Дозволи є, трьох людей немає: як група поїхала вчасно, а заміна наздогнала її за два тижні

01 / Дванадцять днів до виїзду

Вечірній дзвінок з Істаравшана

У четвер о 21:40 Шерзоду Рахімову, нашому менеджеру з роботи з працівниками з Таджикистану, подзвонив Сухроб. Двадцять дев'ять років, пакувальник, який чотири роки працював на складі оптової бази в Худжанді, один з двадцяти людей, на яких тиждень тому видали дозволи на застосування праці. Він говорив таджицькою і тихо, ніби вийшов на подвір'я, щоб не чули вдома. У їхньому районі відкрився новий цех, його кличуть старшим на склад, а мати, яка живе сама, попросила залишитися. Сухроб двічі перепросив і сказав, що не хотів дзвонити в останній день.

Шерзод подякував йому за чесність і за те, що він подзвонив сам, а не просто не прийшов. Потім відкрив таблицю готовності групи і поставив позначку: одне місце з двадцяти вільне, причина - робота вдома, рішення остаточне. Наступного ранку позначок стало дві. Ще через два дні - три.

Ця історія не про те, що люди підводять. Чоловік, який уперше їде працювати за кордон, вирішує разом з родиною, а життя вдома не зупиняється на час оформлення. Історія про те, як три відмови за тиждень до виїзду не зсунули старт для сімнадцяти інших: для цього в проєкті з першого дня були контрольні точки готовності і резерв з готовими документами.

Кандидат, який відмовляється за дванадцять днів до виїзду, - це задача на тиждень. Кандидат, який мовчки не приходить до автобуса, - це порожнє місце на місяць.

02 / Замовлення

Новий склад, двадцять людей і вибір країни

За два місяці до того дзвінка директорка з персоналу поліграфічного комбінату розповіла Андрію Савчуку, заступнику директора WORKIN, про свою задачу. Комбінат друкує етикетки і картонні коробки для харчових брендів, добудував склад готової продукції і розширив дільницю пакування. Кондитерські фабрики вже замовили коробки до новорічного сезону, тож склад мав запрацювати на повну через вісім тижнів. Потрібні були дванадцять пакувальників, п'ятеро вантажників і троє комірників, а місцевий ринок праці комбінат перебрав ще навесні.

Країну комбінат не називав і попросив порадити. Ми порівняли варіанти за п'ятьма ознаками. Перша - строк: вісім тижнів від заявки до передачі людей не залишають місця для візового маршруту, який займає вісім-дванадцять тижнів, тож говорили тільки про безвізові країни. Друга - мова: начальник складу і бригадири пояснюють завдання російською або українською, і людина має розуміти їх без перекладача. Третя - досвід складської роботи, пакування і вантажних робіт. Четверта - резерв кандидатів у партнера. П'ята - особливості групи.

За цими ознаками найкраще підійшов Таджикистан. Громадяни Таджикистану в'їжджають в Україну без візи, маршрут займає чотири-сім тижнів і вкладається в строк. Більшість кандидатів вільно говорить російською, і це ми перевіряємо на співбесіді, а не беремо з анкети. Наш ліцензований партнер у Худжанді мав достатньо людей з досвідом роботи на складах і в пакуванні, щоб зібрати і основну групу, і резерв. Партнер в Узбекистані того місяця набирав групу для іншого проєкту, і резерв там був би тоншим. Ми запропонували Таджикистан, і комбінат погодився.

П'ята ознака, особливості групи, у цьому проєкті виявилася головною. Кандидати з сусідніх районів Согдійської області часто їдуть за кордон уперше, і рішення про поїздку в них приймає не тільки сам чоловік, а й батьки, дружина, старший брат. Тому Андрій одразу заклав у план розмову з кожним кандидатом про те, що думає родина, і резерв, який збирає документи разом з основною групою. Шерзод говорить таджицькою, узбецькою і російською, тож міг говорити і з кандидатами, і з їхніми рідними так, як їм зручно.

Хто потрібен

12 пакувальників, 5 вантажників і 3 комірники

Строк

Передача людей комбінату через 8 тижнів

Чому Таджикистан

Безвізовий маршрут, російська мова, досвід, резерв у партнера

Резерв

4 кандидати з тим самим пакетом документів

03 / Відбір

Худжанд, Істаравшан і двадцять чотири імені в списку

Співбесіди Шерзод провів за п'ять днів у Худжанді та Істаравшані разом з нашим партнером. Кожна розмова йшла за одним порядком: де людина працювала і що робила, скільки років, як говорить російською, чи виїжджала за кордон. Вантажників і комірників партнер ще й попросив зібрати і промаркувати замовлення за накладною на своєму складі: це показує досвід краще за розповідь.

