Четверо їдуть додому на свято: як ми готуємо документи, щоб усі повернулися в строк

01 / Запит

Чотири заяви на відпустку і чотири різні папки документів

Бригаду з вісімнадцяти арматурників і бетонярів з Індії ми привезли для будівельної компанії двома хвилями: перша працює майже два роки, друга приїхала три місяці тому. У вересні начальник дільниці переслав нам чотири заяви: люди просяться додому на Дівалі на три тижні. Компанія погоджує відпустки сама, а нас попросила про одне - щоб усі четверо повернулися з документами в порядку і без проблем на кордоні.

Наталія, керівниця нашого відділу документів, відкрила реєстр контрольних строків і папки всіх чотирьох. З першого погляду стало ясно, що однакової відповіді немає. Відпустка однакова, а ризики різні, і кожен треба закрити до того, як людина купить квиток.

Такі поїздки ми закладаємо ще на етапі підбору: в інформаційному листі кандидат бачить, як оформлюється відпустка, а в пам'ятці після приїзду - що паспорт і картку посвідки не можна залишати без контролю строків. Але пам'ятка не замінює перевірку перед конкретною поїздкою, тому кожну заяву на відпустку підприємство пересилає нам. Увесь шлях працівника від підбору до передачі в зміну описано на сторінці «Як це працює».

Раджив, друга хвиля

Заяву на посвідку подано, картка ще у виготовленні

Суреш, перша хвиля

Паспорт спливає через п'ять місяців, продовжити його можна тільки вдома або в консульстві

Манодж, перша хвиля

Дозвіл на застосування праці закінчується через сім тижнів

Амріт, друга хвиля

Документи в порядку, але їде вперше і маршрут з пересадкою

Для підприємства це відпустка. Для нас - чотири перевірки, які треба закінчити до купівлі квитків.

02 / Перевірка

Що ми звіряємо в папці кожного працівника до поїздки

Перевірку перед поїздкою ми робимо однаково для всіх, хто виїжджає з України посеред договору, навіть коли людина їде на тиждень. Звіряємо не тільки строки документів, а й те, що буде з ними за час відсутності: чи не закінчиться щось, поки людина вдома, чи не відкриється вікно для продовження, чи не доведеться подавати зміни.

Результат перевірки ми надсилаємо підприємству і самому працівнику його мовою. Раджеш, наш менеджер з роботи з працівниками з Індії, пояснює кожному на гінді, що саме взяти з собою і чого не робити вдома. Так людина розуміє причину, а не просто отримує заборону. Для підприємства до перевірки додаємо короткий висновок: можна їхати в заявлені дати, треба зсунути дату або спочатку подати документи.

03 / Посвідка

Раджив і картка, яку ще не видали

Раджив приїхав з другою хвилею за візою D. Заяву на посвідку на тимчасове проживання ми подали вчасно, але картка на момент його заяви ще виготовлялася. Раджив вважав, що забере її після повернення. Так думають майже всі, хто їде вперше.

Проблема в тому, що віза D вже використана, а картки на руках немає. Якщо людина виїде в такому стані, повернутися за тією самою підставою не вийде: знадобиться новий пакет на візу D, запис у консульство і біометрія. Це тижні, а не дні, і договір увесь цей час чекає.

Ми запропонували простий вихід: дата виїзду Раджива - після видачі картки. Відстежили готовність, забрали картку разом з ним, і тільки тоді він купив квиток. Поїздка зсунулася на дев'ять днів, свято він застав, а повернення стало звичайним перетином кордону з паспортом і посвідкою.

04 / Паспорт

Суреш і паспорт, який закінчується посеред договору

У Суреша паспорт спливав через п'ять місяців, а договір тривав ще більше року. Поїздка додому для нього була навіть вигідною: новий паспорт найпростіше оформити у своїй країні. Але новий паспорт тягне за собою документи в Україні, і ми склали для Суреша план ще до виїзду.

За законом про зайнятість новий паспорт іноземця - підстава для змін до дозволу на застосування праці, і подати їх треба не пізніше 30 днів. Зміни безоплатні, рішення ухвалюють до трьох робочих днів. Пропустити цей строк - означає проблему для роботодавця, тому дату видачі нового паспорта ми внесли в реєстр як контрольну.

Раджеш попросив Суреша одразу надіслати фото сторінки з даними нового паспорта. Переклад з нотаріально засвідченим підписом перекладача ми замовили ще до його повернення, а довіреність підприємства на подання вже була в нас.

1. До виїзду

   Пояснюємо Сурешу, що старий паспорт не викидати і не здавати без копії: він знадобиться для звірки.

2. Вдома

   Суреш отримує новий паспорт і надсилає фото сторінки з даними.

3. Той самий тиждень

   Замовляємо переклад з засвідченим підписом перекладача, готуємо заяву про зміни.

4. Після повернення

   Подаємо зміни до дозволу в межах 30 днів від видачі паспорта, оновлюємо дані для посвідки.

