Аудит до першої співбесіди: як ми обирали партнера в Киргизстані для мережі супермаркетів

01 / Приймальня в Бішкеку

Одинадцять людей на стільцях і дошка з вакансіями

У вівторок о 8:50 у приймальні агенції на другому поверсі старого будинку в центрі Бішкека вже сиділи одинадцять людей. Жінка тримала на колінах папку з документами сина. Двоє хлопців з Нарина приїхали нічною маршруткою і пили чай з паперових стаканчиків. На білій дошці маркером були виписані вакансії з містами і посадами.

Кемаль, керівник відділу підбору WORKIN, першим ділом підійшов не до ліцензії в рамці на стіні, а до цієї дошки. Він шукав на ній одне: чи стоїть біля якоїсь вакансії сума, яку має заплатити кандидат. Такої суми не було. Азамат, наш менеджер з роботи з працівниками з Киргизстану, тим часом сів поруч з людьми і заговорив киргизькою: звідки дізналися про роботу, що вже встигли розповісти, чи просив хтось гроші.

Договору з цією агенцією в нас ще не було. Ми приїхали не підписувати його, а перевірити, чи можна його підписувати. Мережа супермаркетів, для якої ми шукали партнера, ніколи не бачила цієї приймальні. Але від того, що відбувається в таких кімнатах, залежало, з якими очікуваннями люди приїдуть працювати в її магазини і чи не привезуть із собою боргів за місце.

02 / Заявка

Нові магазини, хвилі на цілий рік і питання юристки мережі

За два тижні до поїздки в Бішкек до нас прийшла мережа супермаркетів з Києва. Вона відкривала чотири нові магазини протягом року, і перший мав запрацювати через два місяці. Директор з персоналу описав задачу: викладальники товару і фасувальники у відділи свіжої продукції, спершу вісімнадцять людей, далі хвилями ще близько двадцяти. Країну мережа не називала і попросила нас порадити.

Олена, яка веде в WORKIN проєкти з підприємствами, розклала вимоги за нашими критеріями. Строк: хвилі кожні два-три місяці краще за все вкладаються в безвізовий маршрут у чотири-сім тижнів. Мова: директори магазинів говорять українською і російською, а в Киргизстані російська має статус офіційної мови, і в міських супермаркетах нею говорять щодня. Досвід: багато людей там працювали в супермаркетах Бішкека і в торговельних мережах сусіднього Казахстану. Резерв: країна дає кандидатів не з одного міста, а з кількох областей, і це важливо для набору на цілий рік. Ми запропонували Киргизстан з безвізовим в'їздом, і мережа погодилася.

Одне питання залишалося відкритим. Наш постійний партнер у Киргизстані добре знає виробничі професії і в ці місяці вів великий набір для заводу. Для мережі, яка набиратиме людей протягом року, потрібна була агенція, що вже шукала людей у торгівлю і має рекрутерів не лише в Бішкеку, а й на півдні країни. Кемаль вирішив додати в проєкт нового партнера.

На другій зустрічі до розмови приєдналася юристка мережі. Вона пояснила, що мережа публічна, а її постачальники і підрядники проходять перевірку. Для підбору персоналу за кордоном вона хотіла бачити те саме: хто торкається кандидатів, на яких умовах і чи не платять люди за місце в її магазинах. Ми пообіцяли показати результати перевірки партнера до першої співбесіди, і мережа погодилася чекати на них два тижні. Цей час ми не втрачали: Наталія, керівниця нашого відділу документів, паралельно збирала документи мережі для подання на дозволи.

Хто потрібен

Викладальники товару і фасувальники у відділи свіжої продукції

Скільки

18 у першій хвилі, близько 40 за рік

Чому Киргизстан

Безвізовий маршрут під хвилі, російська мова, досвід у торгівлі, кандидати з кількох областей

Умова мережі

Перевірка партнера до першої співбесіди

03 / Короткий список

Три агенції і одна ліцензія, що не збіглася з договором

Кемаль склав короткий список з трьох ліцензованих агенцій: дві нам порекомендували партнери з інших країн, з третьою ми вже спілкувалися раніше. Перевірку почали з паперів, бо вони відсіюють найшвидше. Від кожної агенції ми попросили копію ліцензії на працевлаштування громадян за кордоном, реєстраційні документи, перелік офісів і рекрутерів, зразок договору агенції з кандидатом і контакти роботодавців, з якими вона вже працювала.

