Та же команда через год: как мы возвращаем сезонных работников на новую кампанию

01 / Конец кампании

Последняя неделя декабря - первый день следующего сезона

Кампания переработки свеклы закончилась в конце декабря. Тридцать работников из Узбекистана, которых мы привезли на сезон, отработали ее до конца, и завод сказал прямо: в сентябре хотим тех же людей. Они знают завод, общежитие и дорогу, и никому не нужно объяснять все с нуля.

Для завода сентябрь казался далеким. Для нас план возвращения начинался в ту же декабрьскую неделю. Шерзод, наш менеджер по работе с работниками из Узбекистана, поговорил с каждым из тридцати еще до отъезда: хочет ли человек вернуться, какие у него планы на год, не заканчивается ли паспорт, какой номер телефона будет активен дома. Двадцать восемь сказали «да», двое колебались.

Договоры прекратили после последней смены, завод обратился об аннулировании разрешений, как требует закон, и люди уехали домой с паспортами и контактами. В реестре остались тридцать строк с пометкой «возвращение» и дата первой точки связи.

Кто

30 работников кампании, 28 хотят вернуться, 2 колеблются

Когда

Следующая кампания с начала сентября

Документы сезона

Договоры прекращены, разрешения аннулированы, люди уехали

Что дальше

Точки связи, новые разрешения летом, замены из запаса

Сезонную команду теряют не в сентябре, а в январе, когда все перестают писать друг другу.

02 / Связь

Восемь месяцев, за которые нельзя замолчать

Между кампаниями люди живут своей жизнью: находят работу дома, уезжают на заработки в другие страны, меняют номера. Если впервые написать человеку в августе, часть уже не ответит, а часть будет занята. Поэтому мы запланировали короткие точки связи, на каждой из которых человек подтверждает или меняет свое решение.

Шерзод писал каждому на узбекском в мессенджер и звонил тем, кто не отвечал. В июне, на главной точке, каждый получил предварительный информационный лист на новый сезон: та же должность, условия на новый год, то же общежитие, ориентировочная дата выезда. Человек подписывает его только тогда, когда окончательно соглашается. Завод тоже подключился: в январе директор записал короткое видеообращение с благодарностью за сезон, и Шерзод разослал его всем. Для людей это важнее, чем кажется: они почувствовали, что их ждут, а не просто «наберут еще раз».

• январь: благодарность от завода за сезон и проверка, что номер телефона активен;
• март: сохраняются ли планы на сентябрь, не сменился ли паспорт;
• июнь: предварительный информационный лист и окончательное согласие;
• июль: копии паспортов для перевода, подача на разрешения;
• август: билеты, группы и набор документов для границы.

03 / Новые разрешения

Почему прошлогоднее разрешение не продлевают

Весной отдел кадров завода спросил: может, проще продлить прошлогодние разрешения, чем оформлять новые? Нельзя, и дело не в желании. Продление подают, пока разрешение еще действует: не раньше 50 и не позже 20 календарных дней до окончания срока. Разрешения прошлого сезона закончились вместе с договорами в декабре, а завод обратился об их аннулировании. Продлевать уже нечего.

Поэтому на новый сезон мы оформляли новые разрешения на применение труда. Для завода это означало новый пакет документов и новую плату, но плата зависит от срока: для кампании с сентября до конца декабря срок разрешения не превышает шести месяцев, и это самый низкий диапазон платы. Документы от завода для новых разрешений мы собрали заранее: обновленную выписку из реестра, штатное расписание с теми же должностями и новые доверенности, потому что прошлогодние уже закончились.

04 / Дата подачи

Не раньше и не позже: девяносто дней на договор

Когда подавать на новые разрешения, определил не наш удобный график, а закон. Трудовой договор нужно заключить не позже 90 календарных дней с даты выдачи разрешения. Если подать в марте, разрешение выдадут в апреле, а люди приедут в сентябре, и 90 дней закончатся задолго до приезда. Если подать в августе, любая задержка с документами сдвинет приезд на октябрь, когда кампания уже идет.

Мы посчитали назад от 1 сентября: договоры в первые дни сентября, разрешения - не раньше начала июня, чтобы 90 дней точно покрывали приезд, и не позже середины июля, чтобы оставался запас на исправление, если заявление оставят без движения. Подачу назначили на первую половину июля.

1. До 30 июня

   Окончательное согласие и подписанные информационные листы, список на разрешения.

2. 1-10 июля

   Копии паспортов, переводы, заявления на разрешения, плата со счета завода.

3. До 25 июля

   Разрешения выданы. Отсчет 90 дней на договоры начался.

4. Август

   Билеты на группы, набор документов для безвизового въезда.

5. 1-3 сентября

   Въезд, договоры в первые дни, копии в 10-дневный срок.

