Шестнадцать заявлений без движения и семь рабочих дней: разрешения для группы из Бангладеш

01 / Уведомление

Среда, 16:40: шестнадцать заявлений без движения

В среду в 16:40 Наталья, руководитель отдела документов WORKIN, второй раз за день открыла электронный кабинет логистической компании. В понедельник мы подали там шестнадцать заявлений на разрешения для комплектовщиков и грузчиков из Бангладеш. Теперь рядом с каждым стояло одно и то же: заявление оставлено без движения, документы поданы не в полном объеме, не хватает копий всех страниц паспорта с личными данными с заверенным переводом. Наталья открыла скан паспорта первого кандидата, Сабира, и перелистнула на следующую страницу. Там латиницей стояли имя отца, имя матери и постоянный адрес в деревне под Силхетом. Копии и перевода этой страницы в пакете не было.

Закон дает на исправление семь рабочих дней. У маршрута группы уже был календарь, в котором консульский этап стоял на конкретных неделях, а в Бангладеш шестнадцать человек ждали новостей о разрешениях. Чтобы понять, почему эта страница стала вопросом для всей группы и почему мы справились за пять дней из семи, нужно вернуться на три недели назад.

02 / Заявка

Новая зона распределительного центра и почему мы предложили Бангладеш

Логистическая компания во Львовской области подписала договор с сетью магазинов бытовых товаров и за четыре месяца должна была открыть в распределительном центре новую зону комплектации. Операционный директор пришел к нам с задачей: десять комплектовщиков заказов и шесть грузчиков с опытом работы на больших складах. Откуда брать людей, он не знал и попросил посоветовать.

Елена, которая в WORKIN ведет проекты с предприятиями, и Кемаль, руководитель отдела подбора, разложили варианты. Безвизовые страны дают маршрут в четыре-семь недель, но у компании было четыре месяца, и скорость не была главной. Главным был опыт складской работы с ручными сканерами и этикетками на латинице. В Бангладеш через порт Читтагонга и склады экспортеров одежды вокруг Дакки идет огромный поток грузов, и люди годами работают там комплектовщиками и грузчиками. У партнера WORKIN был резерв именно таких кандидатов. Старшие в группе говорят по-английски, как и начальник склада компании, а Ариф, наш менеджер по работе с работниками из Бангладеш и Непала, говорит с каждым по-бенгальски. Маршрут через визу D, восемь-двенадцать недель, укладывался в срок. Операционный директор согласился.

Календарь мы составили от дня открытия зоны назад: передача людей, въезд, консульство, разрешения, отбор. Между разрешениями и консульством поставили запас, потому что на этом стыке чаще всего что-то сдвигается. Тогда еще никто не знал, на что именно он понадобится.

1. 01

   Опыт

   Склады экспортеров и контейнерные станции, ручные сканеры, этикетки на латинице.

2. 02

   Резерв

   Партнер в Дакке и Читтагонге с базой складских работников.

3. 03

   Язык

   Бенгальский с Арифом, английский у старших группы и начальника склада.

4. 04

   Маршрут

   Виза D, восемь-двенадцать недель против четырех месяцев до открытия.

03 / Отбор

Этикетка, стеллаж и поддон: собеседования в Дакке и Читтагонге

Ариф провел собеседования вместе с лицензированным партнером в Дакке и Читтагонге. Сначала разговор по-бенгальски: на каком складе человек работал, со сканером или с бумажными листами подбора, почему едет и кто ждет дома. Потом практическое задание по видеосвязи для начальника склада компании: прочитать этикетку с номером заказа и адресом ячейки, найти нужную коробку на тестовом стеллаже, уложить коробки разного веса на поддон так, чтобы тяжелые были внизу. Начальник склада согласовывал каждого сам.

Компания согласовала шестнадцать человек и троих в резерве. Сабир, двадцать девять лет, пять лет грузчиком на контейнерной станции в Читтагонге, родом из деревни под Силхетом, где живут родители и младший брат, которому он оплачивает учебу. Рашед, тридцать четыре года, комплектовщик на складе экспортера одежды под Даккой, говорит по-английски и стал старшим группы на связи. Имран, двадцать четыре года, самый младший, два года на складе интернет-магазина в Дакке.

Каждый получил информационный лист на бенгальском: компания, адрес распределительного центра и общежития, должность, срок договора, ориентировочный срок оформления и контакт в Украине. Ариф объяснил группе порядок маршрута: разрешения, визы, въезд, и предупредил, что на каждом этапе могут попросить документ. Общий перечень кандидаты видели на странице документов для кандидатов. Такая просьба пришла раньше, чем мы думали.

