Семьдесят два часа: как мы отпустили работника к матери и не оставили склад без человека

01 / Звонок

Вторник, 23:40: звонок из общежития склада

Во вторник в 23:40 телефон Шерзода высветил имя, которое поздно вечером на нем не появлялось никогда. Жасур, тридцатичетырехлетний комплектовщик из-под Каттакургана, за пять месяцев на складе ни разу не звонил после девяти. Говорил он тихо, чтобы не разбудить соседей по комнате, и по-узбекски, хотя обычно с Шерзодом переходил на русский. Час назад ему позвонила сестра: мать увезли в областную больницу в Самарканде, операцию на сердце назначили на понедельник, и врачи просят, чтобы рядом был кто-то из взрослых детей.

Жасур в семье старший сын. Отца не стало шесть лет назад, младший брат работает в Казахстане, сестра одна с тремя детьми. О деньгах и о том, кто займет его место, он не спрашивал. Он спрашивал о двух вещах: не останется ли за ним проблем с документами и сможет ли он когда-нибудь вернуться на этот склад.

Шерзод, наш менеджер по работе с работниками из Узбекистана и Таджикистана, ответил так же коротко. До пятницы все будет закрыто как положено, а дверь на склад за Жасуром никто не закрывает. Потом попросил его лечь спать, записал в заметки три слова: заявление, разрешение, резерв, и назначил на половину девятого утра звонок со складом.

Когда человек работает за три тысячи километров от дома, рано или поздно в его семье случается беда. Мы не знаем, когда именно, но с первого дня проекта держим для этого порядок действий, резерв из того же отбора и менеджера, который знает каждого работника по имени.

02 / Группа

Двадцать два комплектовщика и почему мы советовали Узбекистан

Эту группу мы привезли на склад пять месяцев назад. Склад открывал второй корпус и пришел в WORKIN с конкретной задачей: двадцать два комплектовщика за семь недель, люди с опытом складской работы, которые читают маркировку товаров и понимают руководителей с первого дня. Страну склад не называл. Кемаль, руководитель нашего отдела подбора, и Елена, которая ведет проекты с предприятиями, сравнили варианты по пяти признакам: язык, маршрут против даты открытия, опыт именно на складах, резерв кандидатов у партнеров и то, как люди будут жить группой.

Семь недель сразу отсекали визовые страны: маршрут через визу D занимает восемь-двенадцать недель. Среди безвизовых лучше всего сложилось в Узбекистане. Наш лицензированный партнер в Самарканде имел базу людей, которые по несколько сезонов работали на складах и оптовых рынках в Ташкенте и в Казахстане. В Самаркандской и Бухарской областях многие говорят по-русски, дома часто по-таджикски, а Шерзод говорит с людьми на обоих языках и на узбекском. Руководители склада говорят по-украински и по-русски, так что языкового барьера на старте быть не должно было. Безвизовый маршрут в четыре-семь недель укладывался в срок, и склад согласился с нашим предложением.

На отборе мы проверяли не только опыт. Маркировка и накладные на складе на украинском, поэтому каждый кандидат читал вслух артикулы и названия товаров на кириллице: младшие узбеки учились в школе на латинице, и для части из них это оказалось сложнее, чем казалось. Отобрали двадцать два основных кандидата и пятерых резервных. Резервные прошли то же собеседование и ту же проверку, получили тот же информационный лист и согласились, что в течение года их могут позвать на замену.

По договору WORKIN с партнером кандидаты ничего не платят за трудоустройство. Закон Узбекистана разрешает агентствам брать деньги с кандидатов, поэтому для нас это отдельное условие договора, и Шерзод проверял его в личном разговоре с каждым.

Задача склада

22 комплектовщика с опытом за семь недель

Почему Узбекистан

Опыт складов, русский с руководителями, безвизовый маршрут в срок

Отбор

Самарканд и Бухара, чтение маркировки на кириллице

Резерв

5 кандидатов того же отбора

Документы группы

Разрешения, трудовые договоры, виды на временное проживание

03 / План

Среда, 8:30: семьдесят два часа на одном листе

В половине девятого Шерзод собрал короткий видеозвонок. От склада подключились руководитель отдела кадров и главный бухгалтер, от WORKIN - Андрей, заместитель директора, который отвечает за операции и гарантию, и Наталья, руководитель отдела документов. Шерзод пересказал ночной разговор и назвал главную дату: в пятницу вечером Жасур должен сесть в автобус. Все, что должно было случиться до этого, расписали на общем листе за двадцать минут.

