Двадцать пакетов на визу D: как мы готовили документы строительной бригады из Индии

01 / Заявка

Три дома, двадцать каменщиков и выбор страны

Генподрядчик строил три жилых дома под Киевом, и класть стены и штукатурить было некому. Откуда брать людей, генподрядчик не знал и попросил нас разобраться. Мы сравнили варианты по четырем признакам: опыт именно на больших жилых объектах, язык, на котором старшие бригады будут говорить с прорабом, срок маршрута против даты начала кладки и резерв кандидатов у наших партнеров. Безвизовые страны дают более короткий маршрут, но опытных каменщиков для многоэтажек среди наших кандидатов там на тот момент было мало. В Индии таких людей много: они годами работали на стройках в странах Персидского залива, привыкли к большим объектам и читают чертежи, а старшие бригад говорят по-английски, как и главный инженер генподрядчика. Маршрут через визу длиннее, но укладывался в три месяца. Мы предложили Индию, и генподрядчик согласился.

Гражданам Индии для работы в Украине нужна виза D, и весь маршрут занимает в среднем восемь-двенадцать недель. Самый долгий и самый чувствительный его этап - консульство. Разрешение на применение труда выдают за несколько рабочих дней после подачи полного пакета, а визу консульство выдает только тогда, когда пакет полный и все документы в нем согласованы между собой.

Поэтому уже на первой встрече с генподрядчиком мы разложили календарь не от даты подачи на разрешения, а от даты, когда бригада должна встать на объект. От нее отсчитали консульский этап, сбор документов кандидатов и отбор. Так стало видно, что отбор нужно закончить за три недели, иначе бригада не успевает к началу кладки на втором доме.

Кто нужен

12 каменщиков и 8 штукатуров с опытом на больших объектах

Почему Индия

Опыт на больших объектах, английский у старших, маршрут укладывается в срок

Проверка

Видео работы, согласование главного инженера

Маршрут

Разрешение, пакет на визу D, консульство, въезд

Цель

Вся бригада на объекте одной датой

02 / Отбор

Собеседования в Пенджабе, видео кладки и карточка на каждого кандидата

Раджеш, наш менеджер по работе с работниками из Индии, провел собеседования в Пенджабе вместе с нашим лицензированным партнером. Каждый кандидат показал видео своей работы: кладку угла, расшивку швов, штукатурку по маякам. Главный инженер генподрядчика посмотрел видео и согласовал двенадцать каменщиков, восемь штукатуров и четырех в резерве.

На каждого согласованного кандидата мы завели карточку: имя латиницей точно как в заграничном паспорте, дата рождения, номер и срок действия паспорта, должность, на которую его согласовали. Эта карточка стала единственным источником данных для всего, что дальше: пакета на разрешение, приглашения, страховки и билетов. Если данные в карточке правильные, они правильные во всех документах.

Еще до согласования Раджеш проверил паспорта: консульству нужен паспорт с запасом срока действия, а у двоих кандидатов паспорта заканчивались раньше. Оба сразу оформили новые паспорта, а мы внесли новые номера в карточки еще до подачи на разрешения, чтобы не менять данные в разрешениях уже после выдачи.

Перед выездом каждый получил информационный лист: адрес объекта и общежития, должность и зарплата из договора, какие документы собрать и в каком порядке, что спросят в консульстве и как рассказывать о своей работе. Раджеш разобрал лист с группой по видеосвязи и ответил на вопросы, а его телефон был у каждого в листе.

03 / Пакет

Из чего состоит пакет на визу D для рабочего

Пакет на визу D - это не один документ, а набор, в котором каждая бумага подтверждает другую. Разрешение подтверждает, что работодатель вправе принять человека. Приглашение показывает, куда и на какую должность он едет. Страховка покрывает период поездки. Паспорт должен действовать с запасом. Если в одном документе должность «каменщик», а в другом «строитель», консульство видит расхождение.

Поэтому к пакетам мы подходим так же, как к пакетам на разрешение: сначала перечень, потом сбор, потом сверка другим человеком. Документы кандидата - паспорт, фото, справку о несудимости, оформленную для использования в Украине, - кандидаты начали собирать сразу после согласования. Справки занимают несколько недель, и именно они чаще всего задерживают визовый маршрут.

04 / Приглашение

Двадцать приглашений из одного шаблона с данными разрешения

Отдел кадров генподрядчика сначала подготовил приглашения сам: каждое немного другими словами, в одних должность «каменщик», в других «кладчик», в одних срок работы в месяцах, в других датами. Человеку все понятно. Для консульства это двадцать разных документов, которые нужно сверять с разрешениями по отдельности.

Мы предложили один шаблон, в который данные подставляются из разрешения и карточки кандидата: имя латиницей точно как в паспорте, должность точно как в разрешении, срок датами, адрес объекта и жилья, контакт отдела кадров. Отдел кадров печатал приглашения из шаблона, руководитель подписывал, а мы сверяли каждое с разрешением до того, как оно попадало в пакет.

Отдельно мы согласовали адрес: в приглашении стоит адрес общежития, в котором будут жить рабочие, а не юридический адрес компании. Документы на общежитие мы проверили еще до подачи на разрешения: они понадобятся и для визы, и позже для видов на жительство и регистрации места проживания.

