П'ять тижнів до піку: як ми набрали тридцять людей у двох містах Таджикистану одночасно

01 / Заявка

Червоний маркер на білій дошці: 16.11 і число 30

У понеділок о 9:10 Кемаль і Олена стояли в новому залі фулфілмент-складу під Києвом. Між стелажами ще пахло свіжою фарбою, на полицях подекуди лишалася заводська плівка, а на білій дошці біля входу хтось написав червоним маркером дві цифри: 16.11 і 30. Операційний директор складу постукав по дошці пальцем. Два великі інтернет-магазини переносять до них свої товари, пік продажів перед Чорною п'ятницею починається шістнадцятого листопада, і до цієї дати складу потрібні тридцять людей: двадцять комплектувальників і десять пакувальників.

До дати на дошці лишалося п'ять тижнів. Директор не просив ні резюме, ні списків. Він просив, щоб шістнадцятого листопада тридцять людей були на складі з дозволами на застосування праці, трудовими договорами і місцями в гуртожитку. Люди потрібні були не на один пік: нові клієнти залишаються зі складом на весь рік, тож і договори планували на рік. Місцевий набір за місяць дав складу сімох людей, а оголошення про роботу висіли вже третій тиждень.

Олена, яка в WORKIN веде проєкти з підприємствами, одразу назвала директору головне: п'ять тижнів - це нижня межа безвізового маршруту, і послідовно, крок за кроком, у неї не вкластися. Кемаль, керівник нашого відділу підбору, додав друге: вкластися можна, якщо відбір, документи і подання йдуть не в чергу, а поруч. Того ж дня склад підписав договір з WORKIN, а відділ кадрів сів збирати документи підприємства для подання за чек-листом.

Хто потрібен

20 комплектувальників і 10 пакувальників

Строк

Усі тридцять на складі до 16 листопада, п'ять тижнів

Досвід

Робота на складі, читання маркування кирилицею

Договори

На рік: нові клієнти лишаються після піку

Житло

Гуртожиток на 30 місць з документами для реєстрації

02 / Вибір країни

Чому Таджикистан, коли на все п'ять тижнів

Побажань щодо країни склад не мав, і ми почали не з країни, а з дати. П'ять тижнів одразу закривають візові маршрути: через візу D шлях займає вісім-дванадцять тижнів. Лишалися безвізові країни: Узбекистан, Азербайджан, Киргизстан, Таджикистан і Туреччина. Далі Кемаль порівнював їх за тим, що в цьому проєкті важило найбільше: скільки погоджених кандидатів партнер може дати за один тиждень, а не за місяць.

Потрібні були тридцять основних кандидатів і ще шестеро в резерві, тобто тридцять шість погоджених людей за п'ять робочих днів. Стільки якісних співбесід один партнер в одному місті за тиждень не проведе, тож нам були потрібні два партнери в двох містах, які працюють одночасно. У Туреччині кандидати не говорять ні українською, ні російською, а керівники складу пояснюють роботу саме цими мовами. Наші партнери в Узбекистані саме закривали великий набір для іншого проєкту, а в Азербайджані й Киргизстані база складських працівників у партнерів на той момент була вужчою.

У Таджикистані все зійшлося. Ми працюємо там з двома ліцензованими партнерами: один у Душанбе, другий у Худжанді, на півночі країни, за п'ять годин дороги через гори. У кожного своя база людей, які працювали на оптових складах, ринках і в розподільчих центрах удома і в Казахстані. У Худжанді більшість кандидатів упевнено говорить російською, у Душанбе - частина, а все, що людина має зрозуміти до виїзду, Шерзод, наш менеджер з роботи з працівниками, пояснює таджицькою. Громадяни Таджикистану в'їжджають в Україну без візи. Склад погодився з нашою пропозицією того ж дня.

1. 01

   Строк

   П'ять тижнів: тільки безвізові країни, маршрут чотири-сім тижнів.

2. 02

   Обсяг

   36 погоджених кандидатів за тиждень: два партнери в двох містах одночасно.

3. 03

   Мова

   Російська з керівниками складу, таджицька для умов і документів.

4. 04

   Резерв

   Бази двох партнерів, резерв близько 20 % від групи.

