Новая вывеска и тридцать разрешений: изменения для группы из Кыргызстана за неделю

01 / Четверг, 8:00

Новую вывеску повесили раньше, чем люди поняли, что она значит

В четверг в восемь утра у ворот агропредприятия в Полтавской области стоял автокран. Двое монтажников снимали старую вывеску, под которой хозяйство работало почти двадцать лет, и прикручивали новую, с названием агрохолдинга. Каныбек, старший группы из Кыргызстана, сфотографировал это на телефон по дороге в хранилище и отправил в семейный чат. К обеду фото разошлось по чатам в Караколе, Токмоке и Нарыне, а вечером у Азамата, нашего менеджера по работе с работниками из Кыргызстана, было одиннадцать сообщений. Самое короткое пришло от жены Эрмека: она спрашивала, правда ли, что их продали вместе с предприятием.

Для Натальи, руководителя нашего отдела документов, эта история началась на день раньше. В среду в 16:20 юрист предприятия прислала нам выписку из государственного реестра: реорганизация завершена, новое название зарегистрировано сегодня. Наталья открыла реестр сроков группы. Тридцать строк, тридцать разрешений на применение труда, и в каждом работодателем записано старое название.

На листке у монитора она написала три числа: 30, 30 и 3. Тридцать человек. Тридцать дней, которые закон дает работодателю, чтобы подать заявление об изменениях в разрешение. И три рабочих дня, за которые центр занятости должен принять решение. Под ними дописала четвертое, свое: 7. Столько дней мы дали себе на все тридцать пакетов.

Для предприятия это было новое название. Для тридцати человек из Кыргызстана - вопрос, по-прежнему ли их документы о них.

02 / Как появилась группа

Тридцать человек из Кыргызстана для полей, хранилищ и фасовки

Группа, о которой идет речь, - наша с первого собеседования. Предприятие выращивает зерно и овощи, у него собственные овощехранилища и участок, где овощи сортируют и фасуют для сетей. В начале года оно пришло к Елене, которая в WORKIN ведет проекты с предприятиями, с задачей: к весне тридцать человек на сортировку и фасовку овощей и работу в хранилищах, часть - к началу сезона, остальные - к маю. О стране предприятие не говорило, говорило о людях: опыт с овощами, спокойная работа в группе, понимание агронома и мастеров без переводчика.

Мы предложили Кыргызстан. В Чуйской долине и на Иссык-Куле многие семьи выращивают картофель, морковь и лук, а на овощных складах под Бишкеком работают опытные фасовочные группы. Русский язык там распространен, и агроном предприятия говорит на нем свободно. Граждане Кыргызстана въезжают в Украину без визы, маршрут занимает четыре-семь недель и укладывался в обе даты. У нашего лицензированного партнера в Бишкеке был резерв кандидатов именно на весну. Предприятие согласилось.

Азамат провел собеседования в Караколе, Токмоке и селах Чуйской области на кыргызском и русском. Кандидаты на пробе раскладывали овощи по размеру и отбирали поврежденные, а фасовщицы показывали, как набирают сетку до нужного веса. Каныбеку сорок четыре, двадцать лет он выращивал картофель на семейной земле под Караколом и пять сезонов работал на овощном складе. Чинаре тридцать шесть, она из Токмока и фасовала овощи на предприятии под Бишкеком. Таланту двадцать семь, и это его первая поездка за границу. Предприятие согласовало тридцать человек и четверых в запасе.

Каждый получил информационный лист на кыргызском и русском: должность, срок договора, зарплата из проекта договора, адрес общежития, документы для границы. Там же стояло, что за трудоустройство кандидат ничего не платит: это правило нашего договора с партнером. Первая волна из восемнадцати человек прибыла в марте, вторая из двенадцати - в мае. Обе прошли безвизовый въезд без задержек, подали документы на вид на временное проживание в первые недели и с тех пор живут в общежитии предприятия в соседнем селе. Группу мы собирали в рамках массового подбора, а ее документы с тех пор ведем в рамках миграционного сопровождения, и именно поэтому реестр сроков лежал у Натальи, а не в ящике отдела кадров.

Задача предприятия

30 человек на сортировку, фасовку и хранилища

Почему Кыргызстан

Опыт с овощами, русский язык, безвизовый маршрут, резерв партнера

Волны

18 человек в марте, 12 в мае

Документы

Разрешения на год, вид на проживание, регистрация в общежитии

03 / Что говорит закон

Новое название работодателя - это изменения в каждое из тридцати разрешений

Закон о занятости прямо называет смену наименования и реорганизацию работодателя среди случаев, когда в разрешение на применение труда нужно внести изменения. Заявление работодатель подает не позднее 30 дней после события, в нашем случае после регистрации нового названия. За внесение изменений платеж не взимается. Решение центр занятости принимает не позднее трех рабочих дней со дня регистрации заявления и направляет работодателю в электронном виде. Если заявление об изменениях не подано в 30 дней, работодатель несет ответственность по закону.