05 / Документы за год

Что меняется в документах человека за восемь месяцев

Те же люди не означают те же документы. На мартовской точке связи мы попросили каждого прислать фото страницы паспорта с данными, и выяснилось, что за зиму трое получили новые паспорта. Для нового разрешения это не проблема: заявление подаем сразу на новый паспорт, и изменений вносить не нужно. Но прошлогодние переводы для них уже не годились, и мы заказали новые.

Еще у двоих паспорт заканчивался в январе, то есть всего через месяц после кампании. На сезон его хватало, но мы попросили обоих получить новые паспорта до июля: так вид на жительство и разрешение оформляем на документ, который не закончится к следующему году, и человек сможет приехать снова без лишних шагов.

Отдельно мы сверили номера телефонов и домашние адреса, потому что именно по ним партнер в Узбекистане находит человека, если мессенджер молчит. И проверили отметки о пересечении границы: безвизовые 90 дней считаются в пределах 180, но между декабрьским выездом и сентябрьским въездом прошло больше полугода, так что ограничений ни у кого не было.

1. 01

   Новые паспорта

   3 человека. Новые переводы, разрешение сразу на новый паспорт.

2. 02

   Паспорт до января

   2 человека. Новый паспорт до подачи, чтобы не упираться в срок.

3. 03

   Контакты

   Номера телефонов и домашние адреса сверены для связи через партнера.

4. 04

   Дни пребывания

   Между сезонами больше полугода, безвизовый срок полный у всех.

06 / Замены

Шесть мест, которые закрыли до подачи, а не в сентябре

К июньской точке возвращение подтвердили двадцать четыре человека. Четверо нашли работу дома, один уехал на заработки в другую страну, еще одному не позволили семейные обстоятельства. Никто из них не пропал: каждый сказал Шерзоду прямо, и благодаря этому места мы закрыли вовремя.

Шесть замен мы нашли через партнера среди тех, кто в прошлом году прошел собеседование, но не поехал, и среди новых кандидатов. Двоих рекомендовали сами работники первого сезона: брата и соседа. Каждую замену мы проверили так же, как первую группу: собеседование, документы, информационный лист и подтверждение, что с кандидата не брали денег. На разрешения они пошли той же подачей в июле. Заменам мы сразу объяснили, что в группе будут люди, которые уже работали на заводе, и дали их контакты, чтобы новички могли расспросить обо всем из первых уст.

Двадцать четыре опытных человека в команде из тридцати - хорошая пропорция: новички поселились в комнатах с теми, кто уже знает завод и дорогу. Как мы подбираем сезонных людей, описано на странице подбора персонала, а о работниках из этой страны - на странице работников из Узбекистана.

07 / Приезд

Сентябрь, когда люди приехали раньше свеклы

Граждане Узбекистана въезжают в Украину без визы, поэтому в августе мы готовили не визы, а группы и документы для границы: копия нового разрешения, приглашение завода, подтверждение жилья и телефон Шерзода. Об этом маршруте подробнее - на странице безвизового въезда. Группы сформировали так, чтобы в каждой были опытные люди с первого сезона. Они сами показали новичкам дорогу от вокзала до общежития.

Общежитие завода мы проверили заново, хотя оно было то же: за год могли измениться договор, собственник или срок документов на здание. Документы оказались в порядке, и подача на виды на временное проживание и регистрацию места проживания пошла в первые недели, группами по шесть человек.

1. 31 августа

   Первая группа из 15 человек, половина опытных. Встреча, общежитие.

2. 1 сентября

   Вторая группа из 15 человек. Договоры для первой группы.

3. Первая неделя

   Договоры для всех, копии в 10-дневный срок, налоговые номера.

4. Неделя 2-3

   Подача на виды на жительство группами, регистрация места проживания.

5. Кампания

   Команда на заводе до прихода свеклы. В реестре - дата следующего плана возвращения.

08 / Итог

Та же команда на второй сезон и ни одного сюрприза в документах

Возвращение

24 из 30 человек первого сезона

Замены

6 человек проверены и оформлены той же подачей

Разрешения

Новые, поданы в июле с учетом 90 дней на договор

Паспорта

3 новых и 2 замены до подачи, контакты сверены

Приезд

Две группы до начала кампании, виды на жительство в первые недели

Для WORKIN нет нерешаемых задач в сезонных проектах, которые повторяются каждый год: мы держим связь между сезонами, планируем новые разрешения в правильное окно и закрываем места тех, кто не возвращается, еще до подачи. Гарантия замены WORKIN действует не менее 6 месяцев с выхода работника на смену при соблюдении согласованных условий труда, оплаты и жилья. Как поставить срок разрешения с запасом на погодный сезон, разобрано в сценарии о дорожном сезоне, а как держать сроки, когда люди остаются на год и дольше, - в сценарии о продлении на второй год. Весь маршрут - на странице «Как это работает», расходы на сезон - в калькуляторе. Больше - на страницах работников для агросектора и разнорабочих из-за рубежа.

09 / FAQ

Вопросы и ответы