Одинадцять документів «про всяк випадок» і п'ять потрібних: пакети для дозволів

01 / Список

Одинадцять документів, які відділ кадрів хотів отримати від кожного

Завод сільськогосподарської техніки готувався до сезону замовлень і попросив чотирнадцять слюсарів-складальників і монтажників металоконструкцій. Кандидатів ми шукали в Азербайджані: там багато людей з досвідом на машинобудівних заводах, а громадяни цієї країни в'їжджають в Україну без візи.

Ще до першої співбесіди відділ кадрів надіслав нам список документів, які хоче отримати від кожного кандидата. У списку було одинадцять пунктів: паспорт, диплом, трудова книжка, довідки з попередніх місць роботи, характеристика, медична довідка, довідка про несудимість, свідоцтво про шлюб, фото, копія ідентифікаційного номера і лист від попереднього роботодавця. Логіка відділу кадрів була зрозумілою: краще зібрати більше, ніж потім чогось не вистачить.

Наталія, керівниця нашого відділу документів, відповіла, що такий список забере в кандидатів тижні, частина документів вимагатиме легалізації, а заяву на дозвіл найчастіше зупиняють зовсім не через відсутність диплома. Замість списку вона запропонувала карту: що потрібно закону, що потрібно заводу для себе і що перевіряємо не документом, а іншим способом.

Хто потрібен

14 слюсарів-складальників і монтажників металоконструкцій

Первинний список

11 документів від кожного кандидата «про всяк випадок»

Ризик списку

Тижні на збір, легалізація, кандидати, які не дочекаються

Наша пропозиція

Карта документів і перевірка навичок без паперів

Заяву на дозвіл зупиняє не диплом, якого немає, а дата народження, переставлена в перекладі.

02 / Карта документів

Що вимагає закон, що потрібно заводу і що перевіряємо інакше

Закон про зайнятість чітко перелічує, що подається для отримання дозволу на застосування праці: заява за формою, копії сторінок паспорта з персональними даними з засвідченим перекладом українською, кольорове фото, проєкт трудового договору, засвідчений роботодавцем, і документ про оплату. Той самий закон забороняє вимагати документи понад цей перелік.

Усе інше в списку відділу кадрів ми розклали по трьох колонках. Частина документів потрібна заводу для власного кадрового архіву, і їх можна зібрати пізніше, без поспіху. Частина нічого не додає до рішення, бо навичку слюсаря краще видно на відео і співбесіді, ніж у довідці з місця роботи. А довідка про несудимість не потрібна для дозволу при безвізовому маршруті, тож ми її не збирали.

03 / Навичка

Досвід слюсаря видно на відео, а не в довідці

Відділ кадрів хотів довідки з попередніх місць роботи, бо боявся отримати людей без досвіду. Ми запропонували перевірку, яка говорить більше за папір. Ельчин, наш менеджер з роботи з працівниками з Азербайджану, провів співбесіди з кожним кандидатом разом з майстром складальної дільниці заводу по відеозв'язку.

Кожен кандидат показав відео зі свого робочого місця або з навчального цеху партнера в Гянджі: складання вузла за кресленням, робота з вимірювальним інструментом, свердління за розміткою. Майстер ставив питання, які не підготуєш заздалегідь: як перевірити співвісність, що робити, якщо отвори не збігаються. За результатами співбесід завод погодив чотирнадцять людей і трьох у запасі.

Так завод отримав відповідь на своє головне питання, а кандидатам не довелося місяць збирати папери з колишніх підприємств, частина з яких уже закрилася. Як перевіряти навичку до дозволу практичним завданням, розібрано в сценарії про пробу зварників.

04 / Картка кандидата

Одне джерело даних, з якого друкується все інше

Найчастіша причина, чому заяву на дозвіл залишають без руху, - дані людини в різних документах пакета не збігаються. Прізвище латиницею в паспорті, кирилицею в перекладі і ще раз у проєкті договору легко записати трьома способами. Азербайджанські прізвища тут особливо підступні: HUSEYNOV один перекладач пише «Гусейнов», інший «Хусейнов», а в договір потрапляє третій варіант із попередньої анкети.

Тому для кожного кандидата ми завели одну картку: прізвище та ім'я точно як у паспорті латиницею, погоджене написання українською, дата народження, номер і строк паспорта, посада за штатним розписом. Перекладач отримав таблицю погоджених написань до початку роботи. Проєкт договору, заява і інформаційний лист друкувалися з картки, а не вводилися вручну з різних джерел.

Картку ми звіряли з оригіналом паспорта двічі: коли кандидат надсилав фото сторінки і коли робили копію з оригіналу. У двох кандидатів дані з анкети партнера не збіглися з паспортом: в одного переставлені цифри в номері, в іншого стара дата закінчення строку з попереднього паспорта.

1. 01

   Ім'я

   Латиницею точно як у паспорті і одне погоджене написання українською.

2. 02

   Дати

   Дата народження і строк паспорта в одному форматі день-місяць-рік.

