Четверо поїхали, четверо приїхали: як ми закриваємо місця за гарантією заміни

01 / Звернення

Чотири заяви за п'ять місяців і одне питання заводу

Двадцять чотири оператори ліній з Індії вийшли на кабельний завод навесні. Ми підбирали їх за профілем, який дав завод: досвід на виробничих лініях, базова англійська, готовність до договору на рік. Документи оформили до виходу на зміну, і п'ять місяців усе йшло спокійно.

Потім за три тижні прийшли чотири заяви. Директор з персоналу переслав їх нам з коротким питанням: хто стане на ці місця, коли, і чи доведеться заводу знову платити за підбір. Завод пам'ятав пункт договору про гарантію, але ніколи ще ним не користувався.

Андрій, заступник директора WORKIN, відповів того ж дня: гарантія діє, підбір замін повторно не оплачується, але спершу ми зробимо три речі. Поговоримо з кожним, хто їде. Звіримо погоджені умови праці, оплати і житла. І закриємо документи тих, хто виїжджає, так, щоб за ними не залишилося хвостів. Тільки після цього - заміни.

Порядок, строки і кількість замін ми фіксуємо в договорі ще до старту проєкту, тому розмова з заводом не почалася з суперечки. Як виглядає такий пункт, можна подивитися на сторінці договору з WORKIN.

Гарантія починається не з пошуку нової людини, а з розмови з тією, що їде.

02 / Розмови

Спершу з'ясовуємо причину, а не шукаємо винних

Раджеш, наш менеджер з роботи з працівниками з Індії, поговорив з кожним з чотирьох окремо і на гінді. Мета розмови проста: зрозуміти, чи причина особиста, чи за нею стоїть щось, що зачепить і решту групи. Людина, яка пише в заяві «сімейні обставини», не завжди скаже справжню причину відділу кадрів, але своєю мовою і людині з WORKIN зазвичай скаже.

Цього разу всі чотири причини виявилися особистими. Жодна не стосувалася житла, оплати чи умов, про які домовлялися до виїзду. Раджеш також поговорив з кількома людьми з тих самих кімнат і змін: ніхто більше не збирався їхати, і група сприйняла новини спокійно.

Для Санджая розмова була особливо важливою: він соромився казати про здоров'я і хотів поїхати тихо. Раджеш пояснив, що дата виїзду може бути будь-якою зручною для нього, а документи ми закриємо самі. Вікас і Прадіп попросили залишити їхні контакти: якщо обставини зміняться, вони хотіли б повернутися на завод, і ми внесли їх у запас наступного набору.

03 / Умови гарантії

Звіряємо погоджені умови до того, як запустити заміну

Гарантія заміни WORKIN діє не менше 6 місяців з виходу працівника на зміну за умови, що підприємство дотримується погоджених умов праці, оплати і житла. Це не формальність: якщо людина їде через те, що умови змінилися, нова людина поїде з тієї ж причини, і заміна нічого не вирішить.

Тому Андрій звірив інформаційний лист, який кожен працівник підписав до виїзду, з тим, що є зараз: посада і оплата в договорах, розрахункові листи за останні місяці, адреса і тип житла. Житло ми перевірили на місці: той самий гуртожиток, та сама кількість людей у кімнатах, що і в погоджених умовах. Розбіжностей не знайшли, і завод отримав письмове підтвердження, що всі чотири заміни йдуть за гарантією.

1. 01

   Праця

   Посада в договорі та сама, що в дозволі і в інформаційному листі кандидата.

2. 02

   Оплата

   Розрахункові листи відповідають погодженій оплаті, без нових утримань.

3. 03

   Житло

   Адреса, тип житла і кількість людей у кімнаті як у погоджених умовах.

4. 04

   Строк

   Від виходу на зміну минуло менше 6 місяців, заява за власним бажанням.

04 / Виїзд

Закрити документи тих, хто їде, без хвостів для заводу

Коли іноземець припиняє роботу, у роботодавця з'являються свої обов'язки. Закон про зайнятість прямо вимагає звернутися про скасування дозволу на застосування праці, якщо трудовий договір припинено. Звільнення і розрахунок - справа відділу кадрів заводу, а ми готуємо все, що стосується дозволу, дороги і документів людини.

Вікасу треба було їхати через тиждень. Ми погодили з заводом дату, в яку договір припиняється, підготували звернення про скасування дозволу і склали для Вікаса маршрут додому з квитком на найближчий рейс. Раджеш пояснив йому, що паспорт і картку посвідки треба мати при собі аж до вильоту, і нагадав, куди писати, якщо на кордоні будуть питання.

Для трьох інших ми зробили те саме, тільки без поспіху. Кожному дали дату, до якої вони працюють, і дату виїзду. Для заводу залишилася одна папка на кожного: копія припинення договору, звернення про скасування дозволу, відмітка про виїзд. Як ми закриваємо документи при терміновому виїзді, докладно розібрано в сценарії про термінований виїзд працівника.

1. День заяви

   Розмова з Раджешем, причина і дата виїзду, повідомлення заводу.

2. Тиждень до виїзду

   Дата припинення договору, маршрут і квиток, перелік документів з собою.

