Сімдесят дві години: як ми відпустили працівника до матері і не залишили склад без людини

01 / Дзвінок

Вівторок, 23:40: дзвінок з гуртожитку складу

У вівторок о 23:40 телефон Шерзода засвітився ім'ям, яке пізно ввечері на ньому не з'являлося ніколи. Жасур, тридцятичотирирічний комплектувальник з-під Каттакургана, за п'ять місяців на складі жодного разу не дзвонив після дев'ятої. Говорив він тихо, щоб не розбудити сусідів по кімнаті, і узбецькою, хоча зазвичай із Шерзодом переходив на російську. Годину тому йому подзвонила сестра: матір забрали в обласну лікарню в Самарканді, операцію на серці призначили на понеділок, і лікарі просять, щоб поруч був хтось із дорослих дітей.

Жасур у родині старший син. Батька не стало шість років тому, молодший брат працює в Казахстані, сестра сама з трьома дітьми. Про гроші і про те, хто займе його місце, він не питав. Він питав про дві речі: чи не залишиться за ним проблем з документами і чи зможе він колись повернутися на цей склад.

Шерзод, наш менеджер з роботи з працівниками з Узбекистану і Таджикистану, відповів так само коротко. До п'ятниці все буде закрито так, як належить, а двері на склад за Жасуром ніхто не зачиняє. Потім попросив його лягти спати, записав у нотатки три слова: заява, дозвіл, резерв, і призначив на пів на дев'яту ранку дзвінок зі складом.

Коли людина працює за три тисячі кілометрів від дому, рано чи пізно в її родині трапляється біда. Ми не знаємо, коли саме, але з першого дня проєкту тримаємо для цього порядок дій, резерв з того самого відбору і менеджера, який знає кожного працівника на ім'я.

02 / Група

Двадцять два комплектувальники і чому ми радили Узбекистан

Цю групу ми привезли на склад п'ять місяців тому. Склад відкривав другий корпус і прийшов до WORKIN з конкретною задачею: двадцять два комплектувальники за сім тижнів, люди з досвідом складської роботи, які читають маркування товарів і розуміють керівників з першого дня. Країну склад не називав. Кемаль, керівник нашого відділу підбору, і Олена, яка веде проєкти з підприємствами, порівняли варіанти за п'ятьма ознаками: мова, маршрут проти дати відкриття, досвід саме на складах, резерв кандидатів у партнерів і те, як люди житимуть групою.

Сім тижнів одразу відсікали візові країни: маршрут через візу D займає вісім-дванадцять тижнів. Серед безвізових найкраще склалося в Узбекистані. Наш ліцензований партнер у Самарканді мав базу людей, які по кілька сезонів працювали на складах і оптових ринках у Ташкенті та в Казахстані. У Самаркандській і Бухарській областях багато хто говорить російською, вдома часто таджицькою, а Шерзод говорить з людьми обома мовами і узбецькою. Керівники складу говорять українською і російською, тож мовного бар'єра на старті не мало бути. Безвізовий маршрут у чотири-сім тижнів вкладався в строк, і склад погодився з нашою пропозицією.

На відборі ми перевіряли не лише досвід. Маркування і накладні на складі українською, тому кожен кандидат читав уголос артикули і назви товарів кирилицею: молодші узбеки вчилися в школі латиницею, і для частини з них це виявилося складніше, ніж здавалося. Відібрали двадцять два основні кандидати і п'ятьох резервних. Резервні пройшли ту саму співбесіду і ту саму перевірку, отримали той самий інформаційний лист і погодилися, що протягом року їх можуть покликати на заміну.

За договором WORKIN з партнером кандидати нічого не платять за працевлаштування. Закон Узбекистану дозволяє агентствам брати гроші з кандидатів, тому для нас це окрема умова договору, і Шерзод перевіряв її в особистій розмові з кожним.

Задача складу

22 комплектувальники з досвідом за сім тижнів

Чому Узбекистан

Досвід складів, російська з керівниками, безвізовий маршрут у строк

Відбір

Самарканд і Бухара, читання маркування кирилицею

Резерв

5 кандидатів того самого відбору

Документи групи

Дозволи, трудові договори, посвідки на тимчасове проживання

03 / План

Середа, 8:30: сімдесят дві години на одному аркуші

О пів на дев'яту Шерзод зібрав короткий відеодзвінок. Від складу приєдналися керівниця відділу кадрів і головна бухгалтерка, від WORKIN - Андрій, заступник директора, який відповідає за операції і гарантію, і Наталія, керівниця відділу документів. Шерзод переказав нічну розмову і назвав головну дату: у п'ятницю ввечері Жасур має сісти в автобус. Усе, що мало статися до цього, розписали на спільному аркуші за двадцять хвилин.

