Разрешения есть, троих нет: как группа уехала вовремя, а замена догнала ее за две недели

01 / Двенадцать дней до выезда

Вечерний звонок из Истаравшана

В четверг в 21:40 Шерзоду Рахимову, нашему менеджеру по работе с работниками из Таджикистана, позвонил Сухроб. Двадцать девять лет, упаковщик, который четыре года работал на складе оптовой базы в Худжанде, один из двадцати человек, на которых неделю назад выдали разрешения на применение труда. Он говорил по-таджикски и тихо, будто вышел во двор, чтобы не слышали дома. В их районе открылся новый цех, его зовут старшим на склад, а мать, которая живет одна, попросила остаться. Сухроб дважды извинился и сказал, что не хотел звонить в последний день.

Шерзод поблагодарил его за честность и за то, что он позвонил сам, а не просто не пришел. Потом открыл таблицу готовности группы и поставил отметку: одно место из двадцати свободно, причина - работа дома, решение окончательное. На следующее утро отметок стало две. Еще через два дня - три.

Эта история не о том, что люди подводят. Мужчина, который впервые едет работать за границу, решает вместе с семьей, а жизнь дома не останавливается на время оформления. История о том, как три отказа за неделю до выезда не сдвинули старт для семнадцати остальных: для этого в проекте с первого дня были контрольные точки готовности и резерв с готовыми документами.

Кандидат, который отказывается за двенадцать дней до выезда, - это задача на неделю. Кандидат, который молча не приходит к автобусу, - это пустое место на месяц.

02 / Заказ

Новый склад, двадцать человек и выбор страны

За два месяца до того звонка директор по персоналу полиграфического комбината рассказала Андрею Савчуку, заместителю директора WORKIN, о своей задаче. Комбинат печатает этикетки и картонные коробки для пищевых брендов, достроил склад готовой продукции и расширил участок упаковки. Кондитерские фабрики уже заказали коробки к новогоднему сезону, поэтому склад должен был заработать в полную силу через восемь недель. Нужны были двенадцать упаковщиков, пятеро грузчиков и трое кладовщиков, а местный рынок труда комбинат перебрал еще весной.

Страну комбинат не называл и попросил посоветовать. Мы сравнили варианты по пяти признакам. Первый - срок: восемь недель от заявки до передачи людей не оставляют места для визового маршрута, который занимает восемь-двенадцать недель, поэтому говорили только о безвизовых странах. Второй - язык: начальник склада и бригадиры объясняют задачи на русском или украинском, и человек должен понимать их без переводчика. Третий - опыт складской работы, упаковки и погрузки. Четвертый - резерв кандидатов у партнера. Пятый - особенности группы.

По этим признакам лучше всего подошел Таджикистан. Граждане Таджикистана въезжают в Украину без визы, маршрут занимает четыре-семь недель и укладывается в срок. Большинство кандидатов свободно говорит по-русски, и это мы проверяем на собеседовании, а не берем из анкеты. У нашего лицензированного партнера в Худжанде было достаточно людей с опытом работы на складах и в упаковке, чтобы собрать и основную группу, и резерв. Партнер в Узбекистане в том месяце набирал группу для другого проекта, и резерв там был бы тоньше. Мы предложили Таджикистан, и комбинат согласился.

Пятый признак, особенности группы, в этом проекте оказался главным. Кандидаты из соседних районов Согдийской области часто едут за границу впервые, и решение о поездке у них принимает не только сам мужчина, но и родители, жена, старший брат. Поэтому Андрей сразу заложил в план разговор с каждым кандидатом о том, что думает семья, и резерв, который собирает документы вместе с основной группой. Шерзод говорит на таджикском, узбекском и русском, так что мог разговаривать и с кандидатами, и с их родными так, как им удобно.

Кто нужен

12 упаковщиков, 5 грузчиков и 3 кладовщика

Срок

Передача людей комбинату через 8 недель

Почему Таджикистан

Безвизовый маршрут, русский язык, опыт, резерв у партнера

Резерв

4 кандидата с тем же пакетом документов

03 / Отбор

Худжанд, Истаравшан и двадцать четыре имени в списке

Собеседования Шерзод провел за пять дней в Худжанде и Истаравшане вместе с нашим партнером. Каждый разговор шел в одном порядке: где человек работал и что делал, сколько лет, как говорит по-русски, выезжал ли за границу. Грузчиков и кладовщиков партнер еще и попросил собрать и промаркировать заказ по накладной на своем складе: это показывает опыт лучше рассказа.

