргизстану для полів, сховищ і фасування

Група, про яку йдеться, - наша від першої співбесіди. Підприємство вирощує зерно й овочі, має власні овочесховища і дільницю, де овочі сортують і фасують для мереж. На початку року воно прийшло до Олени, яка в WORKIN веде проєкти з підприємствами, з задачею: до весни тридцять людей на сортування і фасування овочів і роботу в сховищах, частина - до початку сезону, решта - до травня. Про країну підприємство не говорило, говорило про людей: досвід з овочами, спокійна робота в групі, розуміння агронома і майстрів без перекладача.

Ми запропонували Киргизстан. У Чуйській долині і на Іссик-Кулі багато сімей вирощують картоплю, моркву і цибулю, а на овочевих складах під Бішкеком працюють фасувальні групи з досвідом. Російська там поширена, і агроном підприємства говорить нею вільно. Громадяни Киргизстану в'їжджають в Україну без візи, маршрут займає чотири-сім тижнів і вкладався в обидві дати. Наш ліцензований партнер у Бішкеку мав резерв кандидатів саме на весну. Підприємство погодилося.

Азамат провів співбесіди в Караколі, Токмоку і селах Чуйської області киргизькою і російською. Кандидати на пробі розкладали овочі за розміром і відбирали пошкоджені, а фасувальниці показували, як набирають сітку до потрібної ваги. Канибеку сорок чотири, він двадцять років вирощував картоплю на родинній землі під Караколом і п'ять сезонів працював на овочевому складі. Чинарі тридцять шість, вона з Токмока і фасувала овочі на підприємстві під Бішкеком. Таланту двадцять сім, і це його перша поїздка за кордон. Підприємство погодило тридцять людей і чотирьох у запасі.

Кожен отримав інформаційний лист киргизькою і російською: посада, строк договору, зарплата з проєкту договору, адреса гуртожитку, документи для кордону. Там же стояло, що за працевлаштування кандидат нічого не платить: це правило нашого договору з партнером. Перша хвиля з вісімнадцяти людей прибула в березні, друга з дванадцяти - у травні. Обидві пройшли безвізовий в'їзд без затримок, подали на посвідки на тимчасове проживання в перші тижні і відтоді живуть у гуртожитку підприємства в сусідньому селі. Групу ми збирали в межах масового підбору, а її документи відтоді ведемо в межах міграційного супроводу, і саме тому реєстр строків лежав у Наталії, а не в шухляді відділу кадрів.

Задача підприємства

30 людей на сортування, фасування і сховища

Чому Киргизстан

Досвід з овочами, російська, безвізовий маршрут, резерв партнера

Хвилі

18 людей у березні, 12 у травні

Документи

Дозволи на рік, посвідки, реєстрація в гуртожитку

03 / Що каже закон

Нова назва роботодавця - це зміни до кожного з тридцяти дозволів

Закон про зайнятість прямо називає зміну найменування і реорганізацію роботодавця серед випадків, коли до дозволу на застосування праці треба внести зміни. Заяву роботодавець подає не пізніше 30 днів після події, у нашому випадку після реєстрації нової назви. За внесення змін платіж не стягується. Рішення центр зайнятості ухвалює не пізніше трьох робочих днів з дня реєстрації заяви і надсилає роботодавцю в електронному вигляді. Якщо заяву про зміни не подано в 30 днів, роботодавець несе відповідальність за законом.

У четвер Наталія подзвонила юристці підприємства, щоб погодити план. Та запропонувала не поспішати: узимку все одно продовжувати дозволи першої хвилі, то чи не внести нову назву тоді ж, одним заходом. Наталія відкрила реєстр і показала дати. Дозволи першої хвилі закінчуються на початку лютого, а заяву про продовження закон дозволяє подати не раніше ніж за 50 і не пізніше ніж за 20 календарних днів до кінця строку. Вікно відкриється в середині грудня, а тридцять днів на зміни спливають на початку грудня. Одним заходом не виходило ніяк.

Юристка погодилася за п'ять хвилин, і розмова перейшла до практичного: хто підписує тридцять заяв, звідки беремо назву і коли підприємство дасть документи. Рішення прийняли просте: зміни подаємо зараз, усі тридцять, а на продовження взимку підемо вже з дозволами, у яких стоїть нова назва.