У ліцензії Азамат перевіряв чотири речі: назву юридичної особи, строк дії, адреси офісів і чинність за даними органу, який її видав. Назва має збігатися з тією компанією, яка підпише договір з WORKIN. Строк дії має покривати весь рік набору. Адреси мають збігатися з тими, куди приходять кандидати. Окремо ми перевірили агенції, їхніх директорів і власників за санкційними переліками.

Агенція з Караколу мала ліцензію, але видану іншій компанії того самого директора. Договір він пропонував підписати від третьої фірми, без ліцензії. Агенція з Бішкека мала чинну ліцензію, але в її прайсі на сторінці в соцмережі стояла плата кандидата за оформлення анкети, і змінювати цей порядок для одного проєкту агенція не збиралася. Обидві ми подякували і далі не розглядали. Третя агенція, з головним офісом у Бішкеку і філією в Оші, пройшла паперову перевірку повністю, і Кемаль з Азаматом поїхали до неї.

04 / Візит

Що ми побачили в офісі, куди приходять кандидати

Директорка агенції, Гульнара, колись викладала англійську в школі, а агенцію відкрила дев'ять років тому. Вона не намагалася провести гостей одразу в свій кабінет і не заважала Азамату говорити з людьми в приймальні. Для нас це теж сигнал: агенції, якій є що приховувати, неприємно, коли партнер говорить з кандидатами без неї.

Людей у приймальні Азамат розпитав за пів години. Айжан, двадцять шість років, шість років працювала в супермаркеті в Бішкеку касиркою і на викладці і прийшла, бо подруга поїхала за кордон через цю агенцію і повернулася без боргів. Хлопці з Нарина дізналися про вакансії з каналу агенції в месенджері. Ніхто з одинадцяти не платив агенції і не чув, що треба платити. Двоє спитали, чи правда, що за оформлення з них нічого не візьмуть, і Азамат відповів, що в проєктах WORKIN так і є.

Потім Кемаль попросив показати, де зберігаються справи кандидатів. Шафа з анкетами замикалася, паспортів кандидатів в офісі не було: агенція робить копії при людині і повертає оригінал того ж дня. Рекрутерів у Бішкеку четверо, в Оші двоє, ще двоє регіональних координаторів працюють в Іссик-Кульській і Наринській областях за договором з агенцією. Цих двох ми попросили внести в список рекрутерів, які працюватимуть на наш проєкт, і поширити на них ті самі правила, що й на штатних.

Наступного дня Азамат поїхав в Ош, а Кемаль залишився в Бішкеку готувати договір. Філія менша, на одну кімнату з двома столами, але порядок той самий: вакансії без сум для кандидатів, копії документів замість оригіналів, журнал звернень. Рекрутер Ермек показав, як записує кожного, хто прийшов: ім'я, телефон, звідки дізнався, на яку вакансію. Такий журнал згодом став основою воронки, про яку нижче.

1. 01

   Приймальня

   Розмови з кандидатами без працівників агенції: звідки дізналися, що знають про умови, чи просили гроші.

2. 02

   Дошка і оголошення

   Вакансії з містами і посадами, без сум, які має заплатити кандидат.

3. 03

   Документи кандидатів

   Анкети в шафі, що замикається, паспорти не зберігаються, копії робляться при людині.

4. 04

   Рекрутери

   Штатні в Бішкеку і Оші, регіональні координатори за договором, усі в одному списку.

05 / Пробні співбесіди

Шістнадцять розмов, у яких ми слухали рекрутера, а не кандидата

Офіс показує, як агенція виглядає. Пробна співбесіда показує, як вона працює. Ми попросили рекрутерів агенції провести десять співбесід з реальними кандидатами на вакансії мережі за нашим сценарієм. Азамат сидів у кімнаті поруч з рекрутером, Кемаль дивився трансляцію з сусідньої кімнати, щоб його присутність не впливала на розмову, а оцінювали вони не кандидатів, а рекрутерів.

Сценарій співбесіди в нас однаковий для всіх країн. Кандидат показує паспорт на камеру, і рекрутер звіряє обличчя з фото і дані з анкетою. Досвід питаємо конкретно: в якому магазині, в якому відділі, що людина робила вранці, коли приходить товар. Умови з інформаційного листа проговорюємо чесно: посада, оплата з договору, житло, строк. Історію в'їздів за останні 180 днів перевіряємо одразу, бо безвізовий в'їзд дає не більше 90 днів у межах 180. І наприкінці кожен чує, що за працевлаштування з нього ніхто не має права брати гроші.