Останнє питання на кожній співбесіді Шерзод ставив однаково: хто в родині знає про поїздку і що про неї думає. Це не формальність. Кандидат, у якого дружина чи батьки ще не знають, може щиро погодитися на співбесіді і так само щиро відмовитися за тиждень до виїзду. Двоє чоловіків відповіли, що скажуть рідним пізніше, і Шерзод запропонував повернутися до розмови, коли вони поговорять удома. Один повернувся через три дні, другий більше не подзвонив.

Директорка з персоналу погодила двадцять основних кандидатів за картками і коротким відео з кожним. Ще чотирьох ми відібрали в резерв: вони пройшли ту саму співбесіду і те саме практичне завдання. Резервним кандидатам Шерзод прямо сказав, що вони в резерві і що покликати їх можуть за кілька днів. Людина, яка це знає, не звільняється з поточної роботи наперед і не ображається, якщо дзвінка не буде.

Кожен з двадцяти чотирьох отримав інформаційний лист: адреса комбінату і гуртожитку, посада і зарплата з проєкту трудового договору, строк договору, медична страховка, що мати при собі на кордоні, телефон Шерзода. Окремим рядком у листі стоїть, що партнер не брав з кандидата грошей за працевлаштування: це правило нашого договору з партнером, і кожен підтвердив його підписом. Шерзод розібрав лист з кожним таджицькою і попросив показати його вдома.

Паралельно всі двадцять чотири зібрали документи для дозволу: копії сторінок паспорта з оригіналу, переклад на українську з нотаріально засвідченим підписом перекладача і кольорове фото 3,5 на 4,5 сантиметра. Резервні кандидати зібрали такий самий пакет, як основні, але заяви на дозволи для резерву ми не подавали, щоб комбінат не платив за дозволи, які можуть не знадобитися.

04 / Контрольні точки

Шість точок готовності від співбесіди до автобуса

Контрольна точка - це день, коли кожен кандидат ще раз підтверджує, що їде, і дата, до якої ми чекаємо відповіді. Андрій розклав такі точки в календарі проєкту ще до подання на дозволи. Між співбесідою і виїздом минає п'ять-шість тижнів, і за цей час з'являється інша робота, хворіє хтось із рідних, родина передумує. Змінити це ми не можемо. Можемо дізнатися про це якомога раніше.

Найщільніше точки стоять після видачі дозволів. Поки йде відбір і збір документів, людина зайнята справою і відчуває рух. Коли дозволи вже видано, настають два-три тижні очікування, і саме в ці тижні рішення змінюються найчастіше. Тому після дозволу в нас не одна точка, а три.

Правило мовчання ми теж погодили з комбінатом заздалегідь. Якщо кандидат не відповідає 48 годин після контрольної точки, Шерзод шукає його через партнера і через контакт у родині, який кандидат сам залишив у картці. Якщо ще за 72 години зрозумілої відповіді немає, Андрій разом з директоркою з персоналу приймає рішення про резерв. Жодних звинувачень і тиску: людина має право передумати, а проєкт має право не чекати її до останнього дня.

05 / Троє

Робота вдома, родина і телефон, який мовчить

Дозволи на двадцять людей комбінат отримав на четвертому тижні, у межах семи робочих днів після подання. Наталія Кравчук, керівниця нашого відділу документів, звірила кожен дозвіл з паспортом і карткою кандидата: ім'я латиницею, посада, строк. Шерзод обдзвонив усіх двадцятьох на точці 4, і всі двадцять підтвердили виїзд. Квитки ми планували купити після точки 5, за дванадцять днів до виїзду.

Саме на точці 5 і подзвонив Сухроб. Наступного ранку, коли Шерзод збирав дані для квитків, Нозим, тридцять чотири роки, вантажник, який три сезони працював на овочевій базі в Худжанді, сказав, що не поїде. Його дружина чекає на дитину через місяць, і на сімейній раді батьки попросили його бути вдома до пологів. Нозим сам запропонував, щоб партнер тримав його анкету в списку на наступні проєкти.

Третім був Фірдавс, двадцять чотири роки, пакувальник, для якого це мала бути перша поїздка за кордон. На точці 5 він не відповів ні на дзвінки, ні на повідомлення. Через 48 годин Шерзод попросив партнера зв'язатися з родиною, а сам подзвонив старшому брату, чий номер Фірдавс залишив у картці. Брат пояснив спокійно: батьки проти першої поїздки так далеко, Фірдавс погодився з ними і соромився сказати про це сам. Шерзод попросив передати, що все гаразд і що він дякує за відповідь.