04 / Подача

Шестнадцать заявлений, сверенных до буквы, и две проверки кабинета в день

Документы компании Наталья собрала по чек-листу для предприятия, а пакет на каждого кандидата - по закону. Копии страниц паспорта партнер делал с оригиналов, переводы - переводчики, с которыми мы работаем постоянно, подписи переводчиков заверял нотариус. Перед подачей каждый пакет сверяли два человека. В понедельник третьей недели мы подали шестнадцать заявлений через электронный кабинет работодателя.

Центр занятости проверяет, нет ли оснований оставить заявление без движения, на следующий рабочий день, а решение обнародует на сайте в течение двух рабочих дней и направляет работодателю электронно. Решение о выдаче разрешения принимают до семи рабочих дней с регистрации заявления. Поэтому после каждой подачи кто-то из отдела документов открывает кабинет работодателя ежедневно в девять и в шестнадцать часов. Семь рабочих дней на исправление - это мало, и терять хотя бы один, чтобы просто узнать о замечании, мы не можем.

05 / Замечание

Вторая страница паспорта и выбор между письмом и исправлением

Замечание касалось одной вещи, зато во всех шестнадцати заявлениях. В паспорте гражданина Бангладеш на главной странице стоят имя, дата и место рождения, номер и срок паспорта. Имена отца, матери, мужа или жены и постоянный адрес вынесены на отдельную страницу. Мы подали копию и перевод главной страницы, как для граждан большинства стран. Центр занятости решил, что страница с именами родителей и адресом тоже содержит личные данные и должна быть в пакете с переводом.

Закон дает два пути. Можно исправить недостатки в течение семи рабочих дней. Можно приложить мотивационное письмо по замечаниям, с которыми работодатель не согласен. Основания спорить были: основные данные человека стоят на главной странице, и раньше такие пакеты у нас принимали без замечаний. Но если письмо признают необоснованным, центр откажет в выдаче разрешений. Плату после отказа возвращают на счет работодателя не позднее десяти рабочих дней, документы можно подать снова, но маршрут группы съехал бы минимум на месяц.

Наталья посчитала второй путь: шестнадцать паспортов у людей в разных городах Бангладеш, шестнадцать копий с оригинала, шестнадцать переводов, заверение подписей и повторная сверка. Если ничего не сорвется, пять рабочих дней. В четверг в десять, после разговора с операционным директором, решение приняли: не спорим, исправляем. Быть правыми нам было менее важно, чем привезти людей вовремя.

06 / Семь рабочих дней

Киев отдыхает, Бангладеш работает: исправление за пять дней

Отсчет мы вели осторожно, от дня обнародования решения, чтобы не ошибиться с датой ни при каком прочтении. Седьмой рабочий день приходился на следующую пятницу, а целью Наталья поставила среду. Четверг стал днем звонков: Ариф до вечера поговорил по-бенгальски со всеми шестнадцатью. Он объяснил, что никого не отчислили: центр попросил еще одну страницу паспорта, и ее нужно скопировать с оригинала в офисе партнера. Одиннадцать человек жили рядом с Даккой, пятеро ждали выезда дома: двое в Читтагонге, по одному в Рангпуре и Кумилле и Сабир под Силхетом. Сабир сначала решил, что его убрали из группы, и Арифу пришлось дважды объяснить, что это работа для всех, а не для него одного.

Здесь помог календарь двух стран. В Бангладеш выходной - пятница, а суббота и воскресенье рабочие, так что пока в Киеве были выходные, партнер работал. Двое из Читтагонга пришли в тамошний офис партнера, а трое других в пятницу вечером сели на ночные автобусы до Дакки. В субботу партнер сделал копии с оригиналов и отсканировал страницу в том же качестве, что и главную, а в понедельник утром у нас были сканы всех шестнадцати.

В понедельник переводчики взяли страницы в работу с одним правилом от Натальи: имена и названия мест пишем на украинском так же, как в переводах главных страниц, а новое имя согласовываем с нами до подписи. Во вторник нотариус заверил подписи переводчиков. В среду утром второй человек из отдела сверил каждый перевод со сканом буква в букву, и в 13:00 исправления по всем шестнадцати заявлениям были поданы. До конца срока оставалось два рабочих дня.

1. Среда, 16:40

   Решение об оставлении без движения в кабинете работодателя.

2. Четверг, день 1

   Решение исправлять, разговор с компанией, звонки всем 16 кандидатам.

3. Пятница, день 2

   Выходной в Бангладеш, трое едут ночными автобусами до Дакки.

