Дванадцять дозволів і 29 днів: як ми прийняли проєкт, який посередник залишив на півдорозі

01 / Звернення

Дозволи є, людей немає, посередник не бере трубку

Логістичний центр дистриб'ютора будівельних матеріалів замовив у посередника дванадцять працівників з Індії: комплектувальників і водіїв навантажувачів до весняного піку. Посередник мав партнера в Індії, отримав від центру документи і довіреності, і через кілька тижнів дозволи на застосування праці видали на всіх дванадцятьох.

Далі два місяці директор з логістики чув одне й те саме: кандидати в черзі в консульство, ще трохи. Потім посередник перестав відповідати зовсім. У відділі кадрів лежали копії дозволів і анкет, а де зараз кандидати, їхні паспорти і візові заяви, не знав ніхто. До нас центр прийшов з однією фразою: скажіть, що з цього ще можна врятувати.

Олена, керівниця наших проєктів з підприємствами, попросила все, що є: копії дозволів, договір з посередником, листування, контакти кандидатів з анкет. Договір з посередником не мав жодного строку і платився за «прибуття». Для центру це означало, що гроші ще не пішли, а для людей і дозволів - що ніхто не відповідав за час.

Дозволи

12, видані 61 день тому, на комплектувальників і водіїв навантажувачів

Паспорти

В офісі партнера посередника в Індії, за словами кандидатів

Візи

Жодної поданої заяви, яку можна підтвердити

Строк

29 днів до крайньої дати трудових договорів

02 / Відлік

Рахуємо дні назад від дев'яностого, а не вперед від сьогодні

За законом про зайнятість трудовий договір з іноземцем треба укласти не пізніше 90 календарних днів з дати видачі дозволу на застосування праці. Якщо договір не укладено, дозвіл для цієї людини вже не допоможе: доведеться подавати на новий, з новою платою. Плату повертають тільки при відмові у видачі, а тут дозволи видали.

Тому першим ділом ми не дзвонили посереднику, а склали календар назад від дев'яностого дня. Людина має в'їхати, дістатися до центру і підписати договір. До цього - квиток, до квитка - віза D в паспорті, до візи - розгляд у консульстві, до розгляду - запис, біометрія і повний пакет документів. Кожен крок має свій мінімальний строк, і сума цих строків показала, хто ще встигає. Цей календар ми показали центру в перший же день, щоб рішення по кожному дозволу приймалися на цифрах, а не на обіцянках.

1. День 90

   Крайня дата: трудовий договір підписано, копію подамо в 10-денний строк.

2. День 87-88

   В'їзд і дорога до центру, договір - наступного ранку.

3. День 84

   Квиток куплено тільки після візи в паспорті.

4. Тиждень до квитка

   Віза D видана, запас на затримку в консульстві.

5. День 62-64

   Запис і біометрія для тих, у кого пакет готовий повністю.

6. День 61, сьогодні

   Розмова з кожним кандидатом і пошук паспортів.

Календар назад відповідає на головне питання за годину: кого ще можна привезти, а на кого вже не варто витрачати ні днів, ні грошей.

03 / Кандидати

Дванадцять розмов на гінді за два дні

Контакти з анкет були, але половина номерів не відповідала. Раджеш, наш менеджер з роботи з працівниками з Індії, дзвонив кандидатам і говорив з ними на гінді, писав у месенджери, а до двох людей доїхав наш партнер в Індії. За два дні ми поговорили з усіма дванадцятьма.

Кожному Раджеш пояснював одне й те саме: хто ми, чому проєкт тепер веде WORKIN, що дозвіл на нього вже видано і скільки часу залишилося. І ставив три питання: чи ви ще хочете їхати, де ваш паспорт, які документи у вас на руках. Відповіді склалися в три групи, і кожна отримала своє рішення.

Двоє кандидатів за ці два місяці знайшли роботу вдома і відмовилися. Ми не вмовляли: людина, яку переконали в останній тиждень, часто не доїжджає. Троє хотіли їхати, але в них не було довідки про несудимість з апостилем, а за нашим чек-листом така довідка займає від чотирьох до шести тижнів. У двадцять дев'ять днів це не вкладалося.

04 / Паспорти

Як повернути паспорти з офісу чужого партнера

Сім паспортів лежали в офісі партнера посередника в Делі. Партнер пояснював, що тримає їх «для візи», хоча жодної заяви в консульство не було. Паспорт належить людині, і забрати його кандидат має право будь-коли. Питання було тільки в тому, щоб зробити це швидко і без конфлікту, який забере ще тиждень.

Наш партнер в Індії зібрав сімох кандидатів разом, і вони прийшли в офіс особисто з письмовими заявами про повернення паспортів. До кожної ми додали лист WORKIN англійською: проєкт веде нова агенція, дозволи видано, людям потрібні паспорти для подання на візу. Паспорти віддали того ж дня. Кожен кандидат сфотографував сторінку з даними і надіслав Раджешу.

• кандидати приходять особисто, а не передають паспорт через третіх осіб;
• у кожного письмова заява і лист агенції з реквізитами проєкту;
• наш партнер присутній, але паспорт отримує тільки власник;
• фото сторінки з даними надходить нам у той самий день;
• звіряємо дані паспорта з даними в дозволі до подання на візу.