В четверг Наталья позвонила юристу предприятия, чтобы согласовать план. Та предложила не спешить: зимой все равно продлевать разрешения первой волны, так не внести ли новое название тогда же, за один раз. Наталья открыла реестр и показала даты. Разрешения первой волны заканчиваются в начале февраля, а заявление о продлении закон позволяет подать не раньше чем за 50 и не позже чем за 20 календарных дней до конца срока. Окно откроется в середине декабря, а тридцать дней на изменения истекают в начале декабря. За один раз не получалось никак.

Юрист согласилась за пять минут, и разговор перешел к практическому: кто подписывает тридцать заявлений, откуда берем название и когда предприятие даст документы. Решение приняли простое: изменения подаем сейчас, все тридцать, а на продление зимой пойдем уже с разрешениями, в которых стоит новое название.

Когда нужны изменения

Смена наименования, реорганизация или выделение работодателя

Срок на заявление

Не позднее 30 дней после события

Платеж

Не взимается

Решение

Не позднее трех рабочих дней с регистрации заявления

Если не подать

Ответственность работодателя по закону

04 / Реестр сроков

Тридцать строк, две волны и одна дата, от которой считаем

Реестр сроков мы ведем на каждую группу со дня выдачи разрешений. В нем на каждого работника имя латиницей точно как в паспорте, номер паспорта, номер и срок действия разрешения, должность, дата трудового договора, дата подачи на вид на проживание и окно продления. В среду вечером Наталья добавила три новых столбца: дата события, последний день подачи изменений и дата решения.

Дата события во всех тридцати строках одинаковая - день регистрации нового названия, и от нее отсчитываются тридцать дней. А вот окон продления у группы два. Для восемнадцати человек первой волны оно открывается в середине декабря, для двенадцати человек второй - в середине февраля. Реестр показал еще одну вещь: никаких других изменений в этот месяц не совпадало. Ни новых паспортов, ни переводов на другие должности, поэтому в каждом пакете должно было поменяться только название работодателя, и ничего больше.

05 / Пакеты

Семь дней на тридцать пакетов и название только из выписки из реестра

Первым делом Наталья решила, откуда берется новое название. Источник один - выписка из государственного реестра: полное название, организационно-правовая форма, кавычки и написание буква в букву. В четверг отдел кадров прислал новый бланк, и на нем название агрохолдинга было написано чуть иначе: без дефиса в середине слова, который стоит в реестре. Для письма это мелочь. Для тридцати заявлений, которые центр занятости будет сверять с реестром, - нет. Название в заявления мы взяли из выписки, а отдел кадров исправил бланк в тот же день.

Дальше шла техника. Документы предприятия для подачи Наталья сверила по нашему чек-листу, чтобы данные о работодателе, руководителе и уполномоченном лице были уже с новым названием. Заявления делали из одного шаблона, куда данные каждого работника подставлялись из реестра: имя, номер паспорта, номер разрешения, должность. Вручную в заявления не вписывалось ничего, кроме подписи.

Каждый готовый пакет проверял второй сотрудник отдела документов: открывал строку реестра, копию действующего разрешения и заявление и сверял их между собой. Центр занятости проверяет, нет ли оснований оставить заявление без движения, уже на следующий рабочий день после регистрации, поэтому пакет должен был быть полным с первого раза. В понедельник, на пятый день, все тридцать пакетов были готовы. Директор предприятия подписал заявления электронной подписью в кабинете работодателя, и подача началась.

1. Среда, 16:20

   Выписка из реестра с новым названием, три новых столбца в реестре сроков.

2. Четверг

   Разговор с юристом, план подачи, сверка названия с бланком.

3. Пятница

   Документы предприятия с новым названием, шаблон заявления, первые пакеты.

4. Понедельник

   Все 30 пакетов сверены вторым сотрудником, подпись директора, первая десятка.

5. Вторник

   Вторая десятка заявлений.

6. Среда, день 7

   Третья десятка. Все 30 заявлений поданы.

06 / Разговор с группой

Что Азамат объяснил на кыргызском в общежитии

В четверг Азамат выехал из Киева после обеда и в семь вечера был в общежитии. Группу собрали в столовой: тридцать человек, часть еще в рабочей одежде. Он начал с того, что все видели сами: вывеску поменяли, потому что предприятие вошло в агрохолдинг и получило новое название. Работа, должности, условия договоров и общежитие остаются такими, как были, и это подтвердила директор по персоналу, которая пришла на разговор вместе с ним.

Потом объяснил, что меняется в документах. В каждом разрешении работодателем записано старое название, и закон требует, чтобы предприятие внесло изменения. Это делаем мы вместе с предприятием, людям никуда ехать не нужно, и платить за это ничего не нужно, потому что внесение изменений бесплатное. Решение по каждому разрешению будет в течение нескольких рабочих дней после подачи, а копию решения каждый получит в свою папку и будет хранить рядом с копией разрешения.

