Аудит до собеседований: как мы выбирали партнера в Кыргызстане для сети супермаркетов

01 / Приемная в Бишкеке

Одиннадцать человек на стульях и доска с вакансиями

Во вторник в 8:50 в приемной агентства на втором этаже старого дома в центре Бишкека уже сидели одиннадцать человек. Женщина держала на коленях папку с документами сына. Двое парней из Нарына приехали ночной маршруткой и пили чай из бумажных стаканчиков. На белой доске маркером были выписаны вакансии с городами и должностями.

Кемаль, руководитель отдела подбора WORKIN, первым делом подошел не к лицензии в рамке на стене, а к этой доске. Он искал на ней одно: стоит ли рядом с какой-нибудь вакансией сумма, которую должен заплатить кандидат. Такой суммы не было. Азамат, наш менеджер по работе с работниками из Кыргызстана, тем временем сел рядом с людьми и заговорил на кыргызском: откуда узнали о работе, что уже успели рассказать, просил ли кто-то деньги.

Договора с этим агентством у нас еще не было. Мы приехали не подписывать его, а проверить, можно ли его подписывать. Сеть супермаркетов, для которой мы искали партнера, никогда не видела этой приемной. Но от того, что происходит в таких комнатах, зависело, с какими ожиданиями люди приедут работать в ее магазины и не привезут ли с собой долгов за место.

02 / Заявка

Новые магазины, волны на целый год и вопрос юриста сети

За две недели до поездки в Бишкек к нам пришла сеть супермаркетов из Киева. Она открывала четыре новых магазина в течение года, и первый должен был заработать через два месяца. Директор по персоналу описал задачу: выкладчики товара и фасовщики в отделы свежей продукции, сначала восемнадцать человек, дальше волнами еще около двадцати. Страну сеть не называла и попросила нас посоветовать.

Елена, которая ведет в WORKIN проекты с предприятиями, разложила требования по нашим критериям. Срок: волны каждые два-три месяца лучше всего укладываются в безвизовый маршрут в четыре-семь недель. Язык: директора магазинов говорят на украинском и русском, а в Кыргызстане русский имеет статус официального языка, и в городских супермаркетах на нем говорят каждый день. Опыт: многие люди там работали в супермаркетах Бишкека и в торговых сетях соседнего Казахстана. Резерв: страна дает кандидатов не из одного города, а из нескольких областей, и это важно для набора на целый год. Мы предложили Кыргызстан с безвизовым въездом, и сеть согласилась.

Один вопрос оставался открытым. Наш постоянный партнер в Кыргызстане хорошо знает производственные профессии и в эти месяцы вел большой набор для завода. Для сети, которая будет набирать людей в течение года, нужно было агентство, которое уже искало людей в торговлю и имеет рекрутеров не только в Бишкеке, но и на юге страны. Кемаль решил добавить в проект нового партнера.

На второй встрече к разговору присоединилась юрист сети. Она объяснила, что сеть публичная, а ее поставщики и подрядчики проходят проверку. Для подбора персонала за границей она хотела видеть то же самое: кто касается кандидатов, на каких условиях и не платят ли люди за место в ее магазинах. Мы пообещали показать результаты проверки партнера до первого собеседования, и сеть согласилась ждать их две недели. Это время мы не теряли: Наталья, руководитель нашего отдела документов, параллельно собирала документы сети для подачи на разрешения.

Кто нужен

Выкладчики товара и фасовщики в отделы свежей продукции

Сколько

18 в первой волне, около 40 за год

Почему Кыргызстан

Безвизовый маршрут под волны, русский язык, опыт в торговле, кандидаты из нескольких областей

Условие сети

Проверка партнера до первого собеседования

03 / Короткий список

Три агентства и одна лицензия, которая не совпала с договором

Кемаль составил короткий список из трех лицензированных агентств: два нам порекомендовали партнеры из других стран, с третьим мы уже общались раньше. Проверку начали с бумаг, потому что они отсеивают быстрее всего. От каждого агентства мы запросили копию лицензии на трудоустройство граждан за границей, регистрационные документы, перечень офисов и рекрутеров, образец договора агентства с кандидатом и контакты работодателей, с которыми оно уже работало.

