Вісімнадцять полісів за чотири дні: як група з Таджикистану подалася на посвідки вчасно

01 / Четвер, 17:40

Дзвінок про поліси за п'ять днів до подання

У четвер о 17:40 Шерзод сидів на кухні гуртожитку в селі під Вінницею і разом з Умедом, старшим групи, звіряв список на завтрашню поїздку до податкової. На столі лежали вісімнадцять прозорих папок, у кожній паспорт, копія дозволу, підписаний трудовий договір і страховий поліс. Група з Таджикистану прибула три дні тому, договори підписали у вівторок, а міграційний партнер уже мав записи на подання посвідок на наступний тиждень: вівторок, середа і четвер, по шість людей на день.

Тоді й задзвонив телефон. Фахівчиня міграційного партнера звіряла пакети на посвідки і дійшла до полісів. На першій сторінці кожного стояв строк дії на рік. На третій, у правилах страхування, дрібним шрифтом було написано, що одне перебування за кордоном поліс покриває не довше 90 днів. Посвідки група подавала на строк дозволу, на дванадцять місяців, а з полісом, покриття якого закінчується через три місяці, партнер пакет у подання не бере. Не підходив жоден з вісімнадцяти.

До першого запису залишалися п'ятниця, два вихідні і понеділок. Переносити подання ми не хотіли: наступні вільні записи для групи з шести людей партнер бачив лише через три тижні, а посвідку ми не відкладаємо, бо саме вона перетворює приїзд на законне перебування на весь строк роботи. Шерзод відклав список для податкової, сфотографував третю сторінку одного поліса і надіслав Наталії, керівниці нашого відділу документів. Далі ця історія про чотири дні, за які вісімнадцять полісів треба було замінити так, щоб у вівторок ніхто не стояв біля вікна служби з документом, який не підходить.

Поліс був справжнім і чинним. Він просто закінчувався раніше, ніж посвідка, на яку людина подавалася.

02 / Заявка

Вісімнадцять людей до початку приймання врожаю

Ця група з'явилася в плані за два місяці до того дзвінка. У середині липня директорка з персоналу фруктового пакувального комплексу у Вінницькій області прийшла до Олени, яка в WORKIN веде проєкти з підприємствами, з конкретною задачею. Комплекс приймає яблука і груші з садів району, зберігає їх у холодильних камерах і пакує для торговельних мереж. До середини вересня, коли починається приймання врожаю, потрібні були вісімнадцять сортувальників і пакувальників на рік: люди, які акуратно працюють з фруктами і не бояться ваги повних ящиків.

Країну комплекс не називав, і ми порівнювали варіанти за тим, що важливо саме для цих посад. Перше - досвід саме з фруктами, бо яблуко з вм'ятиною вже не піде в мережу. Друге - мова, якою люди говоритимуть з майстрами: майстри комплексу говорять російською. Третє - маршрут: до середини вересня залишалося менше двох місяців, тож підходив тільки безвізовий, який займає чотири-сім тижнів. Четверте - резерв кандидатів у наших партнерів саме на кінець літа.

Усі чотири ознаки зійшлися на Таджикистані. У Согдійській області, в Ісфарі й Канібадамі, великі абрикосові сади і пункти, де фрукти сортують, сушать і пакують. Сезон абрикосів там закінчується в серпні, і люди, які все літо працювали з фруктами, до осені вільні. Більшість кандидатів говорить російською, громадяни Таджикистану в'їжджають в Україну без візи, а наш ліцензований партнер у Худжанді вже збирав для нас групи. Киргизстан ми теж розглядали: там сильні фасувальні групи, але людей, звиклих водночас і до фруктів, і до ваги ящиків, у резерві партнера в Согдійській області було більше. Олена показала порівняння директорці з персоналу, і комплекс погодився.

Хто потрібен

18 сортувальників і пакувальників на рік

Строк

До середини вересня, початку приймання врожаю

Чому Таджикистан

Досвід з фруктами, російська, безвізовий маршрут, резерв партнера

Житло

Гуртожиток комплексу в сусідньому селі

03 / Відбір

Ісфара, Канібадам і ящик змішаних яблук на співбесіді

Шерзод, наш менеджер з роботи з працівниками з Узбекистану і Таджикистану, провів співбесіди разом з партнером. Говорив таджицькою: так люди спокійніше розповідають про себе, а він чує, хто справді працював з фруктами, а хто лише чув про таку роботу. Співбесіди тривали три дні в Ісфарі, Канібадамі і Худжанді, і на кожну партнер привозив ящик змішаних яблук з місцевого базару.

