Одиннадцать документов «на всякий случай» и пять нужных: пакеты для разрешений

01 / Список

Одиннадцать документов, которые отдел кадров хотел получить от каждого

Завод сельскохозяйственной техники готовился к сезону заказов и попросил четырнадцать слесарей-сборщиков и монтажников металлоконструкций. Кандидатов мы искали в Азербайджане: там много людей с опытом на машиностроительных заводах, а граждане этой страны въезжают в Украину без визы.

Еще до первого собеседования отдел кадров прислал нам список документов, которые хочет получить от каждого кандидата. В списке было одиннадцать пунктов: паспорт, диплом, трудовая книжка, справки с прежних мест работы, характеристика, медицинская справка, справка о несудимости, свидетельство о браке, фото, копия идентификационного номера и письмо от прежнего работодателя. Логика отдела кадров была понятна: лучше собрать больше, чем потом чего-то не хватит.

Наталья, руководитель нашего отдела документов, ответила, что такой список отнимет у кандидатов недели, часть документов потребует легализации, а заявление на разрешение чаще всего останавливают вовсе не из-за отсутствия диплома. Вместо списка она предложила карту: что нужно закону, что нужно заводу для себя и что проверяем не документом, а другим способом.

Кто нужен

14 слесарей-сборщиков и монтажников металлоконструкций

Первоначальный список

11 документов от каждого кандидата «на всякий случай»

Риск списка

Недели на сбор, легализация, кандидаты, которые не дождутся

Наше предложение

Карта документов и проверка навыков без бумаг

Заявление на разрешение останавливает не диплом, которого нет, а дата рождения, переставленная в переводе.

02 / Карта документов

Что требует закон, что нужно заводу и что проверяем иначе

Закон о занятости четко перечисляет, что подается для получения разрешения на применение труда: заявление по форме, копии страниц паспорта с персональными данными с заверенным переводом на украинский, цветное фото, проект трудового договора, заверенный работодателем, и документ об оплате. Тот же закон запрещает требовать документы сверх этого перечня.

Все остальное в списке отдела кадров мы разложили по трем колонкам. Часть документов нужна заводу для собственного кадрового архива, и их можно собрать позже, без спешки. Часть ничего не добавляет к решению, потому что навык слесаря лучше видно на видео и собеседовании, чем в справке с места работы. А справка о несудимости не нужна для разрешения при безвизовом маршруте, поэтому мы ее не собирали.

03 / Навык

Опыт слесаря видно на видео, а не в справке

Отдел кадров хотел справки с прежних мест работы, потому что боялся получить людей без опыта. Мы предложили проверку, которая говорит больше бумаги. Эльчин, наш менеджер по работе с работниками из Азербайджана, провел собеседования с каждым кандидатом вместе с мастером сборочного участка завода по видеосвязи.

Каждый кандидат показал видео со своего рабочего места или из учебного цеха партнера в Гяндже: сборка узла по чертежу, работа с измерительным инструментом, сверление по разметке. Мастер задавал вопросы, к которым не подготовишься заранее: как проверить соосность, что делать, если отверстия не совпадают. По результатам собеседований завод согласовал четырнадцать человек и троих в запасе.

Так завод получил ответ на свой главный вопрос, а кандидатам не пришлось месяц собирать бумаги с бывших предприятий, часть из которых уже закрылась. Как проверять навык до разрешения практическим заданием, разобрано в сценарии о пробе сварщиков.

04 / Карточка кандидата

Один источник данных, из которого печатается все остальное

Самая частая причина, по которой заявление на разрешение оставляют без движения, - данные человека в разных документах пакета не совпадают. Фамилию латиницей в паспорте, кириллицей в переводе и еще раз в проекте договора легко записать тремя способами. Азербайджанские фамилии здесь особенно коварны: HUSEYNOV один переводчик пишет «Гусейнов», другой «Хусейнов», а в договор попадает третий вариант из прежней анкеты.

Поэтому для каждого кандидата мы завели одну карточку: фамилия и имя точно как в паспорте латиницей, согласованное написание на украинском, дата рождения, номер и срок паспорта, должность по штатному расписанию. Переводчик получил таблицу согласованных написаний до начала работы. Проект договора, заявление и информационный лист печатались из карточки, а не вводились вручную из разных источников.

Карточку мы сверяли с оригиналом паспорта дважды: когда кандидат присылал фото страницы и когда делали копию с оригинала. У двух кандидатов данные из анкеты партнера не совпали с паспортом: у одного переставлены цифры в номере, у другого старая дата окончания срока из прежнего паспорта.

1. 01

   Имя

   Латиницей точно как в паспорте и одно согласованное написание на украинском.

2. 02

   Даты

   Дата рождения и срок паспорта в одном формате день-месяц-год.

3. 03

   Паспорт

   Номер сверен с оригиналом, а не с анкетой или фото.