05 / Страховка

Два пакета, которые вернули из-за имени в страховом полисе

Записи в консульство мы получили группами по пять человек, чтобы бригада прошла консульский этап за две недели. Первые две группы подались без вопросов. В третьей группе консульство вернуло два пакета: в страховых полисах эти двое кандидатов были записаны другой латиницей, чем в паспортах, с другим написанием имени и переставленной фамилией.

Выяснилось, что эти двое купили полисы сами у знакомого агента, чтобы не ждать, и продиктовали имена так, как привыкли писать их сами. На сверке мы проверили, что полисы есть и что период покрытия правильный, но не сверили имя в полисе с карточкой кандидата: полисы пришли в последний день перед записью. Это была наша ошибка в проверке, и мы ее сразу исправили.

Раджеш в тот же день помог обоим оформить новые полисы с именами точно как в паспорте, а мы договорились о повторной записи на следующую неделю. В перечень сверки добавили отдельную строку: имя в полисе сверяется с карточкой кандидата буква в букву, а полис, купленный без нас, принимается только после сверки. Остальные пакеты после этого прошли с первого раза.

1. 01

   Что случилось

   Имя в двух полисах записано не так, как в паспорте.

2. 02

   Почему пропустили

   Сверили период покрытия, но не имя, полисы пришли в последний день.

3. 03

   Что сделали

   Новые полисы с именем как в паспорте в тот же день, повторная запись через неделю.

4. 04

   Что изменили

   Отдельная строка в перечне: имя в полисе буква в букву с карточкой кандидата.

06 / Календарь

Одна дата въезда для двадцати человек с разными датами виз

Генподрядчик хотел, чтобы бригада встала на объект вместе: каменщики и штукатуры идут друг за другом, и половина бригады без второй половины не закрывает этаж. Поэтому билеты мы покупали не тогда, когда каждый получил визу, а тогда, когда визы были у всех двадцати.

Из-за двух возвращенных пакетов последняя виза пришла на десять дней позже первой. Запас в календаре был: 90 дней на трудовой договор после разрешений еще не приближались к границе. Восемнадцать человек ждали дома с визами, а Раджеш держал с ними связь и объяснял, почему группа едет вместе. Никто не поехал отдельно и никто не передумал. Билеты на весь маршрут купили на одну дату, а список пассажиров сверили с карточками кандидатов.

1. Неделя 1-3

   Собеседования, видео, согласование, карточки кандидатов, справки о несудимости.

2. Неделя 4

   Разрешения на 20 человек, приглашения из шаблона, сверка пакетов.

3. Неделя 5-7

   Записи группами по 5 человек, консульство, два пакета вернули.

4. Неделя 8

   Повторная подача двух пакетов с новыми полисами.

5. Неделя 10

   Все 20 виз готовы, билеты на одну дату, въезд бригады.

07 / Передача

Бригада на объекте с договорами и датами подачи на виды на жительство

Бригада прибыла одной группой, Раджеш встретил людей и отвез в общежитие. Трудовые договоры подписали в первые дни, копии подали в 10-дневный срок. Налоговые номера и банковские счета люди получили за первую неделю, а подачи на виды на временное проживание прошли группами по пять человек в первые недели.

Карточки кандидатов снова пригодились именно здесь: адрес общежития, имя латиницей и номер паспорта для видов на жительство брались из тех же карточек, что и для виз. Поэтому пакеты на виды на жительство миграционный партнер принял без исправлений, а генподрядчик получил список с датой подачи на каждого работника бригады и с датой, когда документ можно будет забрать.

На этом наша работа с бригадой закончилась: распределение по домам и этажам ведет генподрядчик. Дальше документы бригады мы ведем в рамках миграционного сопровождения, а что из документов лежит на генподрядчике, описано на странице обязанностей работодателя.

08 / Итог

Двадцать виз, одна дата и перечень, который стал точнее

Карточки

Один источник данных для разрешения, приглашения, полиса и билета

Приглашения

20 из одного шаблона с данными разрешения и паспорта

Пакеты

Сверены по перечню до записи, 18 с первого раза

Возвраты

2 пакета из-за имени в полисе, новые полисы в тот же день

Въезд

Вся бригада одной датой через 10 недель

Для WORKIN нет нерешаемых задач на визовом маршруте: мы собираем пакеты так, чтобы каждый документ подтверждал другой, а если консульство что-то возвращает, исправляем в тот же день и дорабатываем перечень, чтобы это не повторилось. Гарантия замены WORKIN действует не менее 6 месяцев с выхода работника на смену при соблюдении согласованных условий труда, оплаты и жилья. Как ответы кандидатов в консульстве совпадают с документами, разобрано в сценарии о честном описании работы на свинокомплексе, а как уложить визовый маршрут в 90 дней - в сценарии о группе из Непала. Документы генподрядчика для подачи - по чек-листу для предприятия, весь маршрут - на странице «Как это работает». Больше - на страницах работников для строительства, строителей из-за рубежа, работников из Индии и о разрешении на применение труда.

09 / FAQ

Вопросы и ответы