Перше коло пройшло добре, але не ідеально. Паспорт і досвід рекрутери перевіряли в усіх десяти розмовах, а фразу про гроші казали кожному. Утім у трьох розмовах ніхто не назвав строк трудового договору, один рекрутер лише запевнив, що житло хороше, замість того щоб назвати адресу і кількість людей у кімнаті, а історію в'їздів спитали лише в шести кандидатів. Кемаль того ж вечора розібрав з рекрутерами кожен пропуск, а Азамат дав їм наш перелік умов для кандидатів, щоб говорити однаково.

Друге коло з шести співбесід відбулося наступного дня, і всі пункти сценарію прозвучали в кожній розмові. Кандидат з-під Оша відповідав російською повільно, і рекрутер сам перейшов на киргизьку, не чекаючи підказки. Для нас це був найкращий знак: рекрутер зрозумів не форму сценарію, а його мету.

06 / Договір

Умови, які ми записали до першої анкети

Договір з партнером Кемаль готував одночасно з пробними співбесідами, щоб підписати його в останній день поїздки. Головне правило стоїть у ньому першим: у проєктах WORKIN кандидат не платить за працевлаштування ні агенції, ні її рекрутерам, ні координаторам у регіонах. Це правило договору WORKIN з партнером, і порушення будь-якого пункту про гроші дає нам підставу розірвати договір.

Друге важливе рішення стосується того, за що партнер отримує винагороду. Не за анкети, не за співбесіди і не за подання документів, а лише за людину, яка фактично вийшла на роботу в Україні. Так агенції вигідно приводити тих, хто справді поїде і залишиться, а не тих, кого більше.

• кандидат не платить за працевлаштування: жодних гонорарів, комісій, плати за анкету, застав і позик на оформлення;
• паспорти й інші документи кандидатів агенція не утримує;
• кожен кандидат до виїзду отримує повну інформацію про роботу, оплату і житло і підписує розписку;
• агенція відповідає за автентичність документів, які передає;
• винагорода партнера - лише за людину, яка вийшла на роботу в Україні;
• щопонеділка агенція надсилає звіт про воронку за погодженою формою;
• WORKIN має прямий контакт з кожним кандидатом, а не лише через рекрутера;
• регіональні координатори працюють за тими самими правилами і внесені до списку;
• якщо працівник протягом шести місяців піде з власної ініціативи, партнер без оплати підбирає заміну або повертає частину винагороди.

Юристка мережі отримала від нас досьє партнера: копію ліцензії з результатом перевірки чинності, перелік офісів і рекрутерів, протокол пробних співбесід і умови договору без комерційної частини. Як виглядає наш власний договір з підприємством, можна подивитися на сторінці договору з WORKIN. Юристка поставила два уточнювальні питання про регіональних координаторів і погодила старт набору.

07 / Воронка

Сто сорок шість відгуків і двадцять чотири погоджені кандидати

До аудиту Гульнара описувала свою воронку словами: оголошення, дзвінки, співбесіди. Ми попросили перетворити слова на цифри і вести їх щотижня. Кожен етап має свого власника і свою причину відсіву, а звіт приходить у понеділок до обіду. Такий звіт потрібен не для контролю заради контролю: з нього видно, скільки людей треба завести у воронку, щоб на виході були вісімнадцять погоджених і резерв.

Кандидати приходили з чотирьох джерел: канал агенції в месенджері, рекомендації людей, яких агенція вже відправляла за кордон, регіональні координатори і колишні працівники супермаркетів Бішкека, які самі шукали роботу в торгівлі. Рекомендації дали лише чверть відгуків, але саме з цього джерела найменше людей відсіялося на співбесідах. У другій хвилі агенція вже свідомо просила людей з першої хвилі порадити знайомих.

Найбільше людей відсіювалося на телефонній розмові: в одних паспорт закінчувався раніше строку проєкту, інші не хотіли жити в квартирі з колегами або шукали роботу лише в Казахстані. На співбесіді в офісі відсіювалися ті, чий досвід у торгівлі був коротшим за пів року. Відеоспівбесіду з Азаматом проходили тільки люди, яких рекрутер уже перевірив за сценарієм, тож на цьому етапі Азамат говорив не про паспорт, а про роботу в магазині і життя в Україні. Записи співбесід дивився директор з персоналу мережі і погоджував кандидатів групою.