Перше правило такого плану - ролі. Звільнення оформлює склад: Жасур його працівник, наказ підписує директор складу, розрахунок готує бухгалтерія. Документи, пов'язані з тим, що Жасур іноземець, готуємо ми: заяву про відкликання дозволу, копію наказу міграційному партнеру, дорогу додому. Заміна теж наша частина, і Андрій того ж ранку сів звіряти умови гарантії.

Склад погодився відпустити Жасура з тієї дати, про яку він просив. Керівниця кадрів сказала, що за п'ять місяців до нього не було жодного зауваження, і попросила тільки одного: щоб людина їхала спокійно, з розрахунком на руках і певністю, що з документами все гаразд.

1. Середа, 8:30

   Дзвінок зі складом: дата звільнення, ролі, спільний аркуш з дедлайнами.

2. Середа, 18:00

   Жасур пише заяву про звільнення з датою, про яку просить. Шерзод перекладає кожен рядок узбецькою.

3. Четвер, до обіду

   Відділ кадрів готує проєкт наказу, Наталія - заяву про відкликання дозволу з тією самою датою.

4. Четвер, вечір

   Маршрут до Самарканда складено, квитки куплено, документи пояснено на кухні гуртожитку.

5. П'ятниця, 14:00

   Наказ, копія наказу, повідомлення про нараховані суми і розрахунок. Склад підписує заяву щодо дозволу, WORKIN подає.

6. П'ятниця, 21:15

   Автобус. Шерзод на зв'язку до кордону і далі до Самарканда.

04 / Документи

Три дати, які мають збігтися до дня

Коли трудовий договір з іноземцем припиняється, закон про зайнятість зобов'язує роботодавця звернутися по відкликання дозволу на застосування праці. Дозвіл виданий саме на Жасура і саме на цей склад, тож після звільнення його закривають так само офіційно, як відкривали. Рішення про відкликання приймають у триденний строк. Заяву готуємо ми, склад її підписує, а подаємо знову ми, щоб у підприємства не було окремого клопоту в день, коли в нього і так звільняється людина.

Найбільше часу Наталія витратила не на саму заяву, а на дати. У заяві Жасура, в наказі складу і в заяві про відкликання дозволу має стояти той самий останній день роботи. Якщо в одному документі опиниться дата написання заяви, а в іншому дата наказу, розбіжність потім доведеться пояснювати. Тому перед підписом усі три документи лягли поруч на один екран, і Наталія звірила їх рядок за рядком.

Друга деталь - мова. Наказ, повідомлення про нараховані суми і заява написані українською, а Жасур читає українською повільно і не все. У четвер увечері Шерзод приїхав у гуртожиток і сів з ним на кухні над кожним аркушем: що означає рядок, звідки взялася сума, що підписує склад і що підписує він сам. Розмова забрала сорок хвилин. Підписувати те, чого не розумієш, людина не повинна ніколи, а тим паче в день, коли думками вона вже в лікарні.

Копію наказу в п'ятницю отримав міграційний партнер, який вів посвідку Жасура, щоб закрити свою частину супроводу. Картку Жасура з першого відбору ми не видалили, а переклали в окрему папку повернень: з позначкою, що людина виїхала за сімейними обставинами, без жодних зауважень, і хоче повернутися.

05 / Дорога

Автобус у п'ятницю ввечері і лікарня в Самарканді в неділю

Маршрут додому Шерзод склав з Жасуром у четвер, поки бухгалтерія рахувала розрахунок. Автобусом через сухопутний пункт пропуску до сусідньої країни, звідти літаком до Ташкента з однією пересадкою, а з Ташкента швидкісним потягом до Самарканда. Квитки Жасур купував сам, а Шерзод дивився на інше: щоб між автобусом і вильотом лишалося не менше шести годин, щоб пересадка не була впритул і щоб у Ташкенті був пізніший потяг на випадок затримки рейсу.

Потім вони разом перевірили, що має лежати в кишені куртки, а не у валізі в багажному відділенні: закордонний паспорт, посвідка на тимчасове проживання, копія наказу про звільнення і телефон з зарядженим павербанком. Людину, яка виїжджає, на кордоні питають рідко. Але той, хто знає, що покаже і що скаже, не нервує через документи, а Жасур і без того мав про що нервувати.

Сусід по кімнаті Рустам, земляк з того самого району, допоміг скласти речі і забрав ключ від шафки, щоб віддати коменданту. Уся група в п'ятницю знала, що Жасур їде до матері: Шерзод сам пояснив хлопцям у гуртожитку, що звільнення оформлене за його заявою, розрахунок отриманий, документи закрито, а на його місце приїде людина з того самого відбору. Такі пояснення ми даємо в межах того, що працівник дозволив розповісти, і ніколи не залишаємо групу гадати.