Проба була простою і наочною. Кандидат розкладав яблука за розміром на три групи, відкладав побиті і з плямами, а потім пакував одну групу в лоток так, щоб фрукти не терлися одне об одне. Начальниця пакувальної дільниці комплексу дивилася пробу по відеозв'язку і сама вирішувала, кого погоджує. Шерзод дивився на інше: чи людина не поспішає на шкоду якості і чи розуміє пояснення російською з першого разу.

Умеду сорок один рік, дванадцять сезонів він працював на пункті сушіння абрикосів в Ісфарі, двоє його синів ходять до школи, і їде він, щоб старший зміг вступити до технікуму. Сухробу двадцять чотири, він з Канібадаму і вперше їде за кордон. Фірузу тридцять три, три роки він пакував фрукти на складі в Худжанді. Комплекс погодив вісімнадцять людей і трьох у запасі, а Умеда Шерзод попросив бути старшим групи: його слухають і молодші, і ровесники.

На кожного погодженого кандидата ми завели картку: ім'я латиницею точно як у закордонному паспорті, дата народження, номер і строк дії паспорта, посада. Картка стала єдиним джерелом даних для дозволу, договору, реєстрації і, як з'ясувалося пізніше, для страхових полісів.

04 / Маршрут

Дозволи на рік, лист таджицькою і кордон на світанку

Документи комплексу Наталія зібрала за чек-листом для підприємства ще під час співбесід. Копії сторінок паспортів кандидати зробили з оригіналів, переклад на українську - з нотаріально засвідченим підписом перекладача. Трудові договори комплекс запропонував на дванадцять місяців, і дозволи на застосування праці ми подавали на той самий строк: за законом дозвіл найманому працівнику видають на строк трудового договору, але не більше ніж на два роки. Рішення про видачу приймають до семи робочих днів, дозволи на всіх вісімнадцятьох видали за п'ять.

Поки центр зайнятості розглядав заяви, кожен кандидат отримав інформаційний лист таджицькою і російською: посада і зарплата з проєкту договору, строк договору, адреса комплексу і гуртожитку, які документи мати на кордоні, що там запитають і як зв'язатися з Шерзодом. Окремим рядком стояло, що за працевлаштування кандидат нічого не платить: це правило нашого договору з партнером, і кожен підтвердив його підписом. У переліку того, що взяти з собою, був і медичний поліс. Поліси всі купили в одній страховій компанії в Худжанді, куди поїхали разом з партнером.

Перед безвізовим в'їздом Шерзод провів для групи інструктаж у Худжанді: мета поїздки - робота за дозволом, адреса гуртожитку, назва комплексу, строк договору. У папці в кожного лежали копія дозволу, запрошення комплексу, підтвердження житла і поліс. Група перетнула сухопутний кордон на світанку в понеділок, прикордонники запитали про мету поїздки і переглянули папки, і всі вісімнадцятеро пройшли контроль. Шерзод зустрів людей одразу за пунктом пропуску, а до обіду автобус комплексу привіз групу в гуртожиток.

1. Тиждень 1

   Заявка, порівняння країн, погодження Таджикистану.

2. Тиждень 1-2

   Співбесіди і проба в Ісфарі, Канібадамі і Худжанді: 18 людей і 3 у запасі.

3. Тиждень 3

   Переклади паспортів, подання на 18 дозволів.

4. Тиждень 4

   Дозволи видано за п'ять робочих днів, інформаційні листи, інструктаж.

5. Тиждень 6, понеділок

   Перетин кордону, заселення в гуртожиток.

6. Тиждень 6, вівторок

   Трудові договори, заяви на податкові номери.

7. Тиждень 6, четвер

   Перевірка пакетів на посвідки і дзвінок про поліси.

8. Тиждень 7

   Подання на посвідки трьома групами по шість людей.

05 / Перевірка партнера

Строк на обкладинці і строк у правилах страхування

Щоб зрозуміти, чому партнер не взяв поліси, варто подивитися на строки всіх документів людини як на один ланцюжок. Трудовий договір укладено на дванадцять місяців. Дозвіл видано на строк договору. Посвідку на тимчасове проживання оформлюють до строку дії дозволу. А страховий поліс у пакеті на посвідку міграційний партнер звіряє саме з цим строком: покриття має тривати стільки, скільки посвідка, на яку людина подається.