03 / Календар

Тридцять п'ять днів, розкладені не в чергу, а поруч

Звичайний безвізовий проєкт іде як естафета: спершу відбір, потім документи кандидатів, потім подання на дозволи, потім в'їзд. Кожен етап чекає, поки закінчиться попередній, і саме так виходять ті сім тижнів, що стоять на верхній межі маршруту. Кемаль переклав естафету на три паралельні доріжки. Співбесіди в двох містах ідуть одночасно. Кожен погоджений кандидат того ж або наступного дня йде до нотаріуса по переклад паспорта, не чекаючи решти групи. А подання на дозволи йде пакетами по десять людей, щойно пакет зібрано.

Від дати на дошці рахували назад. Останній тиждень перед шістнадцятим листопада лишили запасом. Перед ним поставили три дати приїзду, кожну для своєї групи. Ще раніше - три рішення по дозволах, і для кожного ми закладали не звичайний строк, а максимальний: закон дає центру зайнятості до семи робочих днів на рішення про видачу, і квитки ми планували так, наче рішення прийде саме на сьомий день. Усе, що приходило раніше, ставало запасом, а не приводом переносити квитки.

1. День 1

   Заявка, договір, документи складу за чек-листом, шаблон проєкту трудового договору, пошук гуртожитку.

2. День 2

   Одна картка кандидата й один інформаційний лист у двох партнерів, перші співбесіди в Душанбе і Худжанді.

3. День 2-5

   Співбесіди паралельно, два вікна відеодзвінків з начальником складу на день, щовечірня звірка воронки.

4. День 5, 8, 10

   Три пакети заяв на дозволи, по десять людей у кожному.

5. День 12, 15, 19

   Рішення про видачу дозволів по кожному пакету.

6. День 18, 23, 26

   Приїзд трьох груп, договори наступного робочого дня.

7. День 30

   Усі тридцять на складі, за шість днів до дати на дошці.

04 / Два міста

Душанбе і Худжанд в один ранок: одна картка на двох партнерів

У вівторок о десятій за місцевим часом, коли в Києві була восьма, у дворі офісу партнера в Худжанді на лавці вже сиділи чотирнадцять чоловіків з паспортами в прозорих файлах. Нігора, рекрутерка партнера, викликала їх по одному. У Душанбе, за п'ять годин дороги звідти, те саме відбувалося в офісі другого партнера. А в Києві Шерзод відкрив на ноутбуці дві вкладки з відеодзвінками і таблицю, яку щойно отримали обидва партнери: одну картку кандидата на всіх.

Два партнери - це дві різні звички відбору, і за тиждень вони дали б дві різні групи. Тому в перший же день Кемаль розіслав обом однакову картку і однаковий порядок. Спершу паспорт: строк дії понад рік і жодних попередніх відмов у в'їзді. Потім досвід: де працював, скільки і що саме робив. Потім коротка перевірка: прочитати двадцять етикеток з артикулами і назвами кирилицею і за списком знайти серед двадцяти коробок потрібні п'ять. Потім мова: вислухати від Шерзода три короткі пояснення російською і переказати їх своїми словами.

Хто пройшов картку, отримував відеодзвінок з Шерзодом. Він говорив з кожним таджицькою по десять-п'ятнадцять хвилин: про досвід, про сім'ю, про те, чому людина їде і чи розуміє, що це робота на рік, а не на один сезон. Потім пояснював умови з інформаційного листа: посада, оплата з проєкту договору, адреса гуртожитку, які документи потрібні і коли буде виїзд. За правилом нашого договору з партнерами кандидат не платить за працевлаштування, і Шерзод окремо питав кожного, чи ніхто не просив у нього грошей.

Останнє слово було за складом. Начальник складу не мав часу на тридцять шість співбесід по пів години, тому ми дали йому два вікна на день, о дванадцятій і о п'ятнадцятій за Києвом, і по сім хвилин на кандидата, вже відібраного за карткою і розмовою з Шерзодом. Йому лишалося головне: побачити людину, почути, як вона відповідає, і сказати так чи ні. За чотири дні він провів сорок чотири такі розмови і погодив тридцять шість людей.

05 / Воронка

Середа, 18:00: у Душанбе п'ятеро погоджених замість дев'яти

Щовечора о шостій за Києвом Кемаль збирав п'ятнадцятихвилинний дзвінок з обома партнерами, Шерзодом і Наталією, керівницею нашого відділу документів. Дивилися одну таблицю: скільки людей прийшло, скільки пройшли картку, скільки погодив склад і в скількох уже готовий переклад паспорта. У середу таблиця показала розрив. Худжанд за два дні дав одинадцять погоджених кандидатів при плані дев'ять, Душанбе - п'ятьох.