Вопросов было много. Эрмек спросил, не придется ли снова пересекать границу, чтобы получить новые документы. Не придется. Чинара спросила, правильно ли запишут ее имя, ведь в новом приказе отдела кадров оно на кириллице. В изменениях в разрешение имя остается таким, как в паспорте, и Наталья берет его из реестра, а не из приказа. Талант хотел знать, что говорить, если до решения документы попросит проверка. Показать копию разрешения, сказать, что заявление об изменениях подано, и дать для вопросов телефон Азамата.

В конце Каныбек попросил записать голосовое сообщение для семей. Азамат записал две минуты на кыргызском: что произошло, почему сменили вывеску и что с документами людей все в порядке. Каныбек переслал его в семейный чат, и больше никто там не писал, что людей продали вместе с предприятием.

1. 01

   Что не меняется

   Работа, должности, условия договоров, общежитие и адрес регистрации.

2. 02

   Что меняется

   Название работодателя в разрешении, через заявление об изменениях от предприятия.

3. 03

   Что сделать человеку

   Ничего не платить и никуда не ехать, взять копию решения в папку.

4. 04

   Кому звонить

   Азамату, с любым вопросом о документах, на кыргызском или русском.

07 / Подача и решения

Три десятка заявлений и сверка каждого решения буква в букву

Подавали десятками с понедельника по среду, и это было осознанное решение. Если бы в первой десятке центр занятости нашел замечание, мы успели бы исправить его в остальных двадцати пакетах еще до подачи. Замечаний не было. Решения по первой десятке пришли в среду, по второй - в четверг, по третьей - в пятницу, каждое в пределах трех рабочих дней.

Каждое решение Наталья открывала рядом со строкой реестра. Сверяла новое название с выпиской из реестра, имя латиницей с паспортом, номер паспорта, должность и срок действия разрешения, потому что изменения не должны задеть ничего, кроме названия. Дата решения шла в новый столбец реестра в тот же день. В пятницу вечером в столбце «дата решения» не осталось ни одной пустой клетки.

В субботу Азамат привез в общежитие распечатанные копии решений и разложил их по папкам, которые люди хранят с первого дня: паспорт, копия разрешения, договор, вид на проживание, регистрация. Каждый проверил свое имя и расписался в получении копии. Директор по персоналу получила список с датой решения на каждого работника, а что из кадровых документов лежит на предприятии как на работодателе, описано на странице обязанностей работодателя.

• название работодателя берем только из выписки из государственного реестра;
• заявления делаем из одного шаблона с данными из реестра сроков;
• каждый пакет сверяет второй сотрудник до подачи;
• подаем десятками, чтобы замечание в первой десятке не повторилось в остальных;
• каждое решение сверяем с реестром и вносим дату в тот же день.

08 / Дальше

Продление уже с новым названием и договор с WORKIN, обновленный на той же неделе

Название поменялось не только в разрешениях. Елена на той же неделе подготовила дополнительное соглашение к нашему договору с предприятием: новое название, те же условия, тот же реестр сроков в приложении. Для группы это значило, что все, что мы делали до реорганизации, продолжается без перерыва в рамках миграционного сопровождения, в том числе гарантия замены WORKIN. Она действует не менее 6 месяцев с выхода работника на смену при соблюдении согласованных условий труда, оплаты и жилья: подбор замены повторно не оплачивается, а государственные платежи, услуги миграционного партнера, перелет и быт нового работника оплачивает предприятие.

В реестре сроков следующее событие теперь стоит в середине декабря: открывается окно продления для первой волны. Наталья заранее поставила в общий календарь с предприятием дату, когда начнет собирать пакеты, а заявления пойдут на разрешения, в которых уже стоит новое название, и никакое расхождение между названием в разрешении и в реестре не станет вопросом в центре занятости. Как мы ведем такое продление для большой группы, разобрано в сценарии о втором годе для операторов.

09 / Итог

Тридцать разрешений с новым названием за девять дней и спокойствие в семейных чатах

Событие

Реорганизация предприятия и новое название в государственном реестре

Закон

Изменения в разрешения в 30 дней, бесплатно, решение до трех рабочих дней

Наш срок

Все 30 пакетов за неделю, название только из выписки из реестра

Решения

30 из 30 за три рабочих дня после каждой подачи

Люди

Разговор на кыргызском в день новой вывески, копии решений в папках

Реорганизация предприятия не должна становиться проблемой людей, которых мы привезли. Наша работа в такой момент - превратить тридцать дней закона в неделю спокойной работы с реестром, а в день, когда слухи добрались до семейных чатов, приехать к людям и объяснить, что меняется в их папках. Как мы вносим изменения в разрешение, когда у кандидата новый паспорт, разобрано в сценарии о двух маршрутах и одном старте, а как ежемесячно проверяем, что с разрешениями группы все в порядке, - в сценарии о контроле единого взноса. Весь путь от заявки до выхода на смену - на странице «Как это работает». Больше - на страницах работников для агросектора, регистрации места проживания и разнорабочих из-за рубежа.

10 / FAQ

Вопросы и ответы