Поліси з Худжанда були справжніми і чинними, і для в'їзду вони зробили свою справу. Проблема була не в самому документі, а в правилах, за якими він діє. Страховик видавав поліс на календарний рік, але одна поїздка покривалася в ньому не довше 90 днів. Для людини, яка приїхала на рік, це означало, що вже в грудні страхового покриття в Україні в неї фактично не буде, хоча на першій сторінці написано інше.

Поліси, куплені вдома, ми завжди передаємо міграційному партнеру на перевірку: якщо покриття підходить для подання, другий поліс людині не потрібен. Партнер читає не першу сторінку, а правила страхування до останнього пункту, і з полісом, покриття якого коротше за строк посвідки, до служби не йде. Ми з цим підходом згодні: краще почути «ні» від партнера в четвер, ніж у вікні служби у вівторок.

06 / Чотири дні

Вісімнадцять нових полісів між четвергом і вівторком

О 18:10 у четвер Шерзод, Наталія і фахівчиня партнера вже розбирали варіанти телефоном. Перший - попросити страховика в Худжанді змінити умови. Шерзод зателефонував у його офіс того ж вечора: правило 90 днів на одну поїздку однакове для всіх полісів цієї компанії, і змінити його для групи неможливо. Другий - перенести подання на три тижні, і його відклали одразу. Третій - оформити нові поліси у страховика, який працює в Україні і видає поліси іноземцям дистанційно, за даними паспорта, без візиту людини в офіс. Партнер підтвердив, що такі поліси він регулярно перевіряє і подає, і ми взяли третій варіант.

Наталія того ж вечора зібрала таблицю з карток кандидатів. У ній вісімнадцять рядків і п'ять стовпців: ім'я латиницею точно як у паспорті, номер паспорта, дата народження, дата закінчення дозволу і дата подання. Останні дві дати і задавали поліс: покриття має починатися не пізніше дня подання і закінчуватися не раніше дня, коли закінчується дозвіл. Дозволи всієї групи видали одним днем, тож кінцева дата у вісімнадцяти рядках була однакова, і це спрощувало роботу страховику.

У п'ятницю о дев'ятій ранку таблиця і скани паспортів були у страховика. Олена тим часом зателефонувала директорці з персоналу комплексу: розповіла, що сталося, що записи на подання залишаються без змін і що від комплексу нічого додатково не потрібно. Перші дванадцять полісів прийшли в п'ятницю ввечері, решта шість - у суботу до обіду. Наталія звіряла кожен з таблицею літера в літеру, щойно він надходив: ім'я, номер паспорта, дата народження, початок і кінець покриття, територія дії.

У двох полісах кінцева дата виявилася на день раніше, ніж закінчувався дозвіл: страховик порахував рік від дня оформлення, а не до дати з таблиці. У понеділок о десятій Наталія отримала виправлені поліси, а до обіду партнер ще раз перевірив усі вісімнадцять і підтвердив, що пакети готові. Увечері Шерзод роздрукував поліси і розклав їх по папках у тому самому порядку, в якому документи лежатимуть у пакеті на посвідку.

1. Четвер, 17:40

   Партнер повідомляє, що поліси з Худжанда для подання не підходять.

2. Четвер, вечір

   Розмова зі страховиком у Худжанді, рішення про нові поліси, таблиця на 18 рядків.

3. П'ятниця, 9:00

   Таблиця і скани паспортів у страховика, комплекс поінформовано.

4. П'ятниця і субота

   Усі 18 полісів оформлено, кожен звірено з таблицею.

5. Понеділок

   Два поліси виправлено, партнер підтвердив усі пакети.

6. Вівторок, 8:00

   Перша шістка їде на подання за записом.

07 / Розмова з групою

Що Шерзод пояснив таджицькою в п'ятницю ввечері

Новина про поліси розійшлася гуртожитком ще в четвер, раніше, ніж Шерзод устиг щось пояснити. Сухроб вирішив, що порушив якесь правило і його відправлять додому. Двоє інших були певні, що доведеться повертатися до Худжанда і міняти поліс на місці. Умед прийшов до Шерзода пізно ввечері і попросив зібрати всіх разом: говорити з кожним окремо означало б вісімнадцять різних версій до ранку.

У п'ятницю після роботи Шерзод зібрав групу на кухні гуртожитку і говорив таджицькою. Почав з головного: ніхто нічого не порушив. Поліси чинні, в'їзд законний, а строк перебування без посвідки ще далеко від межі. Змінюється лише один документ у папці для подання, і змінюється він без поїздок: страховик оформлює поліс за даними паспорта. Від кожного потрібне тільки одне - перевірити свій рядок у таблиці, бо своє ім'я латиницею людина знає краще за будь-кого.