Причину знайшли за хвилину розмови з партнером у Душанбе. З двадцяти двох людей, які прийшли за два дні, у дев'ятьох паспорт закінчувався менше ніж за рік або ще тільки виготовлявся, а кілька людей працювали на ринку продавцями, а не на складі. Картка чесно відсівала їх на першому кроці, але день співбесід ішов на людей, які не могли поїхати в ці строки.

Кемаль ухвалив три рішення, не чекаючи четверга. Партнер у Душанбе перед запрошенням на співбесіду тепер питав телефоном строк дії паспорта і просив надіслати фото сторінки з даними. Партнер у Худжанді додав у п'ятницю ще один день співбесід в Істаравшані, за годину дороги, де в його базі були люди з досвідом на складах. А розподіл змінили: вісімнадцять основних кандидатів з півночі і дванадцять з Душанбе, по троє резервних у кожному місті. Склад дізнався про ці рішення того ж вечора, і дату на дошці ніхто не чіпав.

У п'ятницю ввечері таблиця закрилася: тридцять основних кандидатів і шестеро резервних, у кожного підписаний інформаційний лист, у двадцяти восьми вже засвідчений нотаріусом переклад сторінок паспорта. Серед них був Сухроб з Худжанда, тридцять один рік, чотири роки на складі оптової компанії в Алмати, який на перевірці знайшов свої п'ять коробок швидше за всіх. І Умед з Душанбе, тридцять п'ять років, який після складу на великому ринку хотів стабільної роботи на рік, щоб оплатити доньці навчання в коледжі.

Резервні кандидати робили переклад паспорта так само одразу, як основні. Резерв без готових документів у п'ятитижневому проєкті - це не резерв, а список телефонів.

06 / Пакети

Три пакети дозволів замість одного великого

Найпростіше було б дочекатися всіх тридцяти пакетів і подати їх одним днем. Але тоді перші десятеро, у кого документи були готові вже в четвер, чекали б найповільнішого, а рішення по всіх тридцяти прийшли б одного дня, і квитки та кімнати довелося б вирішувати на всіх одразу. Тому Наталія подавала пакетами по десять людей, щойно пакет був повним.

Кожен пакет на дозвіл на застосування праці складався з однакових частин: заява за встановленою формою, копії сторінок паспорта з персональними даними із засвідченим перекладом українською, кольорове фото 3,5 х 4,5 см, проєкт трудового договору, засвідчений складом, і документ про оплату. Документи складу для подання ми зібрали один раз у перший день, проєкт договору зробили за одним шаблоном, куди підставлялися дані з картки кандидата, а бухгалтерія складу сплачувала державний платіж по кожному пакету в день його подання. Жоден пакет не йшов у подання без звірки: ім'я латиницею і номер паспорта в заяві, перекладі і проєкті договору мали збігатися знак у знак.

Перший пакет пішов у п'ятницю, на п'ятий день проєкту: десятеро з Худжанда, які першими пройшли всі кроки. Другий - у понеділок, на восьмий день: шестеро з Худжанда і четверо з Душанбе. Третій мав піти у вівторок, але того ранку Фаррух, погоджений кандидат з Худжанда, написав Шерзоду: дружину поклали в пологовий раніше строку, і їхати зараз він не може. Його пакет ще не був поданий, тож заміна нічого не ламала. Шерзод подзвонив першому резервному, двадцятишестирічному Далеру з Істаравшана, у якого переклад паспорта був готовий ще з понеділка. Склад погодив його за карткою, Наталія переставила документи, і третій пакет пішов у середу, на десятий день.

Фаррух залишився в резерві на наступну хвилю, а за тиждень надіслав Шерзоду фото новонародженої доньки.

07 / Перед виїздом

Квитки після рішення, а не після співбесіди

Квитки ми купували тільки після рішення про видачу дозволів для конкретного пакета. Склад питав, чи не купити їх одразу на всіх, щоб зафіксувати дати. Але квиток, куплений до рішення, у разі будь-якої затримки доводиться міняти на десять людей, а квиток, куплений у день рішення, просто працює. Для першої групи рішення прийшло в п'ятницю, на п'ятий робочий день, і того ж вечора Шерзод надіслав десятьом людям дату виїзду.