08 / Перша хвиля

Вісімнадцять людей від інформаційного листа до магазину

Кожен з двадцяти чотирьох погоджених кандидатів отримав інформаційний лист російською і киргизькою: адреса магазину і житла, посада і зарплата з договору, строк, які документи зібрати, прямий телефон Азамата. Лист підписували по відеозв'язку, і перед підписом Азамат говорив з кожним наодинці, без рекрутерів агенції. Питання було одне і те саме: чи просив хтось гроші за це місце. Усі двадцять чотири відповіли, що ні.

Документи мережі Наталія зібрала за нашим чек-листом ще під час аудиту, тож подання на дозволи на застосування праці пішло одразу, як тільки агенція передала пакети кандидатів: копії сторінок паспорта з засвідченим перекладом українською, фото, проєкти трудових договорів, засвідчені мережею. Плату за дозволи мережа внесла зі свого рахунку. Рішення закон вимагає прийняти не пізніше семи робочих днів, і дозволи на вісімнадцять людей видали в межах цього строку.

Група в'їхала на сьомому тижні від першої зустрічі з мережею, двома частинами по дев'ять людей з різницею в день. Азамат зустрів обидві на кордоні і відвіз у квартири, які ми підібрали біля перших магазинів у межах супроводу проживання. Документи на житло для реєстрації місця проживання і подання на посвідки на тимчасове проживання ми перевірили ще до приїзду. Трудові договори мережа підписала в перші дні, копії ми подали в 10-денний строк, а подання на посвідки пройшли групами по шість людей.

На цьому наша частина першої хвилі закінчилася: навчання в магазинах і розподіл по відділах веде мережа. Шестеро з резерву залишилися в воронці агенції з готовими документами і стали першими кандидатами другої хвилі. Гарантія заміни WORKIN діє не менше 6 місяців з виходу працівника на зміну за дотримання погоджених умов праці, оплати і житла: підбір заміни повторно не оплачується, а державні платежі, послуги міграційного партнера, дорогу і побут нового працівника оплачує підприємство. Зобов'язання партнера підбирати заміну без оплати стоїть за цією гарантією з нашого боку.

1. Тиждень 1

   Заявка мережі, вибір Киргизстану, питання юристки про партнера.

2. Тиждень 2

   Короткий список з трьох агенцій, паперова перевірка, документи мережі.

3. Тиждень 3

   Візит в офіси в Бішкеку і Оші, два кола пробних співбесід, договір.

4. Тиждень 3-5

   Воронка першої хвилі, щотижневі звіти, погодження кандидатів мережею.

5. Тиждень 5-6

   Інформаційні листи, пакети кандидатів, дозволи на 18 людей.

6. Тиждень 7

   В'їзд двома частинами, житло, договори, подання на посвідки.

09 / Підсумок

Партнер, якому можна доручити рік набору

Короткий список

Три агенції, дві не пройшли паперову перевірку

Ліцензія

Чинна, на ту саму юрособу, що підписала договір

Офіси

Бішкек і Ош, розмови з кандидатами без агенції

Пробні співбесіди

16 у два кола, усі пункти сценарію в другому колі

Договір

Кандидат не платить, винагорода партнеру лише за вихід на роботу

Воронка

146 відгуків, 24 погоджено, звіт щопонеділка

Перша хвиля

18 людей на сьомому тижні, 6 у резерві

Партнер за кордоном - перша ланка ланцюга, за який ми відповідаємо перед підприємством, тому перевіряємо його до першої співбесіди, а не після першої скарги. Друга і третя хвилі мережі йдуть з тим самим партнером і тим самим щотижневим звітом. Що ми робимо, коли порушення в партнера все ж знаходиться посеред набору, розібрано в сценарії про завод металопластикових вікон, а як відбираємо людей для роботи з покупцями - у сценарії про мовний відбір для мережі магазинів. Весь шлях від заявки до передачі в зміну описано на сторінці «Як це працює». Більше - на сторінках працівників для торгівлі, фасувальників і пакувальників і масового підбору.

10 / FAQ

Питання і відповіді