Последний вопрос на каждом собеседовании Шерзод задавал одинаково: кто в семье знает о поездке и что о ней думает. Это не формальность. Кандидат, у которого жена или родители еще не знают, может искренне согласиться на собеседовании и так же искренне отказаться за неделю до выезда. Двое мужчин ответили, что скажут родным позже, и Шерзод предложил вернуться к разговору, когда они поговорят дома. Один вернулся через три дня, второй больше не позвонил.

Директор по персоналу согласовала двадцать основных кандидатов по карточкам и короткому видео с каждым. Еще четверых мы отобрали в резерв: они прошли то же собеседование и то же практическое задание. Резервным кандидатам Шерзод прямо сказал, что они в резерве и что позвать их могут за несколько дней. Человек, который это знает, не увольняется с текущей работы заранее и не обижается, если звонка не будет.

Каждый из двадцати четырех получил информационный лист: адрес комбината и общежития, должность и зарплата из проекта трудового договора, срок договора, медицинская страховка, что иметь при себе на границе, телефон Шерзода. Отдельной строкой в листе указано, что партнер не брал с кандидата денег за трудоустройство: это правило нашего договора с партнером, и каждый подтвердил его подписью. Шерзод разобрал лист с каждым на таджикском и попросил показать его дома.

Параллельно все двадцать четыре собрали документы для разрешения: копии страниц паспорта с оригинала, перевод на украинский с нотариально заверенной подписью переводчика и цветное фото 3,5 на 4,5 сантиметра. Резервные кандидаты собрали такой же пакет, как основные, но заявления на разрешения для резерва мы не подавали, чтобы комбинат не платил за разрешения, которые могут не понадобиться.

04 / Контрольные точки

Шесть точек готовности от собеседования до автобуса

Контрольная точка - это день, когда каждый кандидат еще раз подтверждает, что едет, и дата, до которой мы ждем ответа. Андрей расставил такие точки в календаре проекта еще до подачи на разрешения. Между собеседованием и выездом проходит пять-шесть недель, и за это время появляется другая работа, болеет кто-то из родных, семья передумывает. Изменить это мы не можем. Можем узнать об этом как можно раньше.

Плотнее всего точки стоят после выдачи разрешений. Пока идет отбор и сбор документов, человек занят делом и чувствует движение. Когда разрешения уже выданы, наступают две-три недели ожидания, и именно в эти недели решения меняются чаще всего. Поэтому после разрешения у нас не одна точка, а три.

Правило молчания мы тоже согласовали с комбинатом заранее. Если кандидат не отвечает 48 часов после контрольной точки, Шерзод ищет его через партнера и через контакт в семье, который кандидат сам оставил в карточке. Если еще за 72 часа понятного ответа нет, Андрей вместе с директором по персоналу принимает решение о резерве. Никаких обвинений и давления: человек имеет право передумать, а проект имеет право не ждать его до последнего дня.

05 / Трое

Работа дома, семья и телефон, который молчит

Разрешения на двадцать человек комбинат получил на четвертой неделе, в пределах семи рабочих дней после подачи. Наталья Кравчук, руководитель нашего отдела документов, сверила каждое разрешение с паспортом и карточкой кандидата: имя латиницей, должность, срок. Шерзод обзвонил всех двадцатерых на точке 4, и все двадцать подтвердили выезд. Билеты мы планировали купить после точки 5, за двенадцать дней до выезда.

Именно на точке 5 и позвонил Сухроб. На следующее утро, когда Шерзод собирал данные для билетов, Нозим, тридцать четыре года, грузчик, который три сезона работал на овощной базе в Худжанде, сказал, что не поедет. Его жена ждет ребенка через месяц, и на семейном совете родители попросили его быть дома до родов. Нозим сам предложил, чтобы партнер держал его анкету в списке на следующие проекты.

Третьим был Фирдавс, двадцать четыре года, упаковщик, для которого это должна была быть первая поездка за границу. На точке 5 он не ответил ни на звонки, ни на сообщения. Через 48 часов Шерзод попросил партнера связаться с семьей, а сам позвонил старшему брату, чей номер Фирдавс оставил в карточке. Брат объяснил спокойно: родители против первой поездки так далеко, Фирдавс согласился с ними и стеснялся сказать об этом сам. Шерзод попросил передать, что все в порядке и что он благодарит за ответ.