4. Суббота и воскресенье

   Рабочие дни в Бангладеш: копии с оригиналов и сканы.

5. Понедельник, день 3

   Шестнадцать переводов с единым написанием имен.

6. Вторник, день 4

   Нотариус заверяет подписи переводчиков.

7. Среда, день 5

   Вторая сверка, исправления поданы в 13:00.

07 / Разрешения

Шестнадцать разрешений и календарь, в котором хватило запаса

Центр занятости принял исправления без новых вопросов, и в понедельник пятой недели в кабинете появились решения о выдаче всех шестнадцати разрешений. От плана мы отстали на три рабочих дня. Отказ после спора стоил бы месяц.

Дальше нужно было проверить, что эти три дня не задели ничего по цепочке. У первой группы была запись в консульство на шестой неделе, и ей нужны приглашения, заверенные копии разрешений и подтверждение жилья. Елена договорилась с компанией подписать приглашения в день выдачи разрешений, и пакеты первой группы успели. Срок в 90 дней на трудовые договоры начинался с даты выдачи разрешений, а договоры по календарю подписывались на двенадцатой неделе, задолго до его окончания.

Консульство группа прошла тремя записями: шесть, пять и пять человек. Перед каждой Ариф проверял пакет на визу D и еще раз проговаривал с людьми, что они будут рассказывать о работе. Визы для всех шестнадцати были готовы на десятой неделе, и билеты мы купили на одну дату.

• для паспортов Бангладеш копируем и переводим главную страницу и страницу с именами родителей и адресом;
• имена и названия мест пишем на украинском одинаково во всех переводах группы;
• кабинет работодателя после подачи проверяем дважды в день;
• срок на исправление считаем от дня обнародования решения, а цель ставим на два дня раньше.

08 / Приезд

Граница, общежитие и виды на жительство с переводом обеих страниц

Перед выездом Ариф провел с группой встречу по видеосвязи. Каждый собрал папку в ручную кладь: паспорт с визой, копия разрешения, приглашение, адрес общежития, телефон Арифа. Ариф разобрал вопросы, которые могут задать на границе: цель поездки, работодатель, должность, где будет жить человек.

Группа добралась самолетом до соседней с Украиной страны, пересекла сухопутную границу автобусом и в воскресенье вечером прибыла во Львовскую область. Ариф встретил людей и отвез в общежитие возле распределительного центра. Документы на общежитие для регистрации места проживания мы проверили еще до подачи на разрешения в рамках сопровождения проживания.

В понедельник компания подписала трудовые договоры с шестнадцатью людьми, копии мы подали в 10-дневный срок. Налоговые номера и банковские счета оформили за первую неделю. Для подачи на вид на временное проживание нужен паспорт с нотариальным переводом, и здесь снова пригодилась та среда: переводы обеих страниц уже были готовы, а имена в них совпадали до буквы. Миграционный партнер принял пакеты группами по четыре человека без исправлений.

На этом наша часть закончилась: обучение и распределение людей по зонам склада ведет компания. Документы группы мы ведем дальше в рамках миграционного сопровождения, а что в документах лежит на компании, описано на странице обязанностей работодателя.

09 / Итог

Семь рабочих дней, из которых понадобилось пять

Замечание

Копия и перевод страницы паспорта с именами родителей и адресом

Решение

Исправлять, а не спорить письмом

Исправление

За 5 рабочих дней из 7, для всех 16 заявлений

Разрешения

16 из 16, на три рабочих дня позже плана

Въезд

Вся группа в запланированную неделю

Заявление без движения еще не отказ, если в первый же день прочитать замечание, посчитать оба пути и выбрать тот, что быстрее ведет к разрешению. WORKIN берет на себя и этот выбор, и работу между двумя странами с разными выходными, поэтому компания узнает о замечании тогда, когда план исправления уже готов. Гарантия замены WORKIN действует не менее 6 месяцев с выхода работника на смену при соблюдении согласованных условий труда, оплаты и жилья, и подбор замены повторно не оплачивается. Как вести документы кандидатов из Бангладеш на длинном маршруте, разобрано в сценарии о трекере документов для завода гофротары, как отделить обязательные документы от лишних - в сценарии о документах из-за рубежа, а что делать, когда разрешения выданы, а посредник исчез, - в сценарии о зависших разрешениях. О самом документе - на странице разрешения на применение труда, о всем пути - «Как это работает». Больше - на страницах работников для логистики, работников склада и работников из Бангладеш.

10 / FAQ

Вопросы и ответы