За три дні троє з двадцяти. Директорка з персоналу подзвонила Андрію з першим питанням: може, відкласти виїзд усієї групи на два тижні, щоб люди приїхали разом? Андрій порахував разом з нею. Якщо відкласти, сімнадцять готових людей чекатимуть удома, склад запрацює на два тижні пізніше, а за ці два тижні в когось із сімнадцяти теж може щось змінитися. Якщо не відкладати, сімнадцять їдуть у свій день, а троє з резерву їдуть слідом, щойно будуть готові їхні дозволи. Комбінат вибрав друге.

1. 01

   Сухроб, пакувальник

   Отримав роботу вдома, мати попросила залишитися. Подзвонив сам на точці 5.

2. 02

   Нозим, вантажник

   Дружина чекає на дитину. Попросив тримати його анкету в списку партнера.

3. 03

   Фірдавс, пакувальник

   Мовчав після точки 5. Через 48 годин відповідь дав старший брат: родина проти.

4. 04

   Рішення

   Основна група їде у свій день, три місця закриваємо з резерву.

06 / Резерв

Три нові заяви за один день

Першому з резерву Шерзод подзвонив Джамшеду, тридцять один рік, який шість років працював вантажником на борошномольному комбінаті в Худжанді. Потім Умеду, двадцять сім років, пакувальнику зі складу будівельних матеріалів. Третім - Парвізу, тридцять вісім років, комірнику з досвідом обліку товару. Усі троє підтвердили за вечір. Четвертий резервний кандидат, Хуршед, залишився в резерві, і Шерзод пояснив йому, що резерв діє і далі.

Тут стало видно, навіщо резерв збирав документи разом з основною групою. Копії паспортів, переклади з нотаріально засвідченим підписом перекладача і фото трьох резервних кандидатів уже лежали в нас. Наталія того ж дня підготувала три заяви і три проєкти трудових договорів з тими самими посадами, що були в Сухроба, Нозима і Фірдавса. Комбінат завірив проєкти договорів і вніс плату за три дозволи наступного ранку, і ми подали пакети.

Переписати дозвіл Сухроба на Джамшеда не можна. Дозвіл на застосування праці дає підприємству право взяти на конкретну посаду конкретного іноземця, тож на кожного нового кандидата подається окрема заява з його документами. Рішення про видачу дозволу закон про зайнятість відводить до семи робочих днів з дня реєстрації заяви, тож кожен день, виграний на рішенні про резерв, наближав приїзд трійки.

Три дозволи, видані на тих, хто не поїхав, ми позначили в реєстрі проєкту. Трудовий договір за дозволом укладають не пізніше 90 календарних днів з дати видачі, а завірену копію договору подають у 10-денний строк. Якщо копію не подано в строк, центр зайнятості відкликає дозвіл. Договорів за ними не буде, і комбінат знав це від нас того самого тижня, а не через три місяці.

Хто замість кого

Джамшед, Умед і Парвіз з резерву того самого відбору

Документи

Зібрані заздалегідь разом з основною групою

Подання

Три нові заяви з документами нових кандидатів

Строк рішення

До 7 робочих днів з дня реєстрації заяви

Дозволи тих, хто не поїхав

Позначені в реєстрі, договорів за ними не буде

07 / Виїзд

Сімнадцять людей о п'ятій ранку в Худжанді

Поки центр зайнятості розглядав нові заяви, основна група готувалася до виїзду за своїм календарем. На точці 6, за три дні до виїзду, Шерзод обдзвонив сімнадцятьох і перевірив з кожним папку для кордону: паспорт, копія дозволу, запрошення комбінату, документ про житло, медична страховка, телефон менеджера. Про те, що троє не їдуть, група вже знала: Шерзод сам написав у груповий чат, що місця закриваються з резерву і нові люди приїдуть слідом.

Мовчати про це не можна. Сімнадцять людей із сусідніх районів знають одне одного, і новина дійшла б до них однаково, тільки з чутками, а людина, яка за три дні до виїзду чує про чужі відмови, починає сумніватися сама. Коротке спокійне повідомлення від менеджера знімає питання раніше, ніж воно виникне.