Первое правило такого плана - роли. Увольнение оформляет склад: Жасур его работник, приказ подписывает директор склада, расчет готовит бухгалтерия. Документы, связанные с тем, что Жасур иностранец, готовим мы: заявление об отзыве разрешения, копию приказа миграционному партнеру, дорогу домой. Замена тоже наша часть, и Андрей в то же утро сел сверять условия гарантии.

Склад согласился отпустить Жасура с той даты, о которой он просил. Руководитель отдела кадров сказала, что за пять месяцев к нему не было ни одного замечания, и попросила только об одном: чтобы человек уезжал спокойно, с расчетом на руках и уверенностью, что с документами все в порядке.

1. Среда, 8:30

   Звонок со складом: дата увольнения, роли, общий лист с дедлайнами.

2. Среда, 18:00

   Жасур пишет заявление об увольнении с датой, о которой просит. Шерзод переводит каждую строку на узбекский.

3. Четверг, до обеда

   Отдел кадров готовит проект приказа, Наталья - заявление об отзыве разрешения с той же датой.

4. Четверг, вечер

   Маршрут до Самарканда составлен, билеты куплены, документы объяснены на кухне общежития.

5. Пятница, 14:00

   Приказ, копия приказа, уведомление о начисленных суммах и расчет. Склад подписывает заявление по разрешению, WORKIN подает.

6. Пятница, 21:15

   Автобус. Шерзод на связи до границы и дальше до Самарканда.

04 / Документы

Три даты, которые должны совпасть до дня

Когда трудовой договор с иностранцем прекращается, закон о занятости обязывает работодателя обратиться об отзыве разрешения на применение труда. Разрешение выдано именно на Жасура и именно на этот склад, поэтому после увольнения его закрывают так же официально, как открывали. Решение об отзыве принимают в трехдневный срок. Заявление готовим мы, склад его подписывает, а подаем снова мы, чтобы у предприятия не было отдельной заботы в день, когда у него и так увольняется человек.

Больше всего времени Наталья потратила не на само заявление, а на даты. В заявлении Жасура, в приказе склада и в заявлении об отзыве разрешения должен стоять один и тот же последний день работы. Если в одном документе окажется дата написания заявления, а в другом дата приказа, расхождение потом придется объяснять. Поэтому перед подписью все три документа легли рядом на один экран, и Наталья сверила их строка за строкой.

Вторая деталь - язык. Приказ, уведомление о начисленных суммах и заявление написаны на украинском, а Жасур читает по-украински медленно и не все. В четверг вечером Шерзод приехал в общежитие и сел с ним на кухне над каждым листом: что значит строка, откуда взялась сумма, что подписывает склад и что подписывает он сам. Разговор занял сорок минут. Подписывать то, чего не понимаешь, человек не должен никогда, а тем более в день, когда мыслями он уже в больнице.

Копию приказа в пятницу получил миграционный партнер, который вел вид на временное проживание Жасура, чтобы закрыть свою часть сопровождения. Карточку Жасура из первого отбора мы не удалили, а переложили в отдельную папку возвращений: с отметкой, что человек уехал по семейным обстоятельствам, без единого замечания, и хочет вернуться.

05 / Дорога

Автобус в пятницу вечером и больница в Самарканде в воскресенье

Маршрут домой Шерзод составил с Жасуром в четверг, пока бухгалтерия считала расчет. Автобусом через сухопутный пункт пропуска в соседнюю страну, оттуда самолетом до Ташкента с одной пересадкой, а из Ташкента скоростным поездом до Самарканда. Билеты Жасур покупал сам, а Шерзод смотрел на другое: чтобы между автобусом и вылетом оставалось не меньше шести часов, чтобы пересадка не была впритык и чтобы в Ташкенте был более поздний поезд на случай задержки рейса.

Потом они вместе проверили, что должно лежать в кармане куртки, а не в чемодане в багажном отделении: загранпаспорт, вид на временное проживание, копия приказа об увольнении и телефон с заряженным пауэрбанком. Человека, который выезжает, на границе спрашивают редко. Но тот, кто знает, что покажет и что скажет, не нервничает из-за документов, а Жасуру и без того было из-за чего нервничать.

Сосед по комнате Рустам, земляк из того же района, помог собрать вещи и забрал ключ от шкафчика, чтобы отдать коменданту. Вся группа в пятницу знала, что Жасур едет к матери: Шерзод сам объяснил ребятам в общежитии, что увольнение оформлено по его заявлению, расчет получен, документы закрыты, а на его место приедет человек из того же отбора. Такие объяснения мы даем в пределах того, что работник разрешил рассказать, и никогда не оставляем группу гадать.

