Сто шестьдесят два документа без потерь: группа из Бангладеш для завода гофротары

01 / Заявка

Коробка из плоской заготовки и выбор страны для завода гофротары

В учебной комнате нашего партнера в Газипуре, промышленном городе под Даккой, пахло свежим картоном. Ракибул, тридцать один год, шесть лет на фабрике гофрокоробов, сложил коробку из плоской заготовки, заклеил дно и поставил на стол. С ноутбука за ним следил начальник склада завода в Винницкой области. Он попросил пересчитать пачку заготовок, и Ракибул, не останавливаясь, разложил ее по пять. Восемнадцать из тех, кто на той неделе прошел пробу, должны были через два с половиной месяца оказаться на заводе. А между этой комнатой и заводом лежали сто шестьдесят два документа, по девять на каждого.

Завод гофротары расширял склад готовой продукции под новые заказы пищевых производителей и за три с половиной месяца должен был укомплектовать участок упаковки. Директор по персоналу попросила восемнадцать упаковщиков с опытом работы с гофрокартоном, а страну поручила выбрать нам. Кемаль, руководитель нашего отдела подбора, сравнил варианты по опыту в профессии, резерву у партнеров, языку и маршруту против даты старта. Безвизовые страны дают более короткий маршрут, но людей именно с фабрик гофротары у партнеров там на тот момент было мало. В Бангладеш вокруг Дакки, Газипура и Нараянганджа таких фабрик много, потому что швейная промышленность отправляет одежду на экспорт в гофрокоробах. Старшие в группах говорят по-английски, как и начальник склада, Ариф говорит с каждым по-бенгальски, а маршрут через визу D, восемь-двенадцать недель, укладывался в срок с запасом. Завод согласился.

Главный риск этого маршрута мы назвали заводу сразу: не консульство и не граница, а цепочка бумаг. Каждый документ кандидата проходит несколько рук и несколько городов, и один потерянный лист или буква, которая расходится с паспортом, выводит человека из группы на недели.

Кто нужен

18 упаковщиков с опытом работы с гофрокартоном

Почему Бангладеш

Опыт на фабриках гофротары, резерв у партнера, маршрут в срок

Срок завода

Три с половиной месяца

Главный риск

Цепочка документов на восемнадцать человек

02 / Отбор

Проба в Газипуре: заготовка, пачка и устойчивый поддон

Ариф, наш менеджер по работе с работниками из Бангладеш и Непала, провел собеседования вместе с лицензированным партнером в Газипуре и Нараянгандже. Сначала разговор по-бенгальски: где человек работал, почему едет, кто ждет дома, готов ли к договору на два года. Потом проба, согласованная с начальником склада: сложить коробку, пересчитать и перевязать пачку, уложить коробки на поддон так, чтобы стопка не шаталась, и прочитать этикетку на латинице. Из тридцати двух кандидатов завод согласовал восемнадцать и четверых в резерве.

Среди согласованных были Ракибул, который оплачивает колледж младшей сестры в деревне под Маймансингхом, Танвир, двадцать семь лет, с экспортного склада в Нараянгандже, и Джахид, тридцать пять лет, восемь лет на фабрике гофротары, который стал старшим группы на связи. По правилу нашего договора с партнером кандидаты ничего не платят за трудоустройство.

Каждый получил информационный лист на бенгальском: завод и адрес, должность и срок договора, жилье, ориентировочный срок оформления, контакт в Украине. Ариф добавил к листу страницу, от которой здесь зависело больше всего: какие документы человек дает сам, в каком порядке и к какой дате. Общий перечень есть на странице документов для кандидатов, но человеку нужны не пункты, а даты.

03 / Цепочка

Девять документов на человека, и у каждого свой путь

Перечень документов ничего не гарантирует, если не знать, через сколько рук проходит каждый и где лежит оригинал в конкретный день. Наталья, руководитель нашего отдела документов, записала для каждой из девяти позиций путь от первого шага до последнего.