4. 04

   Должность

   Название точно по штатному расписанию завода.

05 / Перевод

Ошибки в переводах, которые мы вылавливаем до подачи

Документы на иностранном языке для разрешения переводятся на украинский, и подпись переводчика заверяется нотариально. Перевод из онлайн-сервиса или от знакомого, который «хорошо знает язык», для заявления не годится. Мы работаем с переводчиками, которые знают требования к таким пакетам, и все равно проверяем каждый перевод отдельным человеком.

За годы работы мы собрали список ошибок, которые чаще всего возвращают заявление. Каждую из них проверяем в каждом пакете, даже если переводчик надежный.

• переставлены день и месяц в дате рождения или сроке паспорта;
• перевод только первой страницы без других страниц с персональными данными;
• фамилия в переводе не совпадает с проектом договора;
• нет нотариально заверенной подписи переводчика;
• проект договора не заверен работодателем.

06 / Документы из-за рубежа

Когда документу из другой страны нужна легализация

Документы, выданные за границей, для использования в Украине легализуются, если международный договор не устанавливает иного. Для граждан разных стран порядок разный: где-то нужен апостиль, где-то действуют договоры о правовой помощи. Мы проверяем это для каждой страны и каждого документа отдельно, а не говорим кандидату «сделайте апостиль на всякий случай».

В нашем проекте документ из-за рубежа понадобился только одному кандидату. Рустам несколько лет назад сменил фамилию, и в дипломе, который завод хотел иметь в архиве, стояла старая. Для разрешения диплом не нужен, а паспорт уже на новую фамилию, так что на заявление это не влияло. Но завод хотел видеть, что диплом принадлежит именно этому человеку. Мы выяснили, как оформляется свидетельство о смене фамилии для использования в Украине, Рустам получил его дома, и перевод приложили к диплому в архиве завода уже после подачи на разрешение.

Дипломы остальных кандидатов завод получил копиями с переводом уже после приезда, без всякого влияния на сроки. Перечень документов, которые готовят кандидаты, мы держим на странице документов для кандидатов, а документы предприятия - в чек-листе для предприятия.

07 / Подача

Четырнадцать заявлений в один день и ни одного без движения

1. Неделя 1

   Карта документов согласована с отделом кадров, собеседования с мастером и видео.

2. Неделя 2

   Карточки кандидатов, фото страниц паспортов, таблица написаний для переводчика.

3. Неделя 3

   Копии с оригиналов, переводы, проекты договоров из карточек, двойная проверка.

4. День подачи

   14 заявлений поданы вместе, плата со счета завода.

5. До 7 рабочих дней

   Все разрешения выданы без замечаний.

Решение о выдаче разрешения принимают до семи рабочих дней, а проверка на основания оставить заявление без движения проходит уже на следующий рабочий день после регистрации. Ни одно из четырнадцати заявлений не получило замечаний. Для завода это означало, что от согласования кандидатов до разрешений прошло меньше четырех недель, а не пять недель ожидания бумаг из архивов. Что делать, если заявление все же оставили без движения, подробно разобрано в сценарии о заявлении без движения.

08 / Приезд

Слесари в цехе с документами, которые совпадают до буквы

После разрешений группа въехала без визы с набором документов для границы: копия разрешения, приглашение завода, подтверждение жилья и телефон Эльчина. Об этом маршруте - на странице безвизового въезда. Трудовые договоры подписали в первые дни, и данные в них совпадали с разрешениями до буквы, потому что печатались из тех же карточек.

Те же карточки мы использовали для подачи на виды на временное проживание и регистрации места проживания: ни одного нового ручного ввода данных и ни одного нового расхождения. Дальше документы группы ведем в рамках миграционного сопровождения, а карточки кандидатов стали основой реестра сроков.

09 / Итог

Меньше бумаг, быстрее разрешения и ни одного расхождения

Документы

Из 11 в списке собраны обязательные для разрешения, остальное - для архива позже

Навык

Собеседование с мастером и видео вместо справок с мест работы

Данные

Одна карточка кандидата для перевода, договора, заявления и ВНЖ

Проверка

Каждый пакет сверяли два человека до подачи

Результат

14 разрешений без замечаний меньше чем за четыре недели

Для WORKIN нет нерешаемых задач в документах иностранных работников: мы знаем, что требует закон, что лишнее и что останавливает заявления, и готовим пакеты так, чтобы к ним не было вопросов. Гарантия замены WORKIN действует не менее 6 месяцев с выхода работника на смену при соблюдении согласованных условий труда, оплаты и жилья. Общий порядок подготовки проекта для отдела кадров сведен в чек-листе кадрового проекта. Больше - на страницах технических профессий, работников на производство, работников из Азербайджана и подбора персонала.

10 / FAQ

Вопросы и ответы