У день виїзду група зібралася о п'ятій ранку біля автостанції в Худжанді. Прийшли всі сімнадцять. Далі був рейс до сусідньої з Україною країни, автобус до пункту пропуску і сухопутний кордон. Про питання на кордоні Шерзод розповів групі таджицькою ще на точці 4: прикордонник питає мету поїздки, а людина прямо відповідає, що їде працювати за оформленим дозволом, і показує папку. Порядок в'їзду без візи описано на сторінці безвізового в'їзду.

Група прибула до пункту пропуску наступного ранку і пройшла контроль за годину. Шерзод зустрів людей на українському боці, автобус комбінату відвіз їх у гуртожиток. Три ліжка в кімнатах залишили вільними для тих, хто їхав слідом: кімнати ми розподілили ще до приїзду в межах супроводу проживання, а документи на гуртожиток для реєстрації і посвідок перевірили заздалегідь.

08 / Через два тижні

Трійка з резерву наздоганяє групу

Дозволи на Джамшеда, Умеда і Парвіза видали на шостий робочий день після подання, коли основна група вже була в дорозі. Купувати квитки на найближчий день ми не стали: Парвіз мав передати справи на своєму складі в Худжанді, а відпускати трійку по одному не хотілося. Троє, які їдуть разом, легше проходять дорогу і кордон, ніж один новачок. Андрій погодив з комбінатом одну дату для всіх трьох, рівно через два тижні після основної групи.

Перед виїздом Шерзод провів з трійкою ту саму розмову, що й з основною групою: інформаційний лист, умови, папка для кордону, питання прикордонника. І додав одне. Кожен з трьох знав, що їде на місце людини, яка залишилася вдома через свої обставини, а не через проблеми на комбінаті. Людині, яка приєднується до вже зібраної групи, важливо почути це до виїзду, а не від сусідів по кімнаті.

Трійка прибула в понеділок. Шерзод зустрів їх після пункту пропуску, а в гуртожитку на них чекали застелені ліжка і сімнадцять земляків, які вже знали, де магазин, де зупинка і як пройти до відділу кадрів. Джамшед, Умед і Парвіз підписали трудові договори наступного дня.

Трудові договори з основною групою комбінат підписав у перші дні після приїзду, копії ми подали в 10-денний строк. Подання на посвідки на тимчасове проживання пройшли групами по шість людей, і трійку ми поставили в останню групу, щоб не робити окремого подання. Реєстрацію місця проживання за адресою гуртожитку вели в тому самому календарі, а далі документи всіх двадцяти ведемо в межах міграційного супроводу.

1. Тиждень 1-2

   Співбесіди в Худжанді та Істаравшані, 20 основних кандидатів і 4 у резерві, документи для всіх 24.

2. Тиждень 3

   Точка 3 і подання на 20 дозволів.

3. Тиждень 4

   Дозволи видано, точка 4: усі 20 підтвердили виїзд.

4. За 12-9 днів до виїзду

   Точка 5: троє не їдуть, рішення про резерв.

5. За 8 днів до виїзду

   Три нові заяви на дозволи з документами резерву.

6. День виїзду

   Сімнадцять людей вирушають з Худжанда у свій день.

7. Через 2 тижні

   Трійка з резерву прибуває, договори наступного дня.

09 / Підсумок

Двадцять людей на комбінаті і резерв, який лишається на зв'язку

Контрольні точки

Шість, з них три після видачі дозволів

Відмови

Троє за 12-9 днів до виїзду, а не в день автобуса

Резерв

4 кандидати з готовими документами, троє поїхали

Нові дозволи

Три заяви за один день, рішення на шостий робочий день

Приїзд

17 людей у свій день, трійка через 2 тижні

Три відмови перед виїздом - звичайна частина групового набору, і ми будуємо проєкт так, щоб вона не зсувала старт. Контрольні точки дають дату, коли ми дізнаємося про зміну, резерв з готовими документами перетворює відмову на заяву за один день, а спокійна розмова з групою не дає сумнівам поширитися. Хуршед, четвертий у резерві, залишається на зв'язку з Шерзодом: гарантія заміни WORKIN діє не менше 6 місяців з виходу працівника на зміну за дотримання погоджених умов праці, оплати і житла, і для такої заміни в нас уже є людина з того самого відбору. Як ми готуємо групу з Таджикистану до кордону, розібрано в сценарії про перший в'їзд групи для тепличного комбінату, а як закриваємо документи і шукаємо заміну, коли працівник мусить терміново їхати, - у сценарії про терміновий виїзд зі складу. Документи підприємства для подання збираємо за чек-листом, весь шлях описано на сторінці «Як це працює». Більше - на сторінках працівників для виробництва, пакувальників, вантажників і працівників складу.

10 / FAQ

Питання і відповіді