Та сама команда через рік: як ми повертаємо сезонних працівників на нову кампанію

01 / Кінець кампанії

Останній тиждень грудня - перший день наступного сезону

Кампанія переробки буряка закінчилася в кінці грудня. Тридцять працівників з Узбекистану, яких ми привезли на сезон, відпрацювали її до кінця, і завод сказав прямо: у вересні хочемо тих самих людей. Вони знають завод, гуртожиток і дорогу, і нікого не треба пояснювати з нуля.

Для заводу вересень здавався далеким. Для нас план повернення починався в той самий грудневий тиждень. Шерзод, наш менеджер з роботи з працівниками з Узбекистану, поговорив з кожним з тридцяти ще до виїзду: чи хоче людина повернутися, які в неї плани на рік, чи не закінчується паспорт, який номер телефону буде активний удома. Двадцять вісім сказали «так», двоє вагалися.

Договори припинили після останньої зміни, завод звернувся про скасування дозволів, як вимагає закон, і люди поїхали додому з паспортами і контактами. У реєстрі залишилися тридцять рядків з позначкою «повернення» і дата першої точки зв'язку.

Хто

30 працівників кампанії, 28 хочуть повернутися, 2 вагаються

Коли

Наступна кампанія з початку вересня

Документи сезону

Договори припинено, дозволи скасовано, люди виїхали

Що далі

Точки зв'язку, нові дозволи влітку, заміни із запасу

Сезонну команду втрачають не у вересні, а в січні, коли всі перестають писати одне одному.

02 / Зв'язок

Вісім місяців, за які не можна замовкнути

Між кампаніями люди живуть своїм життям: знаходять роботу вдома, їдуть на заробітки в інші країни, змінюють номери. Якщо до людини вперше написати в серпні, частина вже не відповість, а частина буде зайнята. Тому ми запланували короткі точки зв'язку, на кожній з яких людина підтверджує або змінює своє рішення.

Шерзод писав кожному узбецькою в месенджер і дзвонив тим, хто не відповідав. У червні, на головній точці, кожен отримав попередній інформаційний лист на новий сезон: та сама посада, умови на новий рік, той самий гуртожиток, орієнтовна дата виїзду. Людина підписує його тільки тоді, коли остаточно погоджується. Завод теж долучився: у січні директор записав коротке відеозвернення з подякою за сезон, і Шерзод розіслав його всім. Для людей це важливіше, ніж здається: вони відчули, що їх чекають, а не просто «наберуть ще раз».

• січень: подяка від заводу за сезон і перевірка, що номер телефону активний;
• березень: чи зберігаються плани на вересень, чи змінився паспорт;
• червень: попередній інформаційний лист і остаточна згода;
• липень: копії паспортів для перекладу, подання на дозволи;
• серпень: квитки, групи і набір документів для кордону.

03 / Нові дозволи

Чому минулорічний дозвіл не продовжують

Навесні відділ кадрів заводу запитав: може, простіше продовжити минулорічні дозволи, ніж оформлювати нові? Не можна, і справа не в бажанні. Продовження подають, поки дозвіл ще діє: не раніше 50 і не пізніше 20 календарних днів до закінчення строку. Дозволи минулого сезону закінчилися разом з договорами в грудні, а завод звернувся про їх скасування. Продовжувати вже нічого.

Тому на новий сезон ми оформлювали нові дозволи на застосування праці. Для заводу це означало новий пакет документів і нову плату, але плата залежить від строку: для кампанії з вересня до кінця грудня строк дозволу не перевищує шести місяців, і це найменший діапазон плати. Документи від заводу для нових дозволів ми зібрали заздалегідь: оновлену виписку з реєстру, штатний розпис з тими самими посадами і нові довіреності, бо минулорічні вже закінчилися.

04 / Дата подання

Не раніше і не пізніше: дев'яносто днів на договір

Коли подавати на нові дозволи, визначив не наш зручний графік, а закон. Трудовий договір треба укласти не пізніше 90 календарних днів з дати видачі дозволу. Якщо подати в березні, дозвіл видадуть у квітні, а люди приїдуть у вересні, і 90 днів закінчаться задовго до приїзду. Якщо подати в серпні, будь-яка затримка з документами зсуне приїзд на жовтень, коли кампанія вже йде.

Ми порахували назад від 1 вересня: договори в перші дні вересня, дозволи - не раніше початку червня, щоб 90 днів точно покривали приїзд, і не пізніше середини липня, щоб лишався запас на виправлення, якщо заяву залишать без руху. Подання призначили на першу половину липня.

1. До 30 червня

   Остаточна згода і підписані інформаційні листи, список на дозволи.

2. 1-10 липня

   Копії паспортів, переклади, заяви на дозволи, плата з рахунку заводу.

3. До 25 липня

   Дозволи видано. Відлік 90 днів на договори почався.

4. Серпень

   Квитки на групи, набір документів для безвізового в'їзду.

5. 1-3 вересня

   В'їзд, договори в перші дні, копії в 10-денний строк.