Коли потрібні зміни

Зміна найменування, реорганізація або виділ роботодавця

Строк на заяву

Не пізніше 30 днів після події

Платіж

Не стягується

Рішення

Не пізніше трьох робочих днів з реєстрації заяви

Якщо не подати

Відповідальність роботодавця за законом

04 / Реєстр строків

Тридцять рядків, дві хвилі і одна дата, від якої рахуємо

Реєстр строків ми ведемо на кожну групу від дня видачі дозволів. У ньому на кожного працівника ім'я латиницею точно як у паспорті, номер паспорта, номер і строк дії дозволу, посада, дата трудового договору, дата подання на посвідку і вікно продовження. У середу ввечері Наталія додала три нові стовпці: дата події, крайній день подання змін і дата рішення.

Дата події в усіх тридцяти рядках однакова - день реєстрації нової назви, і від неї рахуються тридцять днів. А от вікна продовження в групи два. Для вісімнадцяти людей першої хвилі воно відкривається в середині грудня, для дванадцяти людей другої - у середині лютого. Реєстр показав ще одну річ: жодних інших змін у цей місяць не збігалося. Ні нових паспортів, ні переведень на інші посади, тож у кожному пакеті мала змінитися тільки назва роботодавця, і нічого більше.

05 / Пакети

Сім днів на тридцять пакетів і назва тільки з витягу з реєстру

Першим ділом Наталія вирішила, звідки береться нова назва. Джерело одне - витяг з державного реєстру: повна назва, організаційно-правова форма, лапки і написання літера в літеру. У четвер відділ кадрів надіслав новий бланк, і на ньому назва агрохолдингу була написана трохи інакше: без дефіса в середині слова, який стоїть у реєстрі. Для листа це дрібниця. Для тридцяти заяв, які центр зайнятості звірятиме з реєстром, - ні. Назву в заяви ми взяли з витягу, а відділ кадрів виправив бланк того ж дня.

Далі йшла техніка. Документи підприємства для подання Наталія звірила за нашим чек-листом, щоб дані про роботодавця, керівника і уповноважену особу були вже з новою назвою. Заяви робили з одного шаблону, куди дані кожного працівника підставлялися з реєстру: ім'я, номер паспорта, номер дозволу, посада. Вручну в заяви не вписувалося нічого, крім підпису.

Кожен готовий пакет перевіряла друга людина з відділу документів: відкривала рядок реєстру, копію чинного дозволу і заяву і звіряла їх між собою. Центр зайнятості перевіряє, чи немає підстав залишити заяву без руху, вже наступного робочого дня після реєстрації, тож пакет мав бути повним з першого разу. У понеділок, на п'ятий день, усі тридцять пакетів були готові. Директор підприємства підписав заяви електронним підписом у кабінеті роботодавця, і подання почалося.

1. Середа, 16:20

   Витяг з реєстру з новою назвою, три нові стовпці в реєстрі строків.

2. Четвер

   Розмова з юристкою, план подання, звірка назви з бланком.

3. П'ятниця

   Документи підприємства з новою назвою, шаблон заяви, перші пакети.

4. Понеділок

   Усі 30 пакетів звірено другою людиною, підпис директора, перша десятка.

5. Вівторок

   Друга десятка заяв.

6. Середа, день 7

   Третя десятка. Усі 30 заяв подано.

06 / Розмова з групою

Що Азамат пояснив киргизькою в гуртожитку

У четвер Азамат виїхав з Києва після обіду і о сьомій вечора був у гуртожитку. Групу зібрали в їдальні: тридцять людей, частина ще в робочому одязі. Він почав з того, що бачив сам: вивіску поміняли, бо підприємство увійшло до агрохолдингу і отримало нову назву. Робота, посади, умови договорів і гуртожиток залишаються такими, як були, і це підтвердила директорка з персоналу, яка прийшла на розмову разом з ним.

Потім пояснив, що змінюється в документах. У кожному дозволі роботодавцем записана стара назва, і закон вимагає, щоб підприємство внесло зміни. Це робимо ми разом з підприємством, людям нікуди їхати не треба, і платити за це нічого не треба, бо внесення змін безкоштовне. Рішення по кожному дозволу буде протягом кількох робочих днів після подання, а копію рішення кожен отримає в свою папку і триматиме поруч з копією дозволу.

Питань було багато. Ермек запитав, чи не доведеться знову перетинати кордон, щоб отримати нові документи. Не доведеться. Чинара запитала, чи правильно запишуть її ім'я, бо в новому наказі відділу кадрів воно кирилицею. У змінах до дозволу ім'я залишається таким, як у паспорті, його бере Наталія з реєстру, а не з наказу. Талант хотів знати, що казати, якщо до рішення документи попросить перевірка. Показати копію дозволу і сказати, що заяву про зміни подано, а для питань дати телефон Азамата.

Наприкінці Канибек попросив записати голосове повідомлення для сімей. Азамат записав дві хвилини киргизькою: що сталося, чому поміняли вивіску і що з документами людей усе гаразд. Канибек переслав його в сімейний чат, і більше ніхто там не писав, що людей продали разом з підприємством.