Часть пути задает закон. Для разрешения на применение труда нужны копии страниц паспорта с личными данными с заверенным переводом на украинский, фото 3,5 х 4,5 см и проект трудового договора, заверенный работодателем. Документы, выданные за рубежом, легализуются, если международный договор не устанавливает иного, документы на иностранном языке переводятся на украинский, а подпись переводчика заверяет нотариус. Порядок для документов из Бангладеш Наталья проверила на старте. Лишнего мы не собирали: требовать документы сверх закона запрещено, а навык упаковщика показала проба.

04 / Трекер

Сто шестьдесят две ячейки, в которых видна каждая бумага

Трекер - общая таблица с жесткими правилами: восемнадцать строк по кандидатам, четыре резервные ниже и девять колонок по документам. В ячейке не галочка, а состояние, дата и место оригинала: у кандидата, в офисе партнера, в пути с номером отправления, у переводчика или в Киеве. Строки кандидатов ведет Ариф, украинскую сторону - отдел Натальи, а директор по персоналу видит свою часть.

Правил четыре. Имя в любой документ переносят копированием со скана паспорта, а не на слух. Следующий шаг начинается, только когда предыдущую ячейку сверил второй человек. У каждой ячейки один ответственный. И каждый четверг, перед выходной пятницей в Бангладеш, мы с партнером смотрим не на то, что сделано, а на то, что должно было быть сделано и не сделано. Каждый кандидат получал от Арифа свою строку сообщением, поэтому никто не отдавал документы знакомым, которые обещают ускорить.

1. 01

   Состояние

   Заказано, получено, сверено, легализовано, переведено, в пакете.

2. 02

   Где оригинал

   Кандидат, офис партнера, конверт с номером, переводчик, Киев.

3. 03

   Кто отвечает

   Одно имя на ячейку: Ариф, партнер, отдел документов или завод.

4. 04

   Что дальше

   Дата следующего шага, а не отметка «в работе».

05 / Имена

MD или MOHAMMAD: сверка доверенностей до легализации

На пятой неделе, в четверг вечером, клерк нотариуса принес в офис партнера восемнадцать доверенностей на получение налоговых номеров. В воскресенье, с началом рабочей недели государственных учреждений Бангладеш, они должны были уйти на легализацию. Менеджер партнера Фарзана включила видеосвязь и начала читать имена вслух, а Ариф сверял каждое со сканом паспорта.

На седьмой доверенности она прочитала MOHAMMAD RAKIBUL HASAN. В паспорте Ракибула стоит MD RAKIBUL HASAN. В Бангладеш это одно имя: MD - обычное сокращение от Мухаммад. Для украинских документов это два написания, и доверенность с именем не как в паспорте рискует не сработать именно тогда, когда человек уже в Украине и ждет налогового номера. Еще в трех доверенностях стояли MUHAMMAD, MOHAMMED и снова MOHAMMAD вместо MD.

Нотариус набирал имена так, как привык, и расхождение мы увидели в момент, когда исправление стоило три дня. После легализации и перевода оно обнаружилось бы только в Украине, а новую доверенность из Бангладеш за день не сделаешь. В воскресенье утром Фарзана отнесла нотариусу четыре доверенности и лист с именами, распечатанными из трекера, и к обеду новые документы вернулись. Сверку повторили, и только тогда доверенности ушли на легализацию. В информационный лист Ариф добавил строку: имя пишем только так, как в паспорте, даже если дома человека всю жизнь записывали иначе.

06 / Справки

Шесть недель справок и одна, которая шла дольше всех

Справки о несудимости мы заказали на второй неделе, и трекер показывал для каждой ожидаемую дату. На шестой неделе пришли шестнадцать из восемнадцати, в начале седьмой - семнадцатая. Справка Танвира задерживалась, и трекер показал это за три недели до его записи в консульство. Партнер выяснил, что заявление в работе. Ариф поставил Танвира в последнюю группу, предупредил резервного кандидата Сумона держать паспорт и фото наготове, а Танвиру объяснил, что место за ним. Справка пришла на восьмой неделе, и Танвир успел с третьей группой.

Каждая справка шла одним порядком: сверка имени с паспортом, легализация, перевод на украинский вместе со всеми отметками, нотариальное заверение подписи переводчика. Перевод, сделанный до легализации, пришлось бы делать заново, потому что в нем не было бы отметок. Выиграть так неделю нам предлагали, но трекер не дал: ячейка перевода открывается только после зеленой ячейки легализации.