3. Останній робочий день

   Договір припинено, звернення про скасування дозволу підготовлено до подання.

4. День виїзду

   Людина на зв'язку до посадки. Відмітку про виїзд додаємо в папку.

05 / Запас

Кандидати, які пройшли відбір ще пів року тому

Для кожного проєкту ми тримаємо запас кандидатів з першого відбору: людей, які пройшли співбесіду і перевірку, але не поїхали, бо місця закінчилися. Для кабельного заводу таких було шестеро. Раджеш подзвонив кожному: четверо ще шукали роботу за кордоном і погодилися, двоє вже влаштувалися вдома.

Перевірку ми повторили, бо за пів року в людей змінюються обставини і документи. Паспорти всіх чотирьох діяли з запасом на рік договору, у двох довідки про несудимість ще були свіжі, двом іншим ми замовили нові одразу, бо за нашим чек-листом на довідку з апостилем іде від чотирьох до шести тижнів. Відеоспівбесіду з начальником цеху провели ще раз: завод має право бачити, кого ставить на місце. Кожному з чотирьох Раджеш надіслав оновлений інформаційний лист: та сама посада, та сама оплата, той самий гуртожиток, нова дата виїзду. Кандидати підписали його ще до подання на дозволи і підтвердили, що з них не брали грошей за працевлаштування.

У запасі

6 кандидатів з першого відбору, 4 погодилися

Паспорти

Діють з запасом на весь строк договору

Довідки

У двох готові, двом замовили одразу після згоди

Співбесіда

Повторна відеорозмова з начальником цеху

Кандидати із запасу знають проєкт: вони вже бачили інформаційний лист, знають, де завод і яке житло. Тому розмова з ними займає не тиждень, а день. Як ми вибудовуємо такий запас з першого дня, описано на сторінці підбору персоналу.

06 / Нові дозволи

Дозвіл не переходить до іншої людини

Завод спершу запитав, чи можна переписати дозволи тих, хто поїхав, на нових людей. Не можна: дозвіл видається на конкретного іноземця, і на кожну заміну подаємо нову заяву з копією паспорта, перекладом, фото і проєктом договору. Рішення про видачу ухвалюють до семи робочих днів.

Підбір замін за гарантією завод не оплачує. Державні платежі, послуги міграційного партнера, переліт і побут нових працівників оплачує підприємство, як і для першої групи, і ми показали ці суми окремим рядком ще до подання. Плату за дозвіл завод вносить зі свого рахунку, інакше заяву залишать без руху. Окремо ми перевірили, чи не змінилися за пів року назви посад у штатному розписі заводу: нові дозволи мають відповідати поточному штатному розпису. Назви не змінилися, і заяви пішли з тими самими посадами, що в першої групи.

Для громадян Індії після дозволу йде консульський етап: запис, біометрія, страховка і пакет на візу D. Документи в запасних кандидатів були майже готові, тому весь шлях від згоди до в'їзду зайняв вісім тижнів для перших двох і десять для тих, хто чекав на довідки.

07 / Передача

Четверо нових операторів і документи до першої зміни

1. Тиждень 1

   Згода кандидатів, повторна співбесіда, заяви на дозволи.

2. Тиждень 2-3

   Дозволи видано, пакети на візу D, записи в консульство.

3. Тиждень 8

   Перші двоє в'їжджають, договори в перші дні, копії в 10-денний строк.

4. Тиждень 10

   Ще двоє після довідок. Податкові номери, рахунки, заяви на посвідки.

5. Передача

   Кожен виходить у зміну з документами в порядку і датами в реєстрі.

Нових операторів ми поселили в той самий гуртожиток, у ті самі кімнати, звідки поїхали попередні. Перед виїздом Раджеш познайомив новачків з двома операторами з групи через відеодзвінок: хто зустріне, як доїхати від вокзалу, що взяти з собою. Для людини, яка їде на місце того, хто поїхав, це знімає зайві питання ще до в'їзду. Адреса вже була перевірена, тож документи для посвідки на тимчасове проживання і реєстрації місця проживання пішли без затримок. Далі документи всієї групи ведемо в межах міграційного супроводу, а що з цього обов'язок заводу, описано на сторінці обов'язків роботодавця.

08 / Підсумок

Чотири місця закрито без повторної оплати підбору

Причини

Усі чотири особисті, умови проєкту дотримано

Документи тих, хто поїхав

Договори припинено, звернення про скасування дозволів подано

Заміни

Четверо кандидатів із запасу першого відбору

Строки

8-10 тижнів від згоди до виходу в зміну

Оплата підбору

Не оплачувалася повторно, за гарантією

Для WORKIN немає нерозв'язних задач, коли людина їде: ми з'ясовуємо причину, закриваємо документи і ставимо на місце кандидата, якого вже знаємо. Гарантія заміни WORKIN діє не менше 6 місяців з виходу працівника на зміну за дотримання погоджених умов праці, оплати і житла, а порядок замін записано в договорі до старту. Що робити, якщо кандидат зникає ще до приїзду, розібрано в сценарії про неявку після дозволу. Витрати на заміни можна заздалегідь закласти в калькуляторі. Більше про такі проєкти - на сторінках працівників для виробництва і працівників з Індії.

09 / FAQ

Питання і відповіді