В лицензии Азамат проверял четыре вещи: название юридического лица, срок действия, адреса офисов и действительность по данным органа, который ее выдал. Название должно совпадать с той компанией, которая подпишет договор с WORKIN. Срок действия должен покрывать весь год набора. Адреса должны совпадать с теми, куда приходят кандидаты. Отдельно мы проверили агентства, их директоров и владельцев по санкционным спискам.

Агентство из Каракола имело лицензию, но выданную другой компании того же директора. Договор он предлагал подписать от третьей фирмы, без лицензии. Агентство из Бишкека имело действующую лицензию, но в его прайсе на странице в соцсети стояла плата кандидата за оформление анкеты, и менять этот порядок для одного проекта агентство не собиралось. Обоих мы поблагодарили и дальше не рассматривали. Третье агентство, с главным офисом в Бишкеке и филиалом в Оше, прошло бумажную проверку полностью, и Кемаль с Азаматом поехали к нему.

04 / Визит

Что мы увидели в офисе, куда приходят кандидаты

Директор агентства Гульнара когда-то преподавала английский в школе, а агентство открыла девять лет назад. Она не пыталась сразу провести гостей в свой кабинет и не мешала Азамату говорить с людьми в приемной. Для нас это тоже сигнал: агентству, которому есть что скрывать, неприятно, когда партнер говорит с кандидатами без него.

Людей в приемной Азамат расспросил за полчаса. Айжан, двадцать шесть лет, шесть лет работала в супермаркете в Бишкеке кассиром и на выкладке и пришла, потому что подруга уехала за границу через это агентство и вернулась без долгов. Парни из Нарына узнали о вакансиях из канала агентства в мессенджере. Никто из одиннадцати не платил агентству и не слышал, что нужно платить. Двое спросили, правда ли, что за оформление с них ничего не возьмут, и Азамат ответил, что в проектах WORKIN так и есть.

Потом Кемаль попросил показать, где хранятся дела кандидатов. Шкаф с анкетами запирался, паспортов кандидатов в офисе не было: агентство делает копии при человеке и возвращает оригинал в тот же день. Рекрутеров в Бишкеке четверо, в Оше двое, еще двое региональных координаторов работают в Иссык-Кульской и Нарынской областях по договору с агентством. Этих двоих мы попросили внести в список рекрутеров, которые будут работать на наш проект, и распространить на них те же правила, что и на штатных.

На следующий день Азамат поехал в Ош, а Кемаль остался в Бишкеке готовить договор. Филиал меньше, на одну комнату с двумя столами, но порядок тот же: вакансии без сумм для кандидатов, копии документов вместо оригиналов, журнал обращений. Рекрутер Эрмек показал, как записывает каждого, кто пришел: имя, телефон, откуда узнал, на какую вакансию. Такой журнал потом стал основой воронки, о которой ниже.

1. 01

   Приемная

   Разговоры с кандидатами без сотрудников агентства: откуда узнали, что знают об условиях, просили ли деньги.

2. 02

   Доска и объявления

   Вакансии с городами и должностями, без сумм, которые должен заплатить кандидат.

3. 03

   Документы кандидатов

   Анкеты в запирающемся шкафу, паспорта не хранятся, копии делаются при человеке.

4. 04

   Рекрутеры

   Штатные в Бишкеке и Оше, региональные координаторы по договору, все в одном списке.

05 / Пробные собеседования

Шестнадцать разговоров, в которых мы слушали рекрутера, а не кандидата

Офис показывает, как агентство выглядит. Пробное собеседование показывает, как оно работает. Мы попросили рекрутеров агентства провести десять собеседований с реальными кандидатами на вакансии сети по нашему сценарию. Азамат сидел в комнате рядом с рекрутером, Кемаль смотрел трансляцию из соседней комнаты, чтобы его присутствие не влияло на разговор, а оценивали они не кандидатов, а рекрутеров.

Сценарий собеседования у нас одинаковый для всех стран. Кандидат показывает паспорт на камеру, и рекрутер сверяет лицо с фото и данные с анкетой. Опыт спрашиваем конкретно: в каком магазине, в каком отделе, что человек делал утром, когда приходит товар. Условия из информационного листа проговариваем честно: должность, оплата из договора, жилье, срок. Историю въездов за последние 180 дней проверяем сразу, потому что безвизовый въезд дает не больше 90 дней в пределах 180. И в конце каждый слышит, что за трудоустройство с него никто не вправе брать деньги.