05 / Консульство

Сім пакетів на візу D, до яких немає питань

Коли паспорти повернулися, консульський етап став питанням якості пакета. Віза D для працевлаштування вимагає запису, біометрії особисто, страхового поліса з покриттям не менше 30 000 євро і документів, які підтверджують мету поїздки. Будь-яка розбіжність між дозволом, паспортом і запрошенням означає додаткові питання, а на них у нас не було часу.

Олена звірила кожен пакет ще до запису: ім'я латиницею в паспорті і в дозволі, назву посади, строк, адресу житла. В одному дозволі ім'я кандидата було записане з іншою транслітерацією, ніж у паспорті. Ми додали до пакета пояснення з обома написаннями, і консульство прийняло документи без повернення. Записи для сімох людей ми отримали в перші три дні.

Житло для працівників центр орендував заздалегідь, і ми перевірили документи на адресу так само, як для будь-якої подачі: підтвердження житла потрібне і для візи, і пізніше для посвідки та реєстрації місця проживання. Як ми ведемо такі документи після приїзду, описано на сторінці міграційного супроводу.

1. 01

   Дозвіл і запрошення

   Копія дозволу на застосування праці і запрошення з тими самими назвами посади і строками.

2. 02

   Паспорт

   Строк дії з запасом, дані звірені з дозволом, пояснення до різного написання імені.

3. 03

   Страховка

   Поліс з покриттям не менше 30 000 євро на весь строк візи.

4. 04

   Житло

   Документ, що підтверджує адресу проживання працівника в Україні.

06 / Резерв

П'ять місць, які не встигали за візою, закриваємо безвізом

П'ять місць з дванадцяти до піку візовим шляхом не закривалися: троє чекали на довідки, двоє відмовилися. Центру ж люди потрібні були на склад саме у весняний сезон. Тому паралельно з консульством ми відкрили безвізовий підбір у Узбекистані: громадяни цієї країни в'їжджають без візи, і весь маршрут від пошуку до виходу на зміну займає в середньому чотири-сім тижнів.

Для узбецьких кандидатів ми подали нові дозволи на п'ять місць. Досвідчених комплектувальників і водіїв навантажувачів шукав Шерзод, наш менеджер з роботи з працівниками з Узбекистану, через ліцензованих партнерів, а досвід роботи на складі перевіряв на відеоспівбесіді ще до подання. Про особливості такого маршруту - на сторінці безвізового в'їзду.

Трьох індійських кандидатів з неповним пакетом ми не втратили: довідки про несудимість замовили одразу після розмови, і вони поїдуть у наступній хвилі центру вже з новими дозволами. Двоє відмовників отримали від Раджеша ввічливу відповідь і контакт на майбутнє.

07 / Приїзд

Сім людей і сім договорів до дев'яностого дня

1. День 79

   Візи D видано всім сімом. Квитки купуємо на один рейс.

2. День 86

   Приїзд групи, зустріч, дорога до житла, пам'ятка працівника гінді.

3. День 87

   Трудові договори підписано. Копії подаємо в 10-денний строк.

4. Перший тиждень

   Податкові номери, банківські рахунки, заяви на посвідки.

5. Тиждень 5-7

   Безвізові працівники з Узбекистану приїжджають двома групами.

У день приїзду Олена передала центру папку на кожного працівника: дозвіл, віза, договір, дата подання на посвідку. На цьому наша робота з групою закінчилася, а центр отримав людей з документами в порядку за три дні до крайнього строку. Кожен етап такого проєкту описано на сторінці «Як це працює», а що з цього обов'язок роботодавця - на сторінці обов'язків роботодавця.

Посереднику центр так і не заплатив, бо договір був за «прибуття». Наш договір з центром ми склали інакше: зі строками кожного етапу і відповідальністю за них. Як виглядає такий договір, можна подивитися на сторінці договору з WORKIN.

08 / Підсумок

Сім дозволів врятовано, п'ять місць закрито до піку

Дозволи

7 з 12 використано вчасно, 3 кандидати їдуть у наступній хвилі

Паспорти

Повернуто власникам за один день, без конфлікту

Візи

Сім пакетів прийнято консульством без повернення

Договори

Підписано на 87-й день, копії подано в строк

Пік

П'ять місць закрили безвізові працівники з Узбекистану

Для WORKIN немає нерозв'язних задач навіть у чужому проєкті: ми рахуємо дні, говоримо з людьми їхньою мовою, повертаємо документи і знаємо, як зібрати пакет, до якого в консульства немає питань. Гарантія заміни WORKIN діє не менше 6 місяців з виходу працівника на зміну за дотримання погоджених умов праці, оплати і житла. Що робити, коли кандидат зникає вже після видачі дозволу, розібрано в сценарії про неявку після дозволу, а як порахувати повну вартість проєкту до договору - у сценарії про реальні витрати. Більше про такі проєкти - на сторінках працівників для логістики і працівників з Індії.

09 / FAQ

Питання і відповіді