Автобус рушив о 21:15. Шерзод писав Жасуру на кожному етапі: після кордону, на посадці, після пересадки. У неділю по обіді прийшла фотографія з коридору обласної лікарні в Самарканді: Жасур поруч із сестрою біля дверей палати. У понеділок операція пройшла добре, і того ж вечора Шерзод переслав цю новину керівниці кадрів складу.

06 / Резерв

Ойбек з Гіждувана, якому дзвонили щомісяця

Ще в середу, поки Жасур писав заяву, Андрій звіряв умови гарантії. Гарантія заміни WORKIN діє не менше 6 місяців з виходу працівника на зміну за дотримання погоджених умов праці, оплати і житла. Жасур працював п'ятий місяць. Щомісячні перевірки проєкту показували, що склад тримає умови з договорів і інформаційних листів: оплата вчасно і в тому розмірі, про який домовлялися, гуртожиток той самий, що люди бачили на фото до виїзду, а документи на нього ми ще перед приїздом групи перевірили в межах супроводу проживання. Отже, підбір заміни складу повторно не оплачується.

Резерв з першого відбору не лежав у шухляді. Раз на місяць Шерзод дзвонив кожному з п'яти резервних кандидатів: чи досі готовий їхати, чи не змінився паспорт, чи не знайшов роботу вдома. На листопад двоє з п'яти відпали: один влаштувався на склад у Ташкенті, другий одружився і вирішив поки не їхати. Першим у списку стояв Ойбек, двадцятидев'ятирічний комплектувальник з Гіждувана, який два роки працював на розподільчому складі в Ташкенті і на відборі прочитав усі артикули кирилицею без жодної помилки.

Шерзод подзвонив йому в середу о шостій вечора, коли в Гіждувані була вже дев'ята. Ойбек відповів після першого гудка: паспорт чинний ще чотири роки, а вдома вже місяць питають, коли його покличуть. Керівниця кадрів складу подивилася його картку з першого відбору, запис співбесіди і результат перевірки і погодила кандидатуру того ж вечора, без нової співбесіди.

Окремо Шерзод пояснив Ойбеку, чому звільнилося місце: людина поїхала до хворої матері, а не через проблеми на складі чи в гуртожитку. Кандидату, який їде на заміну, важливо знати це до виїзду, а не почути від сусідів у перший вечір.

1. 01

   Підбір заміни

   Не оплачується повторно: заміна в межах гарантії, погоджені умови праці, оплати і житла дотримано.

2. 02

   Державний платіж

   За новий дозвіл на Ойбека платить склад, за формулою закону залежно від строку дозволу.

3. 03

   Міграційний партнер

   Послуги з документів Ойбека після приїзду оплачує склад.

4. 04

   Переліт і побут

   Дорогу Ойбека і його місце в гуртожитку оплачує склад, як і для всієї групи.

07 / Новий дозвіл

Двадцять чотири дні від дзвінка до першого дня на складі

Дозвіл Жасура Ойбеку не підходив: дозвіл видають на конкретного іноземця, тож на заміну оформлюють новий. Пакет Наталія зібрала за переліком, який ми вже проходили з усією групою: заява за встановленою формою, копії сторінок паспорта з персональними даними із засвідченим перекладом українською, кольорове фото 3,5 х 4,5 см, проєкт трудового договору, засвідчений складом, і документ про оплату. Документи самого складу для подання вже були зібрані за чек-листом, тож знову нічого не шукали.

Найдовшою частиною був переклад: представник партнера в Бухарі записав Ойбека до нотаріуса на ранок четверга, щоб переклад сторінок паспорта зробили і засвідчили за один візит. Там же Ойбек сфотографувався і підписав договір з кандидатом разом з оновленим інформаційним листом: та сама посада і та сама оплата, що в договорах групи, адреса гуртожитку, телефон Шерзода і перелік документів, які треба мати при собі. У п'ятницю скани були в Наталії, а в понеділок склад засвідчив проєкт трудового договору.

Заяву подали на восьмий день. Закон дає до семи робочих днів на рішення про видачу дозволу, рішення прийшло на п'ятий. Громадянам Узбекистану віза не потрібна, тож Ойбек купив квиток: літаком до сусідньої країни, далі автобусом через сухопутний кордон. Перед дорогою Шерзод провів з ним окрему розмову про безвізовий в'їзд: мету поїздки називаємо як є, робота за оформленим дозволом, а копія дозволу, запрошення складу і підтвердження житла лежать у папці на руках, а не лише в телефоні.