За три дня трое из двадцати. Директор по персоналу позвонила Андрею с первым вопросом: может, отложить выезд всей группы на две недели, чтобы люди приехали вместе? Андрей посчитал вместе с ней. Если отложить, семнадцать готовых людей будут ждать дома, склад заработает на две недели позже, а за эти две недели у кого-то из семнадцати тоже может что-то измениться. Если не откладывать, семнадцать едут в свой день, а трое из резерва едут следом, как только будут готовы их разрешения. Комбинат выбрал второе.

1. 01

   Сухроб, упаковщик

   Получил работу дома, мать попросила остаться. Позвонил сам на точке 5.

2. 02

   Нозим, грузчик

   Жена ждет ребенка. Попросил держать его анкету в списке партнера.

3. 03

   Фирдавс, упаковщик

   Молчал после точки 5. Через 48 часов ответ дал старший брат: семья против.

4. 04

   Решение

   Основная группа едет в свой день, три места закрываем из резерва.

06 / Резерв

Три новых заявления за один день

Первому из резерва Шерзод позвонил Джамшеду, тридцать один год, который шесть лет работал грузчиком на мукомольном комбинате в Худжанде. Потом Умеду, двадцать семь лет, упаковщику со склада строительных материалов. Третьим - Парвизу, тридцать восемь лет, кладовщику с опытом учета товара. Все трое подтвердили за вечер. Четвертый резервный кандидат, Хуршед, остался в резерве, и Шерзод объяснил ему, что резерв действует и дальше.

Здесь стало видно, зачем резерв собирал документы вместе с основной группой. Копии паспортов, переводы с нотариально заверенной подписью переводчика и фото трех резервных кандидатов уже лежали у нас. Наталья в тот же день подготовила три заявления и три проекта трудовых договоров с теми же должностями, что были у Сухроба, Нозима и Фирдавса. Комбинат заверил проекты договоров и внес плату за три разрешения на следующее утро, и мы подали пакеты.

Переписать разрешение Сухроба на Джамшеда нельзя. Разрешение на применение труда дает предприятию право взять на конкретную должность конкретного иностранца, поэтому на каждого нового кандидата подается отдельное заявление с его документами. Решение о выдаче разрешения закон о занятости отводит до семи рабочих дней со дня регистрации заявления, так что каждый день, выигранный на решении о резерве, приближал приезд тройки.

Три разрешения, выданные на тех, кто не поехал, мы отметили в реестре проекта. Трудовой договор по разрешению заключают не позднее 90 календарных дней с даты выдачи, а заверенную копию договора подают в 10-дневный срок. Если копия не подана в срок, центр занятости отзывает разрешение. Договоров по ним не будет, и комбинат знал это от нас на той же неделе, а не через три месяца.

Кто вместо кого

Джамшед, Умед и Парвиз из резерва того же отбора

Документы

Собраны заранее вместе с основной группой

Подача

Три новых заявления с документами новых кандидатов

Срок решения

До 7 рабочих дней со дня регистрации заявления

Разрешения тех, кто не поехал

Отмечены в реестре, договоров по ним не будет

07 / Выезд

Семнадцать человек в пять утра в Худжанде

Пока центр занятости рассматривал новые заявления, основная группа готовилась к выезду по своему календарю. На точке 6, за три дня до выезда, Шерзод обзвонил семнадцатерых и проверил с каждым папку для границы: паспорт, копия разрешения, приглашение комбината, документ о жилье, медицинская страховка, телефон менеджера. О том, что трое не едут, группа уже знала: Шерзод сам написал в групповой чат, что места закрываются из резерва и новые люди приедут следом.

Молчать об этом нельзя. Семнадцать человек из соседних районов знают друг друга, и новость дошла бы до них все равно, только со слухами, а человек, который за три дня до выезда слышит о чужих отказах, начинает сомневаться сам. Короткое спокойное сообщение от менеджера снимает вопрос раньше, чем он возникнет.