Люди по черзі підходили до ноутбука і дивилися свій рядок. Фіруз попросив додати свій новий український номер телефону, щоб поліс прийшов і йому. Сухроб запитав, чи можна тепер викинути поліс з Худжанда. Шерзод порадив залишити: він покривав дорогу і перші тижні, і нехай лежить у папці поруч з новим. Розмова тривала сорок хвилин, а наступного ранку в груповому чаті вже ніхто не писав про повернення додому.

1. 01

   Що не змінюється

   Дозвіл, трудовий договір, адреса гуртожитку і дати подання на посвідки.

2. 02

   Що змінюється

   Страховий поліс у пакеті на посвідку: новий, до кінця строку дозволу.

3. 03

   Що зробити кожному

   Перевірити свій рядок: ім'я латиницею, номер паспорта, дату народження.

4. 04

   Що зберегти

   Поліс з Худжанда залишається в папці поруч з новим.

08 / Подання і передача

Три дні подання за записом і реєстр для комплексу

У вівторок о восьмій ранку перші шість людей з папками сіли в автобус комплексу. Шерзод їхав з кожною групою: допомагав із заявою, пояснював таджицькою, що відбувається біля вікна, і стежив, щоб оригінали паспортів поверталися в руки власникам. Люди подавали документи особисто і здавали біометрію, а пакети приймали без зауважень. У середу подалася друга шістка, у четвер - третя. Жоден запис не довелося переносити.

Паралельно йшло все інше, що належить до перших тижнів. Копії трудових договорів ми подали в 10-денний строк після підписання. Документи на гуртожиток для реєстрації місця проживання ми перевірили ще до приїзду групи в межах супроводу проживання, тож реєстрація пройшла без затримок. Податкові номери люди отримали за тиждень, банківські рахунки відкрили слідом. Картки посвідок на практиці виготовляють за три-п'ять тижнів, і дату отримання для кожної шістки Шерзод поставив у спільний календар з комплексом.

Директорка з персоналу отримала від нас реєстр групи: на кожного працівника дата закінчення дозволу, дата подання на посвідку, орієнтовна дата картки і дата закінчення нового поліса, яка тепер збігається з дозволом. Через десять місяців, коли підійде час думати про продовження, всі ці дати стоятимуть поруч в одному рядку. Документи групи далі ведемо в межах міграційного супроводу, а що з документів лежить на комплексі як на роботодавцеві, описано на сторінці обов'язків роботодавця.

На цьому наша частина закінчилася: навчання і розподіл по дільницях веде комплекс. Гарантія заміни WORKIN діє не менше 6 місяців з виходу працівника на зміну за дотримання погоджених умов праці, оплати і житла: підбір заміни повторно не оплачується, а державні платежі, послуги міграційного партнера, переліт і побут нового працівника оплачує підприємство. Троє кандидатів у запасі в Ісфарі знають, що можуть поїхати, якщо місце звільниться, і Шерзод раз на місяць з ними на зв'язку.

09 / Підсумок

Вісімнадцять полісів за чотири дні і жодного перенесеного запису

Причина

Покриття полісів з Худжанда 90 днів на поїздку, посвідка на 12 місяців

Рішення

Нові поліси від страховика в Україні, дистанційно за даними паспорта

Звірка

Таблиця з карток кандидатів, два поліси виправлено до подання

Подання

18 людей за три дні за записами, без перенесень

Для комплексу

Реєстр з датами дозволу, посвідки і поліса на кожного

Документ, який не проходить перевірку за п'ять днів до подання, для нас не причина переносити запис, а задача на ці п'ять днів: з'ясувати, чому він не підходить, замінити і звірити так, щоб у вікні служби питань уже не виникло. Як ми готуємо групу з Таджикистану до першого перетину кордону, розібрано в сценарії про тепличний комбінат, як плануємо подання на посвідки далеко від міграційної служби - у сценарії про молочну ферму, а чому ім'я в полісі звіряємо з паспортом літера в літеру - у сценарії про пакети на візу D. Весь маршрут - на сторінці «Як це працює», документи кандидата - на сторінці документів для кандидатів. Більше - на сторінках працівників для агросектору, пакувальників з-за кордону і підбору персоналу.

10 / FAQ

Питання і відповіді