Автобус отправился в 21:15. Шерзод писал Жасуру на каждом этапе: после границы, на посадке, после пересадки. В воскресенье после обеда пришла фотография из коридора областной больницы в Самарканде: Жасур рядом с сестрой у двери палаты. В понедельник операция прошла хорошо, и в тот же вечер Шерзод переслал эту новость руководителю отдела кадров склада.

06 / Резерв

Ойбек из Гиждувана, которому звонили каждый месяц

Еще в среду, пока Жасур писал заявление, Андрей сверял условия гарантии. Гарантия замены WORKIN действует не менее 6 месяцев с выхода работника на смену при соблюдении согласованных условий труда, оплаты и жилья. Жасур работал пятый месяц. Ежемесячные проверки проекта показывали, что склад держит условия из договоров и информационных листов: оплата вовремя и в том размере, о котором договаривались, общежитие то же, что люди видели на фото до отъезда, а документы на него мы еще перед приездом группы проверили в рамках сопровождения проживания. Значит, подбор замены склад повторно не оплачивает.

Резерв из первого отбора не лежал в ящике. Раз в месяц Шерзод звонил каждому из пяти резервных кандидатов: готов ли еще ехать, не сменился ли паспорт, не нашел ли работу дома. К ноябрю двое из пяти отпали: один устроился на склад в Ташкенте, другой женился и решил пока не ехать. Первым в списке стоял Ойбек, двадцатидевятилетний комплектовщик из Гиждувана, который два года работал на распределительном складе в Ташкенте и на отборе прочитал все артикулы на кириллице без единой ошибки.

Шерзод позвонил ему в среду в шесть вечера, когда в Гиждуване было уже девять. Ойбек ответил после первого гудка: паспорт действует еще четыре года, а дома уже месяц спрашивают, когда его позовут. Руководитель отдела кадров склада посмотрела его карточку из первого отбора, запись собеседования и результат проверки и согласовала кандидатуру в тот же вечер, без нового собеседования.

Отдельно Шерзод объяснил Ойбеку, почему освободилось место: человек уехал к больной матери, а не из-за проблем на складе или в общежитии. Кандидату, который едет на замену, важно знать это до отъезда, а не услышать от соседей в первый вечер.

1. 01

   Подбор замены

   Повторно не оплачивается: замена в пределах гарантии, согласованные условия труда, оплаты и жилья соблюдены.

2. 02

   Государственный платеж

   За новое разрешение на Ойбека платит склад, по формуле закона в зависимости от срока разрешения.

3. 03

   Миграционный партнер

   Услуги по документам Ойбека после приезда оплачивает склад.

4. 04

   Перелет и быт

   Дорогу Ойбека и его место в общежитии оплачивает склад, как и для всей группы.

07 / Новое разрешение

Двадцать четыре дня от звонка до первого дня на складе

Разрешение Жасура Ойбеку не подходило: разрешение выдают на конкретного иностранца, поэтому на замену оформляют новое. Пакет Наталья собрала по перечню, который мы уже проходили со всей группой: заявление по установленной форме, копии страниц паспорта с персональными данными с заверенным переводом на украинский, цветное фото 3,5 х 4,5 см, проект трудового договора, заверенный складом, и документ об оплате. Документы самого склада для подачи уже были собраны по чек-листу, так что заново ничего не искали.

Самой долгой частью был перевод: представитель партнера в Бухаре записал Ойбека к нотариусу на утро четверга, чтобы перевод страниц паспорта сделали и заверили за один визит. Там же Ойбек сфотографировался и подписал договор с кандидатом вместе с обновленным информационным листом: та же должность и та же оплата, что в договорах группы, адрес общежития, телефон Шерзода и перечень документов, которые нужно иметь при себе. В пятницу сканы были у Натальи, а в понедельник склад заверил проект трудового договора.

Заявление подали на восьмой день. Закон дает до семи рабочих дней на решение о выдаче разрешения, решение пришло на пятый. Гражданам Узбекистана виза не нужна, поэтому Ойбек купил билет: самолетом до соседней страны, дальше автобусом через сухопутную границу. Перед дорогой Шерзод провел с ним отдельный разговор о безвизовом въезде: цель поездки называем как есть, работа по оформленному разрешению, а копия разрешения, приглашение склада и подтверждение жилья лежат в папке на руках, а не только в телефоне.