05 / Документи за рік

Що змінюється в документах людини за вісім місяців

Тих самих людей не означає тих самих документів. На березневій точці зв'язку ми попросили кожного надіслати фото сторінки паспорта з даними, і з'ясувалося, що за зиму троє отримали нові паспорти. Для нового дозволу це не проблема: заяву подаємо одразу на новий паспорт, і змін вносити не треба. Але переклади минулого року для них уже не годилися, і ми замовили нові.

Ще в двох паспорт закінчувався в січні, тобто всього через місяць після кампанії. На сезон його вистачало, але ми попросили обох отримати нові паспорти до липня: так посвідку і дозвіл оформлюємо на документ, який не закінчиться на наступний рік, і людина зможе приїхати знову без зайвих кроків.

Окремо ми звірили номери телефонів і адреси вдома, бо саме за ними партнер в Узбекистані знаходить людину, якщо месенджер мовчить. І перевірили відмітки про перетин кордону: безвізові 90 днів рахуються в межах 180, але між грудневим виїздом і вересневим в'їздом минуло більше пів року, тож обмежень ні в кого не було.

1. 01

   Нові паспорти

   3 людини. Нові переклади, дозвіл одразу на новий паспорт.

2. 02

   Паспорт до січня

   2 людини. Новий паспорт до подання, щоб не впиратися в строк.

3. 03

   Контакти

   Номери телефонів і адреси вдома звірено для зв'язку через партнера.

4. 04

   Дні перебування

   Між сезонами понад пів року, безвізовий строк повний у всіх.

06 / Заміни

Шість місць, які закрили до подання, а не у вересні

До червневої точки підтвердили повернення двадцять чотири людини. Четверо знайшли роботу вдома, один поїхав на заробітки в іншу країну, ще одному не дозволили сімейні обставини. Жоден з них не пропав: кожен сказав Шерзоду прямо, і завдяки цьому місця ми закрили вчасно.

Шість замін ми знайшли через партнера з тих, хто минулого року пройшов співбесіду, але не поїхав, і з нових кандидатів. Двох рекомендували самі працівники першого сезону: брата і сусіда. Кожну заміну ми перевірили так само, як першу групу: співбесіда, документи, інформаційний лист і підтвердження, що з кандидата не брали грошей. На дозволи вони пішли тим самим поданням у липні. Замінам ми одразу пояснили, що в групі будуть люди, які вже працювали на заводі, і дали їхні контакти, щоб новачки могли розпитати про все з перших вуст.

Двадцять чотири досвідчені люди в команді з тридцяти - добра пропорція: новачки поселилися в кімнатах з тими, хто вже знає завод і дорогу. Як ми підбираємо сезонних людей, описано на сторінці підбору персоналу, а про працівників з цієї країни - на сторінці працівників з Узбекистану.

07 / Приїзд

Вересень, коли люди приїхали раніше за буряк

Громадяни Узбекистану в'їжджають в Україну без візи, тому в серпні ми готували не візи, а групи і документи для кордону: копія нового дозволу, запрошення заводу, підтвердження житла і телефон Шерзода. Про цей маршрут докладніше - на сторінці безвізового в'їзду. Групи сформували так, щоб у кожній були досвідчені люди з першого сезону. Вони самі показали новачкам дорогу від вокзалу до гуртожитку.

Гуртожиток заводу ми перевірили заново, хоча він був той самий: за рік могли змінитися договір, власник чи строк документів на будівлю. Документи виявилися в порядку, і подання на посвідки на тимчасове проживання та реєстрацію місця проживання пішли в перші тижні, групами по шість людей.

1. 31 серпня

   Перша група з 15 людей, половина досвідчених. Зустріч, гуртожиток.

2. 1 вересня

   Друга група з 15 людей. Договори для першої групи.

3. Перший тиждень

   Договори для всіх, копії в 10-денний строк, податкові номери.

4. Тиждень 2-3

   Подання на посвідки групами, реєстрація місця проживання.

5. Кампанія

   Команда на заводі до приходу буряка. У реєстрі - дата наступного плану повернення.

08 / Підсумок

Та сама команда на другий сезон і жодного сюрпризу в документах

Повернення

24 з 30 людей першого сезону

Заміни

6 людей перевірено і оформлено тим самим поданням

Дозволи

Нові, подані в липні з урахуванням 90 днів на договір

Паспорти

3 нові і 2 заміни до подання, контакти звірено

Приїзд

Дві групи до початку кампанії, посвідки в перші тижні

Для WORKIN немає нерозв'язних задач у сезонних проєктах, що повторюються щороку: ми тримаємо зв'язок між сезонами, плануємо нові дозволи у правильному вікні і закриваємо місця тих, хто не повертається, ще до подання. Гарантія заміни WORKIN діє не менше 6 місяців з виходу працівника на зміну за дотримання погоджених умов праці, оплати і житла. Як поставити строк дозволу з запасом на погодний сезон, розібрано в сценарії про дорожній сезон, а як тримати строки, коли люди залишаються на рік і довше, - у сценарії про продовження на другий рік. Весь маршрут - на сторінці «Як це працює», витрати на сезон - у калькуляторі. Більше - на сторінках працівників для агросектору і різноробочих з-за кордону.

09 / FAQ

Питання і відповіді