1. Неделя 1-2

   Выбор страны, проба, 18 кандидатов и 4 в резерве, заказ справок.

2. Неделя 3-4

   Переводы паспортов, 18 разрешений, приглашения едут в Газипур.

3. Неделя 5

   Доверенности, сверка имен, легализация.

4. Неделя 6-9

   Справки, переводы, консульство тремя группами.

5. Неделя 10-11

   Визы для всех 18, билеты на одну дату.

6. Неделя 12-13

   Въезд, договоры, налоговые номера, виды на жительство.

07 / Виза D

Конверт на пятьдесят четыре листа и три группы в консульстве

Украинская часть шла параллельно. Документы завода Наталья собрала по чек-листу для предприятия, на третьей неделе мы подали восемнадцать заявлений, а решение о выдаче принимают до семи рабочих дней. На четвертой неделе все разрешения были выданы без замечаний, и в трекере появилась колонка с 90 днями на трудовой договор. Договоры по календарю подписывались через восемь недель, так что запас был большим.

Приглашения, заверенные копии разрешений и подтверждения жилья уехали в Газипур одним конвертом с описью на пятьдесят четыре позиции. Фарзана открыла его по видеосвязи и сверила каждый лист с описью, прежде чем разложить по папкам. В консульство кандидаты подаются лично, и записи мы получили на три группы по шесть человек. Первыми шли те, у кого все ячейки зеленые. Перед каждой записью Ариф проверял папку по перечню пакета на визу D и спрашивал человека, что он расскажет о работе. Визы для всех восемнадцати были готовы на десятой неделе, и билеты мы купили на одну дату.

08 / Приезд

Папка для границы, общежитие и налоговые номера за первую неделю

Перед выездом Ариф провел с группой встречу по видеосвязи. Каждый собрал папку в ручную кладь: паспорт с визой, копия разрешения, приглашение, адрес общежития, телефон Арифа. Ариф разобрал вопросы, которые могут задать на границе: цель поездки, работодатель, должность, где будет жить человек. Группа добралась самолетом до соседней с Украиной страны, пересекла сухопутную границу автобусом, и Ариф встретил людей после границы. Документы на общежитие мы проверили еще до подачи на разрешения в рамках сопровождения проживания.

Трудовые договоры завод подписал в первые дни, копии мы подали в 10-дневный срок. Здесь окупилось воскресенье в Газипуре: доверенности с именами как в паспортах уже были у миграционного партнера, и налоговые номера все получили за первую неделю. Подачи на виды на временное проживание прошли группами по шесть человек с теми же переводами паспортов.

Последней колонкой трекера стали даты на каждого: срок разрешения, срок паспорта, подача на вид на жительство. Эту часть мы передали отделу кадров, а документы группы ведем дальше в рамках миграционного сопровождения. Распределение людей по участкам ведет завод, и на этом наша часть закончилась.

09 / Итог

Восемнадцать человек, сто шестьдесят два документа и ни одного потерянного

Отбор

32 пробы, 18 согласовано, 4 в резерве

Трекер

9 документов на человека: состояние, дата и место оригинала

Сверка имен

4 доверенности перепечатаны до легализации

Справки

18 из 18, последняя на восьмой неделе

Маршрут

От заявки до въезда группы 12 недель

Длинный маршрут из Бангладеш перестает быть лотереей, когда у каждой бумаги есть своя строка, ответственный и дата следующего шага. Эту невидимую для завода часть, от нотариуса в Газипуре до налогового номера в Винницкой области, WORKIN берет на себя полностью. Гарантия замены WORKIN действует не менее 6 месяцев с выхода работника на смену при соблюдении согласованных условий труда, оплаты и жилья, и подбор замены повторно не оплачивается. Как отделить нужные документы от лишних, разобрано в сценарии о документах из-за рубежа, что делать с заявлением без движения - в сценарии об исправлении заявления на разрешения, а как жилье становится адресом для вида на жительство - в сценарии об адресах в селе. Весь путь - на странице «Как это работает». Больше - о подборе персонала, работниках для производства, упаковщиках из-за рубежа и работниках из Бангладеш.

10 / FAQ

Вопросы и ответы