Первый круг прошел хорошо, но не идеально. Паспорт и опыт рекрутеры проверяли во всех десяти разговорах, а фразу о деньгах говорили каждому. Однако в трех разговорах никто не назвал срок трудового договора, один рекрутер лишь заверил, что жилье хорошее, вместо того чтобы назвать адрес и количество человек в комнате, а историю въездов спросили только у шести кандидатов. Кемаль в тот же вечер разобрал с рекрутерами каждый пропуск, а Азамат дал им наш перечень условий для кандидатов, чтобы говорить одинаково.

Второй круг из шести собеседований прошел на следующий день, и все пункты сценария прозвучали в каждом разговоре. Кандидат из-под Оша отвечал на русском медленно, и рекрутер сам перешел на кыргызский, не дожидаясь подсказки. Для нас это был лучший знак: рекрутер понял не форму сценария, а его цель.

06 / Договор

Условия, которые мы записали до первой анкеты

Договор с партнером Кемаль готовил одновременно с пробными собеседованиями, чтобы подписать его в последний день поездки. Главное правило стоит в нем первым: в проектах WORKIN кандидат не платит за трудоустройство ни агентству, ни его рекрутерам, ни координаторам в регионах. Это правило договора WORKIN с партнером, и нарушение любого пункта о деньгах дает нам основание расторгнуть договор.

Второе важное решение касается того, за что партнер получает вознаграждение. Не за анкеты, не за собеседования и не за подачу документов, а только за человека, который фактически вышел на работу в Украине. Так агентству выгодно приводить тех, кто действительно поедет и останется, а не тех, кого больше.

• кандидат не платит за трудоустройство: никаких гонораров, комиссий, платы за анкету, залогов и займов на оформление;
• паспорта и другие документы кандидатов агентство не удерживает;
• каждый кандидат до выезда получает полную информацию о работе, оплате и жилье и подписывает расписку;
• агентство отвечает за подлинность документов, которые передает;
• вознаграждение партнера - только за человека, который вышел на работу в Украине;
• каждый понедельник агентство присылает отчет о воронке по согласованной форме;
• у WORKIN есть прямой контакт с каждым кандидатом, а не только через рекрутера;
• региональные координаторы работают по тем же правилам и внесены в список;
• если работник в течение шести месяцев уйдет по собственной инициативе, партнер без оплаты подбирает замену или возвращает часть вознаграждения.

Юрист сети получила от нас досье партнера: копию лицензии с результатом проверки действительности, перечень офисов и рекрутеров, протокол пробных собеседований и условия договора без коммерческой части. Как выглядит наш собственный договор с предприятием, можно посмотреть на странице договора с WORKIN. Юрист задала два уточняющих вопроса о региональных координаторах и согласовала старт набора.

07 / Воронка

Сто сорок шесть откликов и двадцать четыре согласованных кандидата

До аудита Гульнара описывала свою воронку словами: объявления, звонки, собеседования. Мы попросили превратить слова в цифры и вести их каждую неделю. У каждого этапа свой владелец и своя причина отсева, а отчет приходит в понедельник до обеда. Такой отчет нужен не для контроля ради контроля: из него видно, сколько людей нужно завести в воронку, чтобы на выходе были восемнадцать согласованных и резерв.

Кандидаты приходили из четырех источников: канал агентства в мессенджере, рекомендации людей, которых агентство уже отправляло за границу, региональные координаторы и бывшие работники супермаркетов Бишкека, которые сами искали работу в торговле. Рекомендации дали лишь четверть откликов, но именно из этого источника меньше всего людей отсеялось на собеседованиях. Во второй волне агентство уже сознательно просило людей из первой волны посоветовать знакомых.