5. До 3 робочих днів

   Рішення про зміни. Суреш працює далі з документами на новий паспорт.

05 / Продовження

Манодж: продовжити дозвіл до того, як сісти в літак

Дозвіл Маноджа закінчувався через сім тижнів. Заяву на продовження закон дозволяє подати не раніше 50 і не пізніше 20 календарних днів до закінчення строку. Якби Манодж поїхав на три тижні, вікно відкрилося б, поки він удома, а закрилося б майже одразу після повернення. Одна затримка рейсу - і продовження стало б неможливим, бо заява з порушенням строку є підставою для відмови.

Ми зробили навпаки: дочекалися відкриття вікна, в перший же день подали заяву на продовження дозволу і отримали рішення ще до виїзду. Для подання не потрібна присутність працівника, але потрібні правильні документи від підприємства, і їх ми зібрали заздалегідь.

Після продовження дозволу ми запланували і наступний крок - продовження посвідки. Дату поставили в реєстр так, щоб Манодж подавався особисто вже після повернення, з запасом до закінчення старої картки.

1. 01

   День 50

   Вікно відкривається. Подаємо заяву на продовження в перший же день, а не в останній.

2. 02

   До 3 робочих днів

   Рішення про продовження. Копію отримує підприємство і сам працівник.

3. 03

   Виїзд

   Манодж їде вже з продовженим дозволом, строк договору не під загрозою.

4. 04

   Після повернення

   Особисте подання на продовження посвідки з запасом до закінчення картки.

06 / Маршрут

Амріт їде вперше: що має бути на руках на кордоні

У Амріта документи були в порядку, але це була його перша поїздка з України, і маршрут з пересадкою в сусідній країні. На кордоні людину, яка погано говорить англійською і не має при собі потрібних паперів, можуть довго розпитувати. Щоб цього не сталося, ми зібрали для нього набір документів і пояснили, що показувати і як відповідати.

Раджеш пройшов з Амрітом увесь маршрут по карті: де пересадка, де перетин кордону, скільки часу є між рейсом і автобусом. Квиток назад ми порадили брати так, щоб він повернувся в робочий день і за кілька днів до кінця відпустки. Так будь-яка затримка не з'їдає робочі дні і не ламає строки. Окремо нагадали: паспорт не залишати в родичів і не віддавати нікому для оформлення документів удома.

• паспорт і картка посвідки - тільки в ручній поклажі;
• копія дозволу на застосування праці і трудового договору;
• лист підприємства з датою повернення на роботу;
• адреса реєстрації місця проживання в Україні;
• телефон нашого менеджера, який відповідає і вночі.

Такий самий набір отримали і троє інших. Для громадян Індії ми завжди готуємо його перед будь-яким виїздом, бо на кордоні питають саме про підставу перебування і роботу.

07 / Повернення

Перший день після повернення: звіряємо, що нічого не загубилося

Поїздки ми розвели в часі разом з підприємством: Манодж і Амріт поїхали першими, Раджив - після видачі картки, Суреш - останнім, щоб зміни до дозволу не наклалися на продовження Маноджа. У реєстрі у кожного була дата повернення і контрольна дата для документів.

1. День повернення

   Раджеш на зв'язку під час перетину кордону. Кожен пише, коли пройшов контроль.

2. Наступний день

   Звіряємо паспорт, картку, відмітки про перетин і документи з набору.

3. Перший тиждень

   Суреш - подання змін до дозволу. Манодж - дата подання на продовження посвідки.

4. Передача

   Людина виходить на об'єкт, а в реєстрі оновлені всі строки.

Далі документи бригади ведемо в межах міграційного супроводу: реєстр строків, продовження, зміни, реєстрація місця проживання. Що з цього лежить на роботодавці, описано на сторінці обов'язків роботодавця, а як ми тримаємо строки для всієї бригади, розібрано в сценарії про реєстр строків дозволів.

08 / Підсумок

Чотири поїздки і жодного документа, який довелося рятувати

Раджив

Виїхав після видачі картки посвідки, повернувся без нової візи

Суреш

Новий паспорт удома, зміни до дозволу подано в межах 30 днів

Манодж

Дозвіл продовжено до виїзду, посвідку продовжує після повернення

Амріт

Перша поїздка з повним набором документів, кордон без питань

Для WORKIN немає нерозв'язних задач у документах іноземних працівників: картки, паспорти, продовження і перетин кордону ми плануємо так, щоб підприємство не думало про них взагалі. Якщо людина все ж не повертається, діє гарантія заміни WORKIN: не менше 6 місяців з виходу працівника на зміну за дотримання погоджених умов праці, оплати і житла, підбір заміни повторно не оплачується. Як закрити документи, коли працівник їде назавжди, розібрано в сценарії про термінований виїзд. Більше про будівельні проєкти - на сторінках працівників для будівництва і працівників з Індії.

09 / FAQ

Питання і відповіді