Ойбек прибув на двадцять другий день. Шерзод зустрів його на автовокзалі в Києві і відвіз у гуртожиток, де на нього чекали застелене ліжко і Рустам, який пообіцяв показати, де що. Наступного дня склад підписав з Ойбеком трудовий договір, засвідчену копію ми подали в 10-денний строк, а міграційний партнер записав його на подання документів на посвідку на тимчасове проживання за тією самою адресою, що й решту групи. На двадцять четвертий день Ойбек вийшов на склад.

1. День 1

   Звірка гарантії, дзвінок Ойбеку, склад погоджує кандидата за карткою першого відбору.

2. День 2-3

   Нотаріальний переклад сторінок паспорта в Бухарі, фото, договір з кандидатом і інформаційний лист.

3. День 6

   Склад засвідчує проєкт трудового договору і готує документ про оплату.

4. День 8

   Подання заяви на новий дозвіл.

5. День 15

   Рішення про видачу дозволу на п'ятий робочий день, квиток.

6. День 22

   Ойбек прибуває, зустріч на автовокзалі, гуртожиток.

7. День 23-24

   Трудовий договір, копія в строк, запис на подання на посвідку, перший день на складі.

08 / Повернення

Лютневе повідомлення: матері краще, можна назад

Усю зиму Шерзод раз на кілька тижнів писав Жасуру, як мати. У лютому Жасур написав сам: мати ходить, сестра впорається, і він хотів би повернутися на той самий склад. Шерзод передав це Олені, а Олена - складу. Відповідь прийшла за день: навесні починається будівельний сезон, склад саме планував посилити другий корпус і був готовий взяти Жасура двадцять третім комплектувальником, не забираючи місця в Ойбека.

Повернення - це не продовження старої історії, а новий маршрут. Попередній дозвіл відкликано після звільнення, тож склад знову подає заяву на дозвіл, з новим проєктом трудового договору і тим самим переліком документів. Тут знадобилася листопадова акуратність: у заяві про звільнення, наказі і заяві про відкликання стояла одна дата, картка Жасура лежала в папці повернень з позначкою про причину виїзду, пояснювати нічого не довелося, і нової співбесіди склад не вимагав.

Дорогу Жасур уже знав, але інформаційний лист отримав новий, з датами нового договору, і так само пройшов із Шерзодом розмову про кордон: мета поїздки, копія дозволу, запрошення, адреса житла. Рішення про видачу дозволу прийшло в межах семи робочих днів, а в середині березня Жасур прибув на той самий автовокзал. Першим, хто потиснув йому руку в гуртожитку, був Ойбек.

Далі все як у першій хвилі: трудовий договір, засвідчена копія в 10-денний строк, подання на посвідку і реєстрація місця проживання за адресою гуртожитку, які міграційний партнер веде в межах нашого міграційного супроводу.

Дозвіл

Новий, бо попередній відкликано після звільнення

Відбір

Без нової співбесіди, за карткою з папки повернень

Договір

Новий трудовий договір, копія в 10-денний строк

В'їзд

Безвізовий, з копією дозволу, запрошенням і адресою житла

Місце

Двадцять третій комплектувальник, Ойбек залишається

09 / Підсумок

Правильно відпустити, швидко замінити, спокійно повернути

• за 72 години: заява про звільнення з датою, наказ і розрахунок у день звільнення, заява про відкликання дозволу з тією самою датою;
• кожен документ перед підписом пояснено Жасуру узбецькою;
• дорога додому з запасом між етапами і документами в кишені, менеджер на зв'язку до Самарканда;
• заміна з резерву того самого відбору: від дзвінка Ойбеку до першого дня на складі 24 дні, підбір повторно не оплачувався;
• через чотири місяці Жасур повернувся новим маршрутом: новий дозвіл, новий договір, нове подання на посвідку.

Коли в родині працівника трапляється біда, склад не мусить вибирати між людяністю і порожнім місцем. Документи, дорогу і заміну ми беремо на себе, щоб підприємство могло просто відпустити людину, а людина - спокійно поїхати і, якщо захоче, повернутися. Як закривати кілька виїздів поспіль і ставити заміни з резерву, розібрано в сценарії про гарантійні заміни на кабельному заводі, а як готувати документи до поїздки додому посеред договору - у сценарії про поїздку будівельників на свято. Що з дозволами лежить на підприємстві, описано на сторінці обов'язків роботодавця, весь шлях працівника - на сторінці «Як це працює». Більше - на сторінках працівників для логістики, працівників складу з-за кордону, працівників з Узбекистану і про підбір персоналу.

10 / FAQ

Питання і відповіді