Перед кожним виїздом Шерзод збирав групу на відеодзвінок таджицькою. Інформаційний лист кожен підписав ще на співбесіді, а тепер вони разом проходили дорогу: літаком до сусідньої країни, далі автобусом через сухопутний кордон і зустріч у Києві. На кордоні мету поїздки називають як є: робота на складі за оформленим дозволом. Докладно про підготовку групи до безвізового в'їзду ми писали в сценарії про групу з Таджикистану для тепличного комбінату, і тут трималися того самого порядку.

Паралельно Олена закривала житло. Гуртожиток на тридцять місць за двадцять хвилин від складу ми знайшли і перевірили в перший тиждень у межах супроводу проживання: договір з власником, документи, за якими можна реєструвати місце проживання і подаватися на посвідки, кімнати на чотирьох. Кімнати розподілили заздалегідь за містами, щоб люди з Худжанда і Душанбе жили з земляками, а в кожній кімнаті був хтось, хто впевнено говорить російською.

• посада, оплата і строк з проєкту трудового договору;
• адреса складу і гуртожитку, номер кімнати і сусіди;
• що лежить у папці: паспорт, копія дозволу, запрошення складу, підтвердження житла;
• мета поїздки на кордоні: робота за оформленим дозволом;
• телефон Шерзода і хто зустріне в Києві.

08 / Три заїзди

Четвер, вівторок, п'ятниця: три групи і тридцять ліжок

Перша група прибула в четвер, на вісімнадцятий день. Шерзод зустрів людей на автовокзалі і поїхав з ними до гуртожитку, де Сухроб першим знайшов свою кімнату за табличкою з іменами на дверях. Наступного дня склад підписав трудові договори з першими десятьма, а міграційний партнер почав записувати їх на подання документів на посвідки на тимчасове проживання.

Друга група прибула у вівторок, на двадцять третій день, третя - у п'ятницю, на двадцять шостий. Кожен приїзд ішов за тим самим порядком: зустріч, гуртожиток, наступного робочого дня трудові договори, засвідчені копії договорів ми подавали в 10-денний строк, далі податкові номери, банківські рахунки і подання на посвідки групами. Реєстрацію місця проживання за адресою гуртожитку міграційний партнер вів у межах нашого міграційного супроводу. Умед приїхав третьою групою разом з Далером, який потрапив у групу з резерву за день до подання третього пакета.

У понеділок, на двадцять дев'ятий день, третя група підписала договори, а у вівторок, на тридцятий, остання з тридцяти людей вийшла на склад. До дати на дошці лишалося шість днів. Червоний напис там ніхто не стирав, але поруч операційний директор дописав синім маркером: 30 з 30. На цьому наша частина закінчилася: знайомство з роботою і розподіл по дільницях веде склад, а документи всіх тридцяти далі ведемо ми.

09 / Підсумок

Тридцять людей за тридцять днів і шість днів запасу

Відбір

Два партнери, Душанбе і Худжанд, одна картка кандидата

Воронка

88 співбесід, 36 погоджених, 30 основних і 6 у резерві

Пакети

Подання на 5, 8 і 10 день, рішення на 12, 15 і 19 день

Резерв

Далер замість Фарруха до подання, без зсуву строку

Приїзд

Три групи на 18, 23 і 26 день, усі тридцять на складі на 30 день

Коли до піку п'ять тижнів, швидкість дає не поспіх, а паралельна робота: два міста замість одного, пакети замість черги, резерв з готовими документами і квитки від найдовшого строку рішення. Так ми будуємо термінові набори для складів, і так склад отримує людей до піку, а не посеред нього. Гарантія заміни WORKIN діє не менше 6 місяців з виходу працівника на зміну за дотримання погоджених умов праці, оплати і житла: підбір заміни повторно не оплачується. Як набирати групи хвилями під запуск кількох ліній, розібрано в сценарії про турецьку бригаду для заводу залізобетонних виробів, а весь шлях працівника - на сторінці «Як це працює». Більше - на сторінках масового набору, працівників для логістики, працівників складу з-за кордону і пакувальників.

10 / FAQ

Питання і відповіді