В день выезда группа собралась в пять утра у автостанции в Худжанде. Пришли все семнадцать. Дальше был рейс в соседнюю с Украиной страну, автобус до пункта пропуска и сухопутная граница. О вопросах на границе Шерзод рассказал группе на таджикском еще на точке 4: пограничник спрашивает цель поездки, а человек прямо отвечает, что едет работать по оформленному разрешению, и показывает папку. Порядок въезда без визы описан на странице безвизового въезда.

Группа прибыла к пункту пропуска на следующее утро и прошла контроль за час. Шерзод встретил людей на украинской стороне, автобус комбината отвез их в общежитие. Три кровати в комнатах оставили свободными для тех, кто ехал следом: комнаты мы распределили еще до приезда в рамках сопровождения проживания, а документы на общежитие для регистрации и видов на проживание проверили заранее.

08 / Через две недели

Тройка из резерва догоняет группу

Разрешения на Джамшеда, Умеда и Парвиза выдали на шестой рабочий день после подачи, когда основная группа уже была в дороге. Покупать билеты на ближайший день мы не стали: Парвизу нужно было передать дела на своем складе в Худжанде, а отпускать тройку по одному не хотелось. Трое, которые едут вместе, легче проходят дорогу и границу, чем один новичок. Андрей согласовал с комбинатом одну дату для всех троих, ровно через две недели после основной группы.

Перед выездом Шерзод провел с тройкой тот же разговор, что и с основной группой: информационный лист, условия, папка для границы, вопросы пограничника. И добавил одно. Каждый из троих знал, что едет на место человека, который остался дома по своим обстоятельствам, а не из-за проблем на комбинате. Человеку, который присоединяется к уже собранной группе, важно услышать это до выезда, а не от соседей по комнате.

Тройка прибыла в понедельник. Шерзод встретил их после пункта пропуска, а в общежитии их ждали застеленные кровати и семнадцать земляков, которые уже знали, где магазин, где остановка и как пройти в отдел кадров. Джамшед, Умед и Парвиз подписали трудовые договоры на следующий день.

Трудовые договоры с основной группой комбинат подписал в первые дни после приезда, копии мы подали в 10-дневный срок. Подачи на виды на временное проживание прошли группами по шесть человек, и тройку мы поставили в последнюю группу, чтобы не делать отдельной подачи. Регистрацию места проживания по адресу общежития вели в том же календаре, а дальше документы всех двадцати ведем в рамках миграционного сопровождения.

1. Неделя 1-2

   Собеседования в Худжанде и Истаравшане, 20 основных кандидатов и 4 в резерве, документы для всех 24.

2. Неделя 3

   Точка 3 и подача на 20 разрешений.

3. Неделя 4

   Разрешения выданы, точка 4: все 20 подтвердили выезд.

4. За 12-9 дней до выезда

   Точка 5: трое не едут, решение о резерве.

5. За 8 дней до выезда

   Три новых заявления на разрешения с документами резерва.

6. День выезда

   Семнадцать человек выезжают из Худжанда в свой день.

7. Через 2 недели

   Тройка из резерва прибывает, договоры на следующий день.

09 / Итог

Двадцать человек на комбинате и резерв, который остается на связи

Контрольные точки

Шесть, из них три после выдачи разрешений

Отказы

Трое за 12-9 дней до выезда, а не в день автобуса

Резерв

4 кандидата с готовыми документами, трое поехали

Новые разрешения

Три заявления за один день, решение на шестой рабочий день

Приезд

17 человек в свой день, тройка через 2 недели

Три отказа перед выездом - обычная часть группового набора, и мы строим проект так, чтобы они не сдвигали старт. Контрольные точки дают дату, когда мы узнаем об изменении, резерв с готовыми документами превращает отказ в заявление за один день, а спокойный разговор с группой не дает сомнениям распространиться. Хуршед, четвертый в резерве, остается на связи с Шерзодом: гарантия замены WORKIN действует не менее 6 месяцев с выхода работника на смену при соблюдении согласованных условий труда, оплаты и жилья, и для такой замены у нас уже есть человек из того же отбора. Как мы готовим группу из Таджикистана к границе, разобрано в сценарии о первом въезде группы для тепличного комбината, а как закрываем документы и ищем замену, когда работнику нужно срочно уехать, - в сценарии о срочном выезде со склада. Документы предприятия для подачи собираем по чек-листу, весь путь описан на странице «Как это работает». Больше - на страницах работников для производства, упаковщиков, грузчиков и работников склада.

10 / FAQ

Вопросы и ответы