Ойбек прибыл на двадцать второй день. Шерзод встретил его на автовокзале в Киеве и отвез в общежитие, где его ждали застеленная кровать и Рустам, который пообещал показать, что где. На следующий день склад подписал с Ойбеком трудовой договор, заверенную копию мы подали в 10-дневный срок, а миграционный партнер записал его на подачу документов на вид на временное проживание по тому же адресу, что и остальную группу. На двадцать четвертый день Ойбек вышел на склад.

1. День 1

   Сверка гарантии, звонок Ойбеку, склад согласовывает кандидата по карточке первого отбора.

2. День 2-3

   Нотариальный перевод страниц паспорта в Бухаре, фото, договор с кандидатом и информационный лист.

3. День 6

   Склад заверяет проект трудового договора и готовит документ об оплате.

4. День 8

   Подача заявления на новое разрешение.

5. День 15

   Решение о выдаче разрешения на пятый рабочий день, билет.

6. День 22

   Ойбек прибывает, встреча на автовокзале, общежитие.

7. День 23-24

   Трудовой договор, копия в срок, запись на подачу на вид на временное проживание, первый день на складе.

08 / Возвращение

Февральское сообщение: матери лучше, можно обратно

Всю зиму Шерзод раз в несколько недель писал Жасуру, как мать. В феврале Жасур написал сам: мать ходит, сестра справится, и он хотел бы вернуться на тот же склад. Шерзод передал это Елене, а Елена - складу. Ответ пришел за день: весной начинается строительный сезон, склад как раз планировал усилить второй корпус и был готов взять Жасура двадцать третьим комплектовщиком, не забирая места у Ойбека.

Возвращение - это не продолжение старой истории, а новый маршрут. Прежнее разрешение отозвано после увольнения, поэтому склад снова подает заявление на разрешение, с новым проектом трудового договора и тем же перечнем документов. Здесь пригодилась ноябрьская аккуратность: в заявлении об увольнении, приказе и заявлении об отзыве стояла одна дата, карточка Жасура лежала в папке возвращений с отметкой о причине отъезда, объяснять ничего не пришлось, и нового собеседования склад не требовал.

Дорогу Жасур уже знал, но информационный лист получил новый, с датами нового договора, и так же прошел с Шерзодом разговор о границе: цель поездки, копия разрешения, приглашение, адрес жилья. Решение о выдаче разрешения пришло в пределах семи рабочих дней, а в середине марта Жасур прибыл на тот же автовокзал. Первым, кто пожал ему руку в общежитии, был Ойбек.

Дальше все как в первой волне: трудовой договор, заверенная копия в 10-дневный срок, подача на вид на временное проживание и регистрация места проживания по адресу общежития, которые миграционный партнер ведет в рамках нашего миграционного сопровождения.

Разрешение

Новое, потому что прежнее отозвано после увольнения

Отбор

Без нового собеседования, по карточке из папки возвращений

Договор

Новый трудовой договор, копия в 10-дневный срок

Въезд

Безвизовый, с копией разрешения, приглашением и адресом жилья

Место

Двадцать третий комплектовщик, Ойбек остается

09 / Итог

Правильно отпустить, быстро заменить, спокойно вернуть

• за 72 часа: заявление об увольнении с датой, приказ и расчет в день увольнения, заявление об отзыве разрешения с той же датой;
• каждый документ перед подписью объяснен Жасуру на узбекском;
• дорога домой с запасом между этапами и документами в кармане, менеджер на связи до Самарканда;
• замена из резерва того же отбора: от звонка Ойбеку до первого дня на складе 24 дня, подбор повторно не оплачивался;
• через четыре месяца Жасур вернулся новым маршрутом: новое разрешение, новый договор, новая подача на вид на временное проживание.

Когда в семье работника случается беда, склад не должен выбирать между человечностью и пустым местом. Документы, дорогу и замену мы берем на себя, чтобы предприятие могло просто отпустить человека, а человек - спокойно уехать и, если захочет, вернуться. Как закрывать несколько отъездов подряд и ставить замены из резерва, разобрано в сценарии о гарантийных заменах на кабельном заводе, а как готовить документы к поездке домой посреди договора - в сценарии о поездке строителей на праздник. Что по разрешениям лежит на предприятии, описано на странице обязанностей работодателя, весь путь работника - на странице «Как это работает». Больше - на страницах работников для логистики, работников склада из-за рубежа, работников из Узбекистана и о подборе персонала.

10 / FAQ

Вопросы и ответы