Больше всего людей отсеивалось на телефонном разговоре: у одних паспорт заканчивался раньше срока проекта, другие не хотели жить в квартире с коллегами или искали работу только в Казахстане. На собеседовании в офисе отсеивались те, чей опыт в торговле был короче полугода. Видеособеседование с Азаматом проходили только люди, которых рекрутер уже проверил по сценарию, поэтому на этом этапе Азамат говорил не о паспорте, а о работе в магазине и жизни в Украине. Записи собеседований смотрел директор по персоналу сети и согласовывал кандидатов группой.

08 / Первая волна

Восемнадцать человек от информационного листа до магазина

Каждый из двадцати четырех согласованных кандидатов получил информационный лист на русском и кыргызском: адрес магазина и жилья, должность и зарплата из договора, срок, какие документы собрать, прямой телефон Азамата. Лист подписывали по видеосвязи, и перед подписью Азамат говорил с каждым наедине, без рекрутеров агентства. Вопрос был один и тот же: просил ли кто-то деньги за это место. Все двадцать четыре ответили, что нет.

Документы сети Наталья собрала по нашему чек-листу еще во время аудита, поэтому подача на разрешения на применение труда пошла сразу, как только агентство передало пакеты кандидатов: копии страниц паспорта с заверенным переводом на украинский, фото, проекты трудовых договоров, заверенные сетью. Плату за разрешения сеть внесла со своего счета. Решение закон требует принять не позднее семи рабочих дней, и разрешения на восемнадцать человек выдали в пределах этого срока.

Группа въехала на седьмой неделе от первой встречи с сетью, двумя частями по девять человек с разницей в день. Азамат встретил обе на границе и отвез в квартиры, которые мы подобрали возле первых магазинов в рамках сопровождения проживания. Документы на жилье для регистрации места проживания и подачи на вид на временное проживание мы проверили еще до приезда. Трудовые договоры сеть подписала в первые дни, копии мы подали в 10-дневный срок, а подача на виды на временное проживание прошла группами по шесть человек.

На этом наша часть первой волны закончилась: обучение в магазинах и распределение по отделам ведет сеть. Шестеро из резерва остались в воронке агентства с готовыми документами и стали первыми кандидатами второй волны. Гарантия замены WORKIN действует не менее 6 месяцев с выхода работника на смену при соблюдении согласованных условий труда, оплаты и жилья: подбор замены повторно не оплачивается, а государственные платежи, услуги миграционного партнера, дорогу и быт нового работника оплачивает предприятие. Обязательство партнера подбирать замену без оплаты стоит за этой гарантией с нашей стороны.

1. Неделя 1

   Заявка сети, выбор Кыргызстана, вопрос юриста о партнере.

2. Неделя 2

   Короткий список из трех агентств, бумажная проверка, документы сети.

3. Неделя 3

   Визит в офисы в Бишкеке и Оше, два круга пробных собеседований, договор.

4. Неделя 3-5

   Воронка первой волны, еженедельные отчеты, согласование кандидатов сетью.

5. Неделя 5-6

   Информационные листы, пакеты кандидатов, разрешения на 18 человек.

6. Неделя 7

   Въезд двумя частями, жилье, договоры, подача на виды на временное проживание.

09 / Итог

Партнер, которому можно доверить год набора

Короткий список

Три агентства, два не прошли бумажную проверку

Лицензия

Действующая, на то же юрлицо, которое подписало договор

Офисы

Бишкек и Ош, разговоры с кандидатами без агентства

Пробные собеседования

16 в два круга, все пункты сценария во втором круге

Договор

Кандидат не платит, вознаграждение партнеру только за выход на работу

Воронка

146 откликов, 24 согласовано, отчет каждый понедельник

Первая волна

18 человек на седьмой неделе, 6 в резерве

Партнер за границей - первое звено цепочки, за которую мы отвечаем перед предприятием, поэтому проверяем его до первого собеседования, а не после первой жалобы. Вторая и третья волны сети идут с тем же партнером и тем же еженедельным отчетом. Что мы делаем, когда нарушение у партнера все же находится посреди набора, разобрано в сценарии про завод металлопластиковых окон, а как отбираем людей для работы с покупателями - в сценарии про языковой отбор для сети магазинов. Весь путь от заявки до передачи в смену описан на странице «Как это работает». Больше - на страницах работников для торговли, фасовщиков и упаковщиков и массового подбора.

10 / FAQ

Вопросы и ответы