3. 03

   Паспорт

   Номер звірено з оригіналом, а не з анкетою чи фото.

4. 04

   Посада

   Назва точно за штатним розписом заводу.

05 / Переклад

Помилки в перекладах, які ми виловлюємо до подання

Документи іноземною мовою для дозволу перекладаються українською, і підпис перекладача засвідчується нотаріально. Переклад з онлайн-сервісу чи від знайомого, який «добре знає мову», для заяви не годиться. Ми працюємо з перекладачами, які знають вимоги до таких пакетів, і все одно перевіряємо кожен переклад окремою людиною.

За роки роботи ми зібрали список помилок, які найчастіше повертають заяву. Кожну з них перевіряємо в кожному пакеті, навіть якщо перекладач надійний.

• переставлені день і місяць у даті народження або строку паспорта;
• переклад тільки першої сторінки без інших сторінок з персональними даними;
• прізвище в перекладі не збігається з проєктом договору;
• немає нотаріально засвідченого підпису перекладача;
• проєкт договору не засвідчений роботодавцем.

06 / Документи з-за кордону

Коли документу з іншої країни потрібна легалізація

Документи, видані за кордоном, для використання в Україні легалізуються, якщо міжнародний договір не встановлює іншого. Для громадян різних країн порядок різний: десь потрібен апостиль, десь діють договори про правову допомогу. Ми перевіряємо це для кожної країни і кожного документа окремо, а не кажемо кандидату «зробіть апостиль на всякий випадок».

У нашому проєкті документ з-за кордону знадобився лише одному кандидату. Рустам кілька років тому змінив прізвище, і в дипломі, який завод хотів мати в архіві, стояло старе. Для дозволу диплом не потрібен, а паспорт уже на нове прізвище, тож на заяву це не впливало. Але завод хотів бачити, що диплом належить саме цій людині. Ми з'ясували, як оформлюється свідоцтво про зміну прізвища для використання в Україні, Рустам отримав його вдома, і переклад приєднали до диплома в архіві заводу вже після подання на дозвіл.

Дипломи інших кандидатів завод отримав копіями з перекладом уже після приїзду, без жодного впливу на строки. Перелік документів, які готують кандидати, ми тримаємо на сторінці документів для кандидатів, а документи підприємства - в чек-листі для підприємства.

07 / Подання

Чотирнадцять заяв в один день і жодної без руху

1. Тиждень 1

   Карта документів погоджена з відділом кадрів, співбесіди з майстром і відео.

2. Тиждень 2

   Картки кандидатів, фото сторінок паспортів, таблиця написань для перекладача.

3. Тиждень 3

   Копії з оригіналів, переклади, проєкти договорів з карток, подвійна перевірка.

4. День подання

   14 заяв подано разом, плата з рахунку заводу.

5. До 7 робочих днів

   Усі дозволи видано без зауважень.

Рішення про видачу дозволу ухвалюють до семи робочих днів, і перевірка на підстави залишити заяву без руху відбувається вже наступного робочого дня після реєстрації. Жодна з чотирнадцяти заяв не отримала зауважень. Для заводу це означало, що від погодження кандидатів до дозволів минуло менше чотирьох тижнів, а не п'ять тижнів очікування паперів з архівів. Що робити, якщо заяву все ж залишили без руху, докладно розібрано в сценарії про заяву без руху.

08 / Приїзд

Слюсарі в цеху з документами, які збігаються до літери

Після дозволів група в'їхала без візи з набором документів для кордону: копія дозволу, запрошення заводу, підтвердження житла і телефон Ельчина. Про цей маршрут - на сторінці безвізового в'їзду. Трудові договори підписали в перші дні, і дані в них збігалися з дозволами до літери, бо друкувалися з тих самих карток.

Ті самі картки ми використали для подання на посвідки на тимчасове проживання і реєстрації місця проживання: жодного нового введення даних вручну і жодної нової розбіжності. Далі документи групи ведемо в межах міграційного супроводу, а картки кандидатів стали основою реєстру строків.

09 / Підсумок

Менше паперів, швидше дозволи і жодної розбіжності

Документи

З 11 у списку зібрано обов'язкові для дозволу, решта - для архіву пізніше

Навичка

Співбесіда з майстром і відео замість довідок з місць роботи

Дані

Одна картка кандидата для перекладу, договору, заяви і посвідки

Перевірка

Кожен пакет звіряли дві людини до подання

Результат

14 дозволів без зауважень менш ніж за чотири тижні

Для WORKIN немає нерозв'язних задач у документах іноземних працівників: ми знаємо, що вимагає закон, що зайве і що зупиняє заяви, і готуємо пакети так, щоб до них не було питань. Гарантія заміни WORKIN діє не менше 6 місяців з виходу працівника на зміну за дотримання погоджених умов праці, оплати і житла. Загальний порядок підготовки проєкту для відділу кадрів зведено в чек-листі кадрового проєкту. Більше - на сторінках технічних професій, працівників на виробництво, працівників з Азербайджану і підбору персоналу.

10 / FAQ

Питання і відповіді