1. 01

   Що не змінюється

   Робота, посади, умови договорів, гуртожиток і адреса реєстрації.

2. 02

   Що змінюється

   Назва роботодавця в дозволі, через заяву про зміни від підприємства.

3. 03

   Що зробити людині

   Нічого не платити і нікуди не їхати, взяти копію рішення в папку.

4. 04

   Кому дзвонити

   Азамату, з будь-яким питанням про документи, киргизькою або російською.

07 / Подання і рішення

Три десятки заяв і звірка кожного рішення літера в літеру

Подавали десятками з понеділка по середу, і це було свідоме рішення. Якби в першій десятці центр зайнятості знайшов зауваження, ми встигли б виправити його в решті двадцяти пакетів ще до подання. Зауважень не було. Рішення по першій десятці прийшли в середу, по другій - у четвер, по третій - у п'ятницю, кожне в межах трьох робочих днів.

Кожне рішення Наталія відкривала поруч з рядком реєстру. Звіряла нову назву з витягом з реєстру, ім'я латиницею з паспортом, номер паспорта, посаду і строк дії дозволу, бо зміни не повинні зачепити нічого, крім назви. Дата рішення йшла в новий стовпець реєстру того ж дня. У п'ятницю ввечері в стовпці «дата рішення» не залишилося жодної порожньої клітинки.

У суботу Азамат привіз у гуртожиток роздруковані копії рішень і розклав їх по папках, які люди тримають з першого дня: паспорт, копія дозволу, договір, посвідка, реєстрація. Кожен перевірив своє ім'я і розписався, що отримав копію. Директорка з персоналу отримала список з датою рішення на кожного працівника, а що з кадрових документів лежить на підприємстві як на роботодавцеві, описано на сторінці обов'язків роботодавця.

• назву роботодавця беремо тільки з витягу з державного реєстру;
• заяви робимо з одного шаблону з даними з реєстру строків;
• кожен пакет звіряє друга людина до подання;
• подаємо десятками, щоб зауваження в першій десятці не повторилося в інших;
• кожне рішення звіряємо з реєстром і вносимо дату того ж дня.

08 / Далі

Продовження вже з новою назвою і договір з WORKIN, оновлений того ж тижня

Змінилася назва не тільки в дозволах. Олена того ж тижня підготувала додаткову угоду до нашого договору з підприємством: нова назва, ті самі умови, той самий реєстр строків у додатку. Для групи це означало, що все, що ми робили до реорганізації, продовжується без перерви в межах міграційного супроводу, зокрема гарантія заміни WORKIN. Вона діє не менше 6 місяців з виходу працівника на зміну за дотримання погоджених умов праці, оплати і житла: підбір заміни повторно не оплачується, а державні платежі, послуги міграційного партнера, переліт і побут нового працівника оплачує підприємство.

У реєстрі строків наступна подія тепер стоїть у середині грудня: відкривається вікно продовження для першої хвилі. Наталія заздалегідь поставила в календар з підприємством дату, коли почне збирати пакети, а заяви підуть на дозволи, де вже стоїть нова назва, і жодна розбіжність між назвою в дозволі і в реєстрі не стане питанням у центрі зайнятості. Як ми ведемо таке продовження для великої групи, розібрано в сценарії про другий рік для операторів.

09 / Підсумок

Тридцять дозволів з новою назвою за дев'ять днів і спокій у сімейних чатах

Подія

Реорганізація підприємства і нова назва в державному реєстрі

Закон

Зміни до дозволів у 30 днів, безкоштовно, рішення до трьох робочих днів

Наш строк

Усі 30 пакетів за тиждень, назва тільки з витягу з реєстру

Рішення

30 з 30 за три робочі дні після кожного подання

Люди

Розмова киргизькою в день нової вивіски, копії рішень у папках

Реорганізація підприємства не повинна ставати проблемою людей, яких ми привезли. Наша робота в такий момент - перетворити тридцять днів закону на тиждень спокійної роботи з реєстром, а в день, коли чутки дісталися сімейних чатів, приїхати до людей і пояснити, що змінюється в їхніх папках. Як ми вносимо зміни до дозволу, коли в кандидата новий паспорт, розібрано в сценарії про два маршрути і один старт, а як щомісяця перевіряємо, що з дозволами групи все гаразд, - у сценарії про контроль єдиного внеску. Весь шлях від заявки до виходу на зміну - на сторінці «Як це працює». Більше - на сторінках працівників для агросектору, реєстрації місця проживання і різноробочих з-за кордону.